Automatiserade processer inom ekonomiavdelningen

Stansa, skriva ut eller rutinrapportera är ingenting som ska ta upp värdefull tid. Det finns många saker som kan automatiseras inom ekonomiavdelningen för att slippa manuell handpåläggning, i det här blogginlägget går vi igenom en del av dessa processer.

Bokför inte standardrutiner

I en modern ekonomiavdelning läses fakturor och verifikat automatiskt in i huvudboken efter de rutiner och regler som angetts till systemet. Personalen slipper manuellt skapa verifikat, kundfakturor eller leverantörsfakturor och bokföra dessa in i systemet.

Leverantörsreskontra

För alla företag är det av intresse att ha bra inblick och kontroll av sin leverantörsreskontra eftersom den utgör ens kostnader. Ekonomiavdelningen ska kunna göra allting med ett klick eller två. En modern lösning för betalningar innebär att betalningsförslag kommer upp direkt i systemet för godkännande och som automatiskt sedan överförs till banken och betalas av banken på förfallodagen. När betalningen är gjord överförs samma information tillbaka till leverantörsreskontra och betalningen bokförs med automatik. Genom att sätta upp automation på betalningsförslag behöver du enbart attestera fakturan och godkänna betalningen för att bokföra både faktura och betalning i ditt system. Använd ett system som är gjort för att du ska få tid att göra vad du är bäst på din kärnverksamhet! Genom att förlita sig på automatiska flöden blir likviditeten bättre och man har alltid realtidsdata att arbeta med i systemet. Detta leder till att de analyser som kan genomföras alltid ser till att era prioriteringar blir tydliga och erbjuder det bästa resultatet för att fatta rätt beslut. Dessutom sparar ni också både tid och pengar.

Tips och trix - Leverantörsreskontra

Kundreskontra

För många organisationer är kundreskontran hjärtat i verksamheten, utan intäkter kan inga kostnader betalas. Därför är det av högsta vikt att hela tiden ha en bra överblick på vad som sker i kundreskontran och jobba så effektivt som möjligt. För att effektivisera sin reskontra finns det många möjligheter inne i Visma.net såsom: 

• Automatisk frisläppning och utskick av fakturor 
• Automatisk påminnelsehantering 
• Automatisk avskrivning av kundfordringar 

Automatisera och spara tid 

Tiden vi lägger på vårt arbete är dyrbar och värdefull. Därför ska man inte sitta med enkla uppgifter, såsom att till exempel skicka ut kundfakturor, skapa månadsfakturor manuellt eller återrapportera kundinbetalningar. Detta ska systemet hantera automatiskt och vi lyfter vårt fokus från tidskrävande administrativa uppgifter till aktiviteter som ger mer värde till organisationen. 

Några fördelarna med en mer effektiv kundreskontra: 

• Bättre överblick på sin kundreskontra 
• Ökad likviditet 
• Spara tid (och i förlängningen pengar) 
• Lägg tid på mer värdeskapande aktiviteter

Tack vare de automatiseringsmöjligheter som moderna systemstöd erbjuder frigör vi resurser där de kan användas mer värdefullt. Det är lätt att fastna i gamla rutiner och att göra som man alltid har gjort. Genom att ta steget och bryta gamla rutiner och sätta upp nya automatiserade, blir inte bara jobbet roligare, utan också effektivare! 

Tips och trix - Kundreskontra

Rapportering

En viktig del i moderna lösningarna är att rutinmässiga rapporteringar sker automatiskt av systemet till angivna intressenter. Exempelvis rapporter till VD eller styrelse, samtidigt som ekonomiavdelningen kan fokusera på att analysera verksamheten för att se var det finns möjligheter och utmaningar. 

Genom delningsfunktioner, automatiska utskick och publicering är det enkelt att dela med sig av rapporter ut i organisationen. Vid utskick och delning kan det styras vad mottagaren ska kunna se och göra med rapporten genom att tilldela olika nivåer av tillgång på roll- eller användarnivå. 

Koncernrapportering göras enkelt genom att lägga till automatiska regler för eliminering i rapporter. Allt kan via ett knapptryck och man kan få fram den konsoliderade rapporten, helt utan manuell handpåläggning. Detta sparar tid och ökar säkerheten på de konsoliderade rapporterna. 

Några fördelarna med en mer effektiv rapportering: 

• Kraftfulla analys- och rapporterings-möjligheter 
• Fullständiga budgetflöden med uppföljning 
• Designa enkelt egna rapporter 
• Konsolidering utan manuell handpåläggning 
• Styra behörighet på roll- eller användarnivå 
• Distribuera rapporter snabbt och enkel

Läs mer om rapportering här

Fakturahanteringsprocessen

Att fakturahanteringprocessen är en utav de mest resurskrävande processerna på ekonomiavdelningen är ingen nyhet. Manuella processer har länge varit en belastning och inte minst sagt en dyr sådan. Trenden är tydlig och fler och fler företag ser besparingspotentialen i elektronisk fakturahantering. I en undersökning av Koch, Bilentis Report och OECD visade det sig att antalet pappersfakturor processade per timme var nio stycken jämfört mot e-faktura där antalet landade på hissande 93 stycken. Men hur kommer det sig att många fortfarande sitter fast i manuella processer?

En e-faktura, eller egentligen elektronisk faktura, är en digital version av en faktura. Den ska inte förväxlas med utskrivna, scannade, postade eller mailade fakturor som, även om de funnits i digitala format, inte kan räknas som en elektronisk faktura. E-fakturor är både en säker och smidig metod för digital hantering av fakturor, de kan aldrig stansas eller tolkas fel utan innehåller samma information från start till slut. E-fakturor blir allt mer vanliga och den 1 april 2019 blev det lag på att offentlig sektor ska ta emot alla inköpsfakturor med e-faktura enligt en ny europeisk standard.

E-fakturan är en liten del på vägen mot en högre automatiserad process, tillsammans med verktyg för elektronisk fakturahantering är potentialen stor. En högre automatiseringsgrad gör att ekonomiavdelningen endast behöver hantera eventuella avvikelser och slipper lägga tid på ett arbete som enkelt kan lösas av ett system.

En automatiserad process för fakturahantering avlastar verksamhetens ekonomiavdelning, och frigör tid som kan ägnas åt mer utmanande, motiverande arbetsuppgifter. Det ger en ökad översikt och kontroll över företags finanser, samt eliminerar eventuella fel och sena betalningar.

Fördelar med automatisering 

Lägre kostnader 

Genom att automatisera era processer kan ni minska era kostnader i flera led. Föreställ dig till exempel tiden ekonomiavdelningen lägger på att hantera en faktura. Tänk om den tiden hade kunnat reducerats rejält, hur skulle det då påverka era kostnader? 

Högre produktivitet 

Genom att automatisera nyckelprocesser för ekonomiavdelningen frigör ni tid som kan läggas på andra aktiviteter. Detta medför att ni blir mer produktiva i ert arbetssätt och kan lägga tid på sånt som faktiskt har betydelse för er. 

Högre kvalitet 

Genom automation minskar ni den mänskliga faktorn vilket då också minskar risken för att saker blir fel. Med automatiserade processer ser ni till att era aktiviteter sker automatiskt och likadant varje gång. Hur mycket tid lägger ni idag på att rätta aktiviteter som blivit fel?