HAGS får bättre kontroll över verksamhet med hjälp av beslutsstöd

HAGS, med säte i småländska Aneby, är ett globalt företag som tillverkar och säljer utomhusprodukter såsom klätterställningar, lekplatsutrustning, träningsutrustning, parkmöbler och flytbryggor. Verksamheten är komplex med mängder av påverkande faktorer så som avancerad tillverkning och montering, många anställda, flera olika typer av produkter, tillverkning i ett annat land och kunder över hela världen. Förutom att skapa effektivitet och lönsamhet i verksamheten måste man också garantera hög produktkvalitet och service i alla leverantörs- och kundrelationer. Eftersom det är människor som använder produkterna är säkerhet och kontroll extra viktigt.

Sökte bättre överblick och kontroll

Efter många år i ett och samma affärssystem bytte HAGS under 2010 till ett mer modernt och flexibelt system. I samband med detta bestämde man sig också för att titta närmare på en beslutsstödslösning, för att kunna få en bättre helhetssyn och kontroll över den mångsidiga verksamheten.

Det var väldigt svårt att få överblick över vår komplexa verksamhet. Vi ville kunna få en snabb uppsikt över alla olika parametrar och ett verktyg som även tillät oss att gräva i detaljer.

– Erik Lindblad, platschef på HAGS.

Tidigare spenderade HAGS adminstrativa avdelning och ledning många timmar på att ta fram mängder av data från affärssystemet och andra system för att analysera i Excel, ofta med avancerade formler och kalkyler. Arbetet var tidskrävande och svårt, och det gav inte den övervakning som man behövde. Man ville också få bättre förkalkyler och ett verksamhetssystem som kunde ge snabb tillgång till data som underlag till beslut för att stärka det kontinuerliga effektiviseringsarbetet.

Systemet som vi ville ha behövde också vara användarvänligt. Vi ville lära oss själva hur man gör rapporter och små justeringar.

– Erik Lindblad, platschef på HAGS.

Specialister inom beslutsstöd kopplades in

HAGS inventerade olika leverantörer för denna typ av systemstöd och hittade Exsitec. Tillsammans utvecklades en plan för implementationen av en första version av beslutsstödsverktyget i QlikView. Verktyget läser dagligen in data från affärssystemet liksom andra system för att samla information från hela verksamheten. Datan visualiseras sedan snabbt och enkelt i ett användarvänligt gränssnitt och presenterar uträkningar för en mängd olika viktiga parametrar. Under implementeringen säkerställdes också kopplingar och parametrar för att verifiera all data, eftersom allt måste stämma exakt.

Definieringarna, det vill säga betydelsen och hur de olika sakerna som vi mäter skulle benämnas, var en utmaning. Men vi fick bra hjälp och vägledning av Exsitec och vi lärde det oss ganska snabbt, menar Lindblad.

– Erik Lindblad, platschef på HAGS.

Man startade implementeringen av det nya beslutsstödet i mindre skala med en lösning för ekonomidata först, vilket gjorde arbetet enklare. Sedan byggde man vidare med applikation efter applikation. Exsitecs olika beslutsstödsspecialister hjälpte till att utveckla de olika tillämpningarna efter hand och arbetade tillsammans med flera motparter hos HAGS som controllers, lagerchefer och ekonomichefer.

När medarbetarna på HAGS började använda det nya systemet var det mycket att lära sig och ovant till en början. Men snabbt insåg man hur systemet mycket enkelt tar fram den information som man behöver och tydligt visualiserar den. Verktyget har sedan dess utvecklats och förfinats, särskilt under HAGS lågsäsong.

En fördel för oss är vår säsongsvariation. Under högsäsongen på våren fokuserar vi helt på kärnverksamheten. Sedan till hösten utvärderar vi hela verksamheten, utvecklar och förfinar. I samband med detta har beslutsstödssystemet onekligen hjälpt och varit guld värt.

– Erik Lindblad, platschef på HAGS.

Genom beslutsstödet kan HAGS nu snabbt ta fram data som analyserar hela den komplexa verksamheten. Man kan enkelt gå från översikt av nyckeltal vidare till analys av detaljer. Parametrar inkluderar bland annat nyckeltalsuppföljning, lager, ekonomi, returer, kundklagomål, tillverkning, tillverkningsordrar och kalkyler. En specifik användbar och uppsatt dimension gör att man kan analysera ner på individnivå, där man exempelvis enkelt kan följa upp hur många timmar en person slipar vid en viss station och se hur det korrelerar med annan produktionsdata. En annan dimension är tid, analys kan göras för enstaka timmar eller dagar men det är också lika enkelt att se över en längre period för att få tydliga indikationer på samband och trender.

Vi kan nu se exakt hur verksamheten går för att snabbt kunna vidta åtgärder baserade på fakta. Vi utvecklar verksamheten hela tiden och det är viktigt att kunna se om våra åtgärder gett resultaten som var menade. Beslutsstödet har gett oss möjligheten att vid varje givet tillfälle få exakt koll och kunnat styra med rätt åtgärder direkt. Tid är pengar för oss.

– Erik Lindblad, platschef på HAGS.

Bättre förståelse och många sparade timmar

Att all affärskritisk information nu är samlad och lättillgänglig för HAGS bidrar till en betydligt bättre effektivitet i verksamheten och en kunskap som leder till smartare och bättre beslut. Att gå från krångliga formler och kalkyler i Excel till ett systemstöd byggt för analys har sparat mängder med timmar för administration och bara på detta har investeringen har tjänats in många gånger. Att många inom företaget kan nyttja den enkla lösningen är också en styrka.

Vi är väldigt nöjda med systemet och arbetet som Exsitec har gjort. QlikView är riktigt bra och från Exsitec har vi fått en hög och bred kompetens. Även servicegraden har varit hög och det är tydligt att Exsitec verkligen bryr sig om kunden.

– Erik Lindblad, platschef på HAGS.

Tydliga vinster för HAGS med beslutsstöd från Qlik

• Direkt och exakt kontroll på verksamhetsdatan
• Ett verktyg för både översikt och djupgående analys av detaljer
• Hjälp att snabbt kunna agera på faktisk data med rätt åtgärder i rätt tid
• Enkelt verktyg med omedelbar dataanalys med några enkla knapptryck