Effektivisera ekonomiavdelningen

Ta nästa steg mot en enklare, effektivare och en roligare arbetsvardag med minskad manuell hantering. 

En modern ekonomiavdelning innefattar många delar och gäller allt från att hänga med i den senaste utvecklingen, digitalaisera arbetssätt och möjliggöra distansarbete. 

En effektiv ekonomiavdelning har många gånger kommit långt med moderniseringen och förstått att framtiden innebär automatisering, mindre manuellt arbete och effektivisering av processer.

På denna sida kan du hitta allt du kan tänkas behöva för att skapa en modern ekonomiavdelning.

Läs mer om affärssystem

 

 

1.

Vad är en modern ekonomiavdelning?

Dagens digitala revolution skapar möjligheter och tillfällen för ekonomiavdelningen att komma till sin fulla potential. Med ett agilt och framåttänkande arbetssätt tillsammans med rätt systemstöd kan ekonomiavdelningen helt fokusera på företagets strategi och ekonomiska hälsa. Dåtidens fokus på administration, identifiera kostnadsbesparingar, posta fakturor är ett minne blott och vi välkomