Referenscase

Ställning.se får en ny smart lösning för fakturahantering

Ställning.se är företaget som säljer byggställningsmaterial på postorder och som nu med en digital och smart orderprocess kan leverera ett större värde till sina kunder. Verksamheten har nu med hjälp av systemstödet AutoInvoice fått en ny smart lösning för fakturahantering.

Ställning.se säljer byggställningsmaterial online och erbjuder kunderna allt mellan mindre ställningar för privat bruk till kompletta ställningspaket för komplexare behov men också stegar, arbetskläder och andra tillbehör. Verksamhetens affärsidé är att sälja lättbyggda och säkra byggställningar till oslagbara priser.

Behov av en lösning utan krångliga processer

– Eftersom vi arbetat med Exsitec tidigare med implementation av Visma Business fanns det ett förtroendekapital som gjorde valet mycket lätt, börjar 

– Jens Hassel, ekonomiansvarig på Ställning. se.

Tidigare hanterade Ställning.se sina inkommande ordrar manuellt via fysiska utskrifter mellan ordermottagning och lagerhantering. Man arbetade utan ett stöttande lagersystem och sådant som lagernivåer sköttes helt manuellt. Exsitec hjälpte då Ställning.se att byta ut sitt tidigare affärssystem till Visma Business för att bättre stötta verksamhetens arbetsvardag.

Efter det nya affärssystemet var på plats fanns även behovet av en lösning för hantering av kundfakturor och leverantörsfakturor, något de haft stöd för i sitt tidigare system men som inte riktigt längre höll måttet.

Ställning.se ville på ett smart sätt komma undan det manuella arbetet med att skicka e-post och brevfakturor till sina kunder, samt som leverantör till offentliga verksamheter leva upp det krav som finns rörande e-faktura. Man upplevde också en avsaknad av ett system som kunde möjliggöra en sömnlös påminnelse- och inkassohantering som också ingår i det nordiska affärsnätverket InExchange.

Om en betalning i vårt tidigare system inte innehöll exakt korrekt OCR-nummer vidarebefordras den inte till oss utan fastnade hos leverantören vilket ledde till en rad besvärliga moment.

– Jens Hassel, ekonomiansvarig på Ställning.se

Lösning integrerad i affärssystemet

Lösningen blev Visma AutoInvoice, en tjänst integrerad med affärssystemet Visma Business med två huvudfunktioner; en för att kunna skicka kundfakturor och en för att ta emot leverantörsfakturor. AutoInvoice hanterar alla typer av fakturor och fakturan kan levereras på det sätt som mottagaren valt.

– Det är mycket bättre med hur det funkar i AutoInvoice och InExchange än vår tidigare lösning hos Fortnox. Här ligger bankgironumret kvar hos oss. I vår tidigare lösning tryckes leverantörens egna bankgironummer på fakturorna och betalningarna från kunderna tog en större omväg, säger Jens.

Idag landar betalningen direkt hos Ställning.se. Om betalningen är omatchad kan de då enkelt höra med kunden vad betalningen avser om de inte kan lista ut det själva. Omvägen för frågor rörande betalningar har därför minskats drastiskt.

Slut på långa omvägar

Idag sparar Ställning.se tid på att slippa långa omvägar och processer med en mellanhand om kunderna har betalat fel. Dessutom kan de idag på enkelt sätt koppla upp kunden på e-faktura genom InExchange. Som en effekt av den nya systemuppsättningen har Ställning.se bland annat sett en förändring i sina ränteintäkter.

Framöver ser Ställning.se framemot att utreda möjligheten till att ta emot fakturor via AutoInvoice och ser fram emot ett framtida samarbete med Exsitec.