Hur långt räcker papper och Excel som tidrapporteringssystem?

Att föra tidrapportering på papper eller i Excelark är fortfarande en relativt vanlig syn. Vismas digitaliseringsindex 2018 visar att en tredjedel av svenska företag har en tidrapporteringsprocess som involverar papper. Samtidigt visar undersökningen en tydlig förbättring från året innan.
För ett mindre företag kan papper eller Excel vara en tillräckligt bra lösning, men i takt med att det blir fler anställda och fler kunder så ökar den interna administrationen och risken för fel.

Administration i flera steg

En av utmaningarna med en manuell rutin för tidsregistrering är den administration som uppstår när tiderna ska sammanställas och matas in i system. Först behöver de som inte rapporterat in sina tider påminnas. Därefter behöver eventuella fel redas ut vid sammanställningen. Kanske var det svårt att tyda en handstil, eller så fanns inte det angivna ordernumret. I vissa fall ska tiderna därefter attesteras av en arbetsledare eller en chef. När väl detta är utrett och klart så ska tiderna manuellt knappas in i affärssystem och lönesystem.

Risk för förlorade intäkter

Utöver kostnaden för den interna administrationen finns ofta också kostnader eller förlorade intäkter förknippade med de fel som kan uppstå. En papperslapp kan tappas bort och därför inte kunna faktureras. Om den inte tappas bort kan det faktum att den inte kommer in till administrationen i tid påverka likviditeten. Om tiderna rapporteras lång tid i efterhand kan minnet svika och fakturerbar tid försvinna.

En digital tidrapportering

Det finns såklart olika vägar att gå kring digitalisering av tidrapportering. Kanske har ni redan ett befintligt system med stöd för tidrapportering, kanske finns det ett standardsystem som passar er. Vi har också hjälpt många kunder med att utveckla anpassade tidrappporteringsapplikationer.

Läs även: 3 anledningar till att bygga en egen tidrapporteringsapplikation.