Manuell hantering av leverantörsfakturor är tidskrävande. Fakturor ska tolkas, konteras, matchas mot inköp, skickas till attest och bokföras. Ofta i flera olika system. Med den typen av hantering är felmarginalen hög och det är svårt att få en överblick. Med elektronisk fakturahantering (EFH) kan ni automatisera hela flödet - från fakturascanning till betalning.
Fakturahantering i sin allra enklaste form handlar om att ta emot, hantera och betala inkommande fakturor från leverantörer. Detta innebär ofta mycket manuellt arbete, papper och pärmar samt tidskrävande hanteringsprocesser. Elektronisk fakturahantering innebär att man digitaliserar och, i bästa fall, automatiserar hela fakturaflödet. Från inkommen faktura till betalning.
Systemet läser av fakturadata automatiskt, oavsett om det är e-faktura, PDF eller en inskannad pappersfaktura.
Automatisk kontering
Återkommande leverantörer och kostnader konteras enligt fördefinierade regler.
Fakturamatchning
Matchning mot inköpsorder eller avtal säjerställer att pris och leverans stämmer innan betalning.
Digitalt attestflöde
Rätt person får fakturan, i rätt tid, direkt i systemet. Påminnelser skickas automatiskt.
Spårbarhet och kontroll
Alla steg loggas, något som förenklar uppföljning och intern kontroll.
När är det dags att automatisera fakturahanteringen?
Många företag vet att fakturahantering är något som är tidskrävande, men det är inte alltid självklart när det faktiskt är värt att göra en förändring. Några vanliga flaskhalsar som brukar visa att det är dags att se över arbetssättet är:
attestflödena tar lång tid eller fastnar hos vissa personer,
mycket tid på manuell kontering och matchning,
det saknas överblick över var fakturorna befinner sig i flödet.
När flera av de här punkterna stämmer är det sällan ett personalproblem. Det är ofta processen som behöver automatiseras. Vill ni veta hur mycket av er fakturahantering som går att automatisera? Vi kan hjälpa er att kartlägga er nuvarande process och se var det finns luckor eller potentiella fallgropar.
I denna online-guide går vi igenom allt du behöver veta om EFH, elektronisk fakturahantering, från viktiga begrepp till hur ni väljer rätt EFH-system. Läs om bland annat
- Viktiga begrepp och fakturaformat: Vilka olika fakturaformat finns och vad innebär det att jobba med e-faktura egentligen? - Vad innebär fakturamatchning? - Mall för hur ni identifierar ni era utmaningar och behov kring fakturahantering - Viktiga funktioner i att ha i sitt EFH-system
%20%20(1920%20%C3%97%201080%20px)%20(7).webp)
