5 tecken på att det är dags att sluta med Excel som rapportverktyg

Excel är den mest populära kalkylprogramvaran i världen med flera hundratals miljoner användare. Enkelheten i organisering av data har gjort Excel till det mest använda rapporteringsverktyget; men det tar inte lång tid att samla in “big data” i den mängd som överskrider Excels hanteringsförmåga. Ofta arbetar man med kalkylark lokalt på skrivbordet som inte möjliggör för uppdatering och delning i realtid, eller som visar en komplett bild av all data inom organisationen. Fler och fler företag rör sig bort från Excel och börjar istället anamma verktyg som är designade för mer avancerade rapporteringsbehov.

Om du kan relatera till en eller flera av situationerna nedan är det sannolikt dags att se över ert rapporteringssystem:

1. Excel börjar bli långsamt

Excel kan jobba långsamt när rapporter innehåller mer data än Excel är designat för att kunna hantera. Storleken påverkar den tid det tar för ett Excelblad att ladda, samt den tid det tar att göra ändringar till data redan inlagt i dokumentet. Idag kan nästintill alla verksamheter som aktivt samlar in data i marknadsförings- och säljsyfte ackumulera data som överskrider Excels kapacitet.

När detta sker är det vanligt att användare bryter ner datan i mindre, mer hanterbara segment, eller behåller flertalet blad eller filer i Excel som är nästintill omöjliga att konsolidera. Inte nog med att det gör rapportering svårare, utan det tar även värdefull tid från andra viktiga arbetsuppgifter. Eftersom det är svårt att på ett korrekt sätt sammanfoga alla spretiga datafiler är det svårt att få en helhetsöversikt över verksamheten.

2. Ägandeskap av rapporter ifrågasätts

Användare av Excel sparar normalt filer direkt på datorn av rapporteringsskäl. Om flera personer vill arbeta i ett dokument innehållande samma data måste de alla ha exakta kopior av filen.

Det här kanske inte uppfattas som en stor utmaning - att dela filer via mail är trots allt inte så svårt. Om däremot värden i celler ändras efter att en rapport delats är filerna inte längre samma. När en analytiker börjar bygga rapporter är förändringar hos olika användare svåra att implementera. Då flera användare utgår från samma originalfil och sedan gör egna ändringar kan en debatt uppstå gällande vems siffror som faktiskt är korrekta. Hanteringen av flera olika rapporter med flertalet användare kommer ge dig rejält med huvudvärk, och ännu värre förse dig med felaktig information och insikter.

3. Manuella uppdateringar är tidskrävande och felbenägna

Att uppdatera data i en Excelfil är sällan en enkel uppgift då tillägg av fält samt kopiering av formler och datavärden kan förstöra förprogrammerade funktioner och macron. Att lägga till ny data med en extra kolumn betyder oftast att samma fält måste skapas för tidigare inlagd data.

Om analysen är spridd över flertalet blad i en fil är det sannolikt att varje blad kommer kräva ändringar tack vare det tillagda fältet. Dessutom är det så att om bladen refererar till varandra kan ett tillagd fält på ett blad bli en både förvirrande och komplicerad uppgift då det är svårt att se vilken data som påverkas av tillägget. Att slösa tid på att “städa upp” data så att den matchar samtliga blad är en tråkig och tidsödande uppgift som öppnar upp för potentiella fel.

4. Era KPI:er kan inte beräknas med endast en Excelformel

De mest kraftfulla KPI:erna kräver formler som refererar till flera olika dimensioner eller kolumner samt använder komplexa och kapslade filter. När det blir omöjligt att beräkna KPI-resultat med en enskild Excelformel blir rapportering krävande både i form av tid och manuellt arbete. Med andra ord, för att göra meningsfulla dashboards krävs en flytt från de inbyggda funktionaliteterna i Excel. 

Ju längre tid det tar att bygga och underhålla en rapport, desto mer sällan kommer du kunna nyttja insikterna de ger och utveckla en plan därefter. Längre rapporterings-intervaller kostar verksamheten tid och hindrar er från att reagera till förändringar som sker i realtid.

5. Rapporter och “dashboards” är oinspirerande

Trots att Excel erbjuder enkla visualiseringsmöjligheter för data, så kommer dessa visualiseringar bli statistiska och nästan inte presentabla så snart datan växer. Dåligt designade datavisualiseringar, även för enklare diagram är inte bara oinspirerande - utan kan även bli missvisande.

Tar man hänsyn till den aspekten blir det tydligt att man går miste om högkvalitativa visualiseringar som gör det enkelt att se mönster eller förändringar i trender med en snabb blick.

Nästa steg: låt rätt verktyg göra jobbet

Som du kan se krävs det inte särskilt komplex data, eller en överdriven mängd för den delen för att verksamheten ska växa ur Excel som rapporteringsverktyg. Kan du koppla er verksamheten till en eller flera av punkterna ovan är det läge att fundera på andra verktyg som kan hjälpa er få bättre insikt i er verksamhets data. Mer avancerade verktyg kan hantera data i stora mängder, sammanfoga data från flera olika källor och skapa tydliga datavisualiseringar som gör det möjligt för organisationen att ta kritiska beslut i realtid.

Lekplatsleverantören HAGS sparar både tid och  pengar med ett avancerat verktyg för beslutsstöd. Läs mer här