Expertpanelen svarar på era frågor

Under vårt online-event Den Moderna Ekonomiavdelningen svarade vår Expertpanel på några frågor som ställdes av våra tittare. I det här inlägget kan ni läsa frågorna och svaren i sin helhet. Trevlig läsning!

• Var börjar man sin digialiseringsresa?
• Vilka interna kontroller blir viktiga när transaktionsflöden automatiseras?
• En utmaning vi möter i förändringsprojekt hos oss är att ledningen har dålig kontroll över företagets processer och systeminfrastruktur och ekonomerna saknar mandat för att driva frågan. Vad tänker panelen kring detta?
• Hur kan vi sluta hantera så mycket papper? Kvitton, fakturaunderlag osv. Vilka krav ställer lagen på att spara ekonomiska underlag fysiskt respektive digitalt? 
• Har ni några exempel på uppföljning i BI-verktyg som underlättar arbetet för en modern ekonomiavdelning?

Var börjar man sin digialiseringsresa?

Det viktiga att börja med är att se över vilka interna processer som tar mycket tid och som hanterar stora volymer, det är där vi kan spara som mest tid med hjälp av digitalisering.  Det är också viktigt att se över sina tidstjuvar, det vill säga se över komplicerade uppgifter som kräver mycket tid här kan man också effektivisera och få hjälp av digitaliseringen. 

Första steget är därför att se över vad ni har för mål och sammanställ dessa behov i en kravspecifikation. Här kan man med fördel ta hjälp av en helhetsleverantör av systemstöd som kan hjälpa till och se över vilka effektiviseringsmöjligheter som finns på just ditt bolag. 

Därför är det också viktigt att se över valet av leverantör, man behöver en leverantör som förstår er verksamhet och era behov. Vid systembyte inleds en långsiktig relation mellan kund och leverantör, och det är viktigt att hitta en leverantör som det känns bra med. 

Tips! Det finns väldigt mycket bra information på vår hemsida om hur man ska tänka så man väljer rätt systemstöd, hur man formulerar en kravspec osv. Men vårt konkreta förslag är att köra en förstudie tillsammans med en helhetsleverantör, det är där vi brukar börja!

Vilka interna kontroller blir viktiga när transaktionsflöden automatiseras? 

Det vi strävar efter vid automatisering av transaktionsflöden är att låta systemen ta hand om de repetitiva uppgifterna och istället fokusera på uppföljning, trimning och kontroll. Att behöva stansa in information i systemet känns passé. Med hjälp av de konteringsregler, mallar och restriktioner som finns i systemet kommer datorn inte göra några misstag.

Istället för att göra de repetitiva uppgifterna gäller det att fokusera på överblicken och avvikelsehanteringen. Med ett automatiserat flöde får ni mer tid till att hantera avvikelserna på ett bra och kontrollerat sätt och proaktivt jobba för att avvikelserna hela tiden minimeras. För att minimera avvikelser kan det exempelvis röra sig om att ändra en parameter i systemet, ändra intern process eller kontakta leverantören.

När vi implementerar EFH-system hos våra kunder ser vi till att avvikelsehanteringen fungerar så bra som möjligt och att fakturan hamnar hos rätt person som har mandat att hantera avvikelsen. Sedan följer vi hela tiden upp hur effektiva våra kunder är när det kommer till automatisk distribution, matchning och ledtider.

Inom området för affärssystemet Visma.net vi arbetar med något som heter AutoPay som är en direktkoppling till banken från affärssystemet. Det här är ett automatiserat flöde för alla banktransaktioner och när vi får en betalning till banken så matchas det automatiskt med hjälp av OCR mot en fakturan och här behöver vi också bara hantera avvikelserna när vi inte får en match mellan betalning och faktura, och lägga sin tid på annat värdeskapande.

En utmaning vi möter i förändringsprojekt hos oss är att ledningen har dålig kontroll över företagets processer och systeminfrastruktur och ekonomerna saknar mandat för att driva frågan. Vad tänker panelen kring detta?

Det här är en jätteintressant fråga och i vår värld handlar det i grund och botten inte om mandat utan om att man har missat helhetsperspektivet.

En klassisk nyckel till att lyckas med förändringsarbete är helt klart att ledningen är ombord och stöttar arbetet. För att göra det gäller det dock att de har fått en så heltäckande och rättvisande bild som möjligt och att man har satt rätt förväntningar.

Vår erfarenhet är det är väldigt få på ett företag som har ett helhetsperspektiv över vad som faktiskt behöver göras för att uppnå förändring. Det är vanligt är att fraser som “hur svårt kan det vara? Det är ju bara att…” används när man pratar om andra avdelningar. Ofta är det sånt som gör att t.ex. ekonomi inte får så mkt att säga till om hos IT och vice versa. Man ser helt enkelt inte komplexiteten hos den andra avdelningen. Därför är det oftast bäst att lyfta fram någon som tar på sig helhetsgreppet och sätter sig in i allas situation. 

