handshake
Referenscase

NRC sparar tid med modern fakturahantering

NRC Group är en expansiv järnvägs- och markentreprenör som arbetar med framtidens infrastruktur i Sverige, Norge och Finland. Med information från de olika bolagen i flera system var det svårt för NRC Group att få en överblick över samtliga bolag och de upplevde en hög grad av handpåläggning. Med MediusFlow har företaget idag minskat tiden för hantering av leverantörsfakturor och alla bolag jobbar nu i samma system.

NRC Group är en expansiv järnvägs- och markentreprenör som arbetar med framtidens infrastruktur i Sverige, Norge och Finland. Företaget bygger allt från vägar och broar till järnvägar för både fjärr- och lokaltrafik, dessutom utför de drift- och underhållsarbeten på flertalet järnvägssträckor. NRC Group är experter inom alla teknikområden och står för modernisering av våra vägar och järnvägsnät.

Flera bolag, olika system

NRC Group består av flertalet bolag och att enkelt kunna att få en överblick av samtliga bolag är en grundförutsättning för dem.

Koncernens flera olika system för hantering av leverantörsfakturor innebar en hög grad av ineffektivitet i och med den manuella handpåläggning som krävdes. Bolaget saknade bland annat automatiska attestflöden vilket gjorde att ekonomiavdelningen hanterade leverantörsakturor helt för hand.

- Vi var i behov av att samla alla bolag i ett system som dessutom kunde automatisera mycket utav arbetet. Maggie Papp Broman, Projektledare NRC Group.

Information i flera olika system och bristen på automation gjorde det svårt att få en överblick av samtliga bolag. NRC Group letade efter ett innovativt system som var anpassningsbart efter deras verksamhet och som tillät dem att använda ett och samma system genom koncernen.

Mindre tid läggs på att hantera fakturor

Lösningen blev MediusFlow, ett kraftfullt system för elektronisk fakturahantering som idag används av fem bolag i koncernen och hanterar 45 000 fakturor årligen. NRC Group har nu effektiviserat verksamhetens processer och upplever att systemet är lätthanterat, både för administratörer och för användarna. Idag lägger NRC Group mindre tid på att hantera sina leverantörsfakturor jämfört med innan systemet implementerades.

NRC använder sig av omkostnadsmodulen i MediusFlow. I modulen hanteras fakturorna i ett attestflöde som satts upp utefter NRC:s önskemål. Attestflödet i Mediusflow byggs upp utefter underliggande inställningar som förklarar hur systemet ska tänka. Ansvaret läggs helt enkelt på systemet istället för att användare ska hålla koll på hur en faktura ska gå härnäst.

 

- Själva attestflödet i sig är väldigt flexibelt och dynamiskt, Maggie Papp Broman, Projektledare NRC Group.

I NRC:s fall har man byggt in flertalet olika scenarion i attestflödet så att MediusFlow kan hantera samtliga fakturor på ett effektivt sätt. En och samma faktura kan delas upp i flera olika rader med kostnader och kan därefter skickas i parallella flöden så fakturan inte behöver fastna i onödan.

NRC har alla bolag implementerade i en och samma Mediusflow-miljö. Även om NRC använder sig av olika affärssystem, såsom Briljant och Visma Admin, så har Exsitec samlat samtliga bolag under ett och samma tak. Behörigheterna på användare kan med enkelhet styras på en individuell nivå i Mediusflow, vilket NRC har valt att göra. Utöver behörigheterna har NRC också fått tillgång till ett bättre rapportstöd direkt i MediusFlow samt uppföljning utifrån flera olika parametrar.


Framtiden innebär MediusFlow till fler bolag i Koncernen

NRC blickar nu framåt och nästa steg är att ta in ännu ett bolag i MediusFlow.


- Exsitec är otroligt serviceinriktade och kompetenta, de har koll på både teknik (systemet) och hur man får det att fungera optimalt ute i verksamheten. Vi har fått snabb support och stabil hjälp vid behov. De är trevliga och väldigt bra att ha att göra med och vi ser fram emot ett fortsatt gott samarbete, Maggie Papp Broman, Projektledare NRC Group.