Prognostisering i osäkra tider

Året har inte varit som vi förväntade oss att det skulle vara och ett högst aktuellt ämne i år är just ekonomisk prognostisering.

På Wikipedia står det att Ordet prognos härleds från grekiskans pro = förut och gnosis = kunskap och betecknar ett förutspått framtida händelseförlopp.

Närmaste relation till prognostisering är nog för oss alla väderleksrapporterna som hjälper oss förstå förutsättningar för aktiviteter i vår vardag. En härlig sommarkväll med planen inställd på grillmiddag kan lätt störas av ett indragande regnoväder. Vi kan inte ändra vädret men vi kan vara förberedda och ta med paraply. På så sätt kan prognostisering vara ett verktyg för att minska osäkerheten. 

Det finns vissa likheter mellan sådan prognostisering och ekonomisk prognostisering, men också en viktig skillnad i att den ekonomiska prognostiseringen faktiskt kan forma framtiden genom att ge rätt beslutsunderlag. Med hjälp av prognoser kan ekonomichefen bli en siare med prognosen som en kristallkula men där framtiden inte är statisk utan går att påverka.

För att dra ett verkligt exempel på detta ska jag här dela med mig av hur vi gjorde i våras när pandemin började påverka affärsvärlden i Sverige. Jag ställde mig frågan “Vad gör man som VD i detta läget?” Jo, man går in till ekonomichefen och frågar vad dom tänker kring läget och sen så googlar man lite. Jag hittade bland annat denna från BCG, en manual för hur man överlever en finansiell tsunami. 

I rapporten menar de att man skulle fokusera på styrkan i sin verksamhet, titta på scenarion, titta på sin likviditet, titta på offentliga program för stöd och sen genomför det du kommit fram till att du borde göra. Jag fastnade framförallt på delen om att fokusera på styrkan, men menade att denna metod kändes lite för generisk och ville göra något mer precist. Så här kommer den modell vi har använt oss av under den tid Corona (hittills?) påverkade oss som mest.

Vill du veta mer om hur du säkrar ett effektivt ekonomiarbete? Läs mer här

1. Formulera dina hypoteser

Vi skapade tre scenarion, ett basscenario som utgick från den data vi såg där och då, vi kan för enkelhetens skull säga att det skulle vara att minska affärerna med 60%. Därefter gjorde vi ett positivt och ett negativt scenario med 40 respektive 80% minskade affärer.

2. Definiera dina mätpunkter!

Tänk igenom vad man ska mäta för att veta om hypoteser stämmer och om man är på en positiv eller negativ avvikelse. Använd för att bekräfta eller ändra hypoteserna.

3. Beräkna konsekvensen

Beräkna och visualisera era scenarier. Vi ställde upp innevarande kvartal och beräknade sedan prognosen för kommande tre kvartal för respektive scenario. Vi gjorde också en likviditetsanalys för respektive scenario för att veta hur stora förändringar vi skulle behöva göra. 

4. Ta fram tänkbara åtgärder

Ingen är förberedd på att minska 60% av sina affärer, idéer på åtgärder är nästa steg. Vi listade 10 åtgärder och hur mycket pengar de skulle ge direkt, hur mycket de skulle ge totalt för 2020, när vi skulle vara tvungna att ta beslut om att genomföra åtgärden och hur snabbt åtgärden skulle ge effekt. Utöver det gjorde vi också viss bedömning över huruvida åtgärden skulle påverka kulturen i vårt bolag negativt om den genomfördes.

5. Välj åtgärder och visualisera

Prioritera åtgärderna, välj ut och visualisera effekten. Vi valde ut 5 vi skulle göra och markerade 3 som kanske. Vi uppdaterade vår graf över prognosen och visualiserade hur utfallet skulle bli med dessa åtgärder. Det hjälpte oss att veta hur många och vilka åtgärder som skulle få oss på rätt sida 0-strecket i likviditeten.

6. Driv verksamheten och uppdatera löpande (varannan vecka)

Därefter, det viktigaste, driv igenom förändringar och driv verksamheten vidare. Vi gjorde mer frekvent uppföljning för att hela tiden se effekten av vårt arbete.

Prognostiseringen hjälpte oss under pandemin att ta beslut och guidade oss framåt. För oss hamnade vi nära vårt positiva scenario - vilket gjorde att vi vågade sjösätta flera av våra tidigare påbörjade och planerade initiativ (såsom ett traineeprogram med 31 nya kollegor och en börsintroduktion). Använd data för att ta kontroll på det som går att ha kontroll över och för att undvika panikbeslut.  

Rätt verktyg gör jobbet enklare, Excel är ett fantastiskt verktyg för väldigt mycket, men inte optimalt för tre parallella prognosscenarion med mätpunkter som du uppdaterar varannan vecka...

Vill du veta mer om hur du säkrar ett effektivt ekonomiarbete?