Vår rekommendation är att man tar hjälp av en extern person, som kan ta det greppet. Varför vi rekommenderar en extern person är just eftersom den personen inte heller är färgad av hur det ”alltid varit”. Det är då enormt viktigt att den personen tittar på behovet och effekterna på alla olika användarnivåer: ledning, linjechefer och frontlinjen.

Ett klassiskt misstag är att försöka bedriva både det vanliga linjearbetet OCH förändringsarbetet samtidigt och förvänta sig att det ska gå snabbt och smidigt. Det kanske låter löjligt enkelt men sanktionerad TID behöver avsättas för ett förändringsarbete av personer på det egna företaget. Vi är själva konsulter och konsulter kan åstadkomma mycket, men vi behöver interna personer i väldigt många lägen.  För det är ni som faktiskt KAN er verksamhets alla vrår. 

Sammanfattningsvis, ha backning av ledningen, få ett grepp om HELheten och behoven för alla parter, sätt rimliga förväntningar, ta hjälp och avsätt tid.

Hur kan vi sluta hantera så mycket papper? Kvitton, fakturaunderlag osv. Vilka krav ställer lagen på att spara ekonomiska underlag fysiskt respektive digitalt? 

Det här är en jätteintressant fråga, och jag såg att det var väldigt många som hade ställt liknande frågor. Jag tror att många printar ut mycket saker i onödan, för att man historisk har jobbat mycket med fysiska dokument och papper.  Bokföringslagen säger att man måste arkivera sina dokument i 7 år. Men lagen säger också att kvitton, fakturor osv. ska sparas i den form de kommer i och har skapats i. T ex om vi skapar ett manuellt verifikat i affärssystemet så kan det också sparas digitalt och behöver inte skrivas ut. Samma sak som om vi hanterar en faktura digitalt kan vi också arkivera den digitalt. Det som några kanske inte vet är att om man får till exempel en leverantörsfaktura eller ett kvitto i pappersformat, så behöver man arkivera det här fysiska i 3 år, och sedan räcker det att det arkiveras digital de resterande 4 åren på den 7 åriga perioden det ska arkiveras enligt lag. 

Det här är ju verkligen en anledning till att digitalisera. Och det bästa man kan göra för att minimera hanteringen av alla papper är att digitalisera sina processer så att man får in sina papper digital, att man får sina fakturor och kvitton digitalt (börja använda kivra för att få digitala kvitton), för då kan de också arkiveras digitalt. Det kommer alltid finns kvar viss hantering av papper, framförallt vad gäller kvitton. Men mitt tips gällande kvitton är att digitalisera den processen så mycket som möjligt, till exempel att man fotar kvittot och har det som underlag digitalt i systemet och då behöver man endast hantera det fysiska kvittot en gång när man arkiverar det. Så man man behöver helt enkelt inte skriva ut så mycket som man tror.

Idag kan man digitalisera en väldigt stor del av pappershanteringen. Vi minns särskilt ett implementationsprojekt hos en kund som hade hela väggen full av hyllor med pärmar och verifikationer när jag besökte dem första gången. De ville förstås gärna bli av med dessa och när vi kom dit nästa gång efter go live var väggen tom och pryddes av tavlor. Det var en väldigt härlig känsla och verkligen något man kan ta på!

Har ni några exempel på uppföljning i BI-verktyg som underlättar arbetet för en modern ekonomiavdelning?

Oj, här skulle jag kunna prata länge men för att ta några exempel, så har vi hjälpt kunder med allt från det klassiska som t.ex. av styrelsematerial med resultat- och balansräkning där man kan borra sig ner på olika detaljnivåer. Vi har satt upp kassaflödesanalyser, appar för smidig spårning av underlag till revisorer, SPEND-analyser. På det lite ovanligare hållet har vi också satt upp appar som hjälper ekonomerna att fokusera på det som behöver deras attention mest där och då. Favoriten för min del är när vi kan kombinera data från olika system, som t.ex. HR och bl.a. visa det ekonomiska utfallet i förhållande till HR-nyckeltal eller när man också tar data från vårt planeringsverktyg Planacy för att även se de prognosticerade siffrorna tillsammans med utfallet.  

3 korta tips för att påbörja er digitaliseringsresa

• Börja där ni är nu. Skissa ner vilka repetitiva uppgifter som ni tänker att ett system kan göra åt er istället och varför inte börja med leverantörsreskontran?
  
• Börja tänka utifrån ett Clean sheet. Det här är en bra övning att göra. För mycket handlar om attityd - att vara beredd att tänka om. Så, fundera på: Hur hade vi gjort nu om vi fick börja om från början? Det är väldigt lätt att bli hemmablind i hur man jobbar och då är det här en väldigt bra övning.
• Se över helheten. En förstudie är ett bra sätt att få ett grepp om storleken på ett förändringsarbete och stycka upp det i hanterbara projekt.