Lönehantering hos den moderna ekonomiavdelningen

Lön är ofta den största utgiftsposten för många företag och är väldigt viktigt för den anställde. Löner är mer personligt än annan redovisning och det blir kanske extra viktigt att det blir rätt. Hanteringen av löner påverkas också ständigt av förändringar i lagar och regler vilket gör att det är viktigt att hålla sig ajour med de senaste förändringarna.

Undersökning: Hur hanterar ni era löner?

Moderna systemstöd underlättar lönehantering

Utan ett lönesystem kan processen vara väldigt tidskrävande och komplex. Löneutbetalningar ska ske månadsvis, skatten på lönen ska beräknas, bokföringsunderlag ska in i bokföringen och du ska göra inbetalningen till banken varje månad. Sjukfrånvaro, föräldraledighet och semester är ytterligare delar som man måste ta hänsyn till.

Med ett modernt lönesystem är ni uppdaterade med de senaste lagarna och regelkraven från myndigheter och kollektivavtal. Det är även viktigt att det finns funktionalitet för lönejusteringar och andra löpande förändringar som sker inom själva företaget. Detta innebär att systemen kan utföra de viktiga beräkningarna automatiskt och servera dem så gott som på silverfat.

Fem tips för en modern lönehantering

Vad kan man då göra för att uppnå en mer modern och effektiv lönehantering? Vi har sammanställt fem tips om hur ni skapar en lönehantering som passar en modern ekonomiavdelning:

1. Digitalisera!

Att digitalisera löneprocessen genom ett modernt lönesystem är helt klart det första steget till en smidigare, effektivare och bättre lönehantering med mindre manuellt arbete.

2. Se till att ert lönesystem är uppdaterat

Det är viktigt att hålla sina lönesystem uppdaterade för att lönehanteringen ska bli så effektiv som möjligt. Ett uppdaterat system gör att samtliga processer hänger med i såväl teknikutvecklingen som förändringar i lagar och avtal.

3. Se över er löneprocess

Gå igenom era nuvarande processer för att kartlägga vad som fungerar och vad som behöver förändras för en bättre lönehantering. Se exempelvis över:

• De processer och rutiner ni har i organisationen idag. Dessa bör kartläggas noggrant.
• Vilka system som finns i organisationen och för lönehanteringen, är dessa integrerade och fungerar tillsammans där det behövs? Väl integrerade system reducerar det manuella arbetet avsevärt. 
• Vilka utmaningarna som finns i er nuvarande lönehantering
• Vilka förbättringsmöjligheter som finns i lönehanteringen
• Vilka kompetenser som finns i organisationen

4. Låt de anställda rapportera sin tid

Ge de anställda ansvar att tidrapportera för att spara tid och frigöra viktiga resurser. Tiderna kan sedan attesteras av närmaste chef för att få god översikt över tidrapporteringen.

5. Enkla och tydliga riktlinjer och lönerutiner

Det är viktigt att ha tydliga strukturer för hur data ska rapporteras in. Gör det enkelt och tydligt hur tidsrapportering, ledighet, utlägg och allt annat kopplat till lönehanteringen ska skötas. På så sätt uppstår både färre frågor och fel i lönehanteringen.

Kan ert lönesystem bli bättre?

Det finns dock fortfarande mer vi kan göra på lönefronten för att underlätta för ekonomiavdelningen. Nedan listar vi tre exempel på funktioner som ett modernt systemstöd för lön kan ta hand om. Har ni samma möjlighet i ert lönesystem?

Resor och utlägg

Idag reser vi inte alls i samma utsträckning. Men har den anställde gjort utlägg för resor eller exempelvis kontorsmaterial för hemarbete kan detta justeras via lönen.

Med ett smidigt systemstöd för resor och utlägg förenklas processen av de material som krävs för att ekonomiavdelningen ska kunna göra sina justeringar på ett korrekt sätt.

Med digitala lönespecifikationer får den anställde mer information och det reducerar mycket frågor som annars tar upp tid för ekonomiavdelningen. Det kan handla om att scanna kvitton och få in belopp och moms direkt via mobilkameran med mera.

Läs mer: Enklare utläggshantering och reseräkning i molntjänster

Tidrapportering för den anställde

Beroende på typ av företag finns även ett intresse för att få in tidrapportering så smidigt som möjligt. Detta kan påverka hur löneutbetalningarna ska se ut och vilka utlägg och timmar som ska fördelas ut på olika typer av uppdrag. Med ett systemstöd för tidrapportering kan informationen föras in direkt i lönesystemet och på så sätt underlätta för ekonomiavdelningen.

Läs mer: 5 smarta funktioner för er tidrapporteringsapplikation

Analysmöjligheter för djupare insikt

En ekonomiavdelning ska självklart inte bara administrera utan även analysera företagets välmående. Med bra systemstöd för lönehantering kan man få en djup inblick i vad företagets anställda fokuserat mest tid på, vad som varit mest lönsamt och mycket mer. Genom att förenkla införandet av data och dess kvalitet gör det också att vi får in mer information för vassare analyser.

Känner ni att ert lönesystem behöver uppdateras? Läs mer på Digitalsmart Ekonom eller kontakta oss för att ta reda på mer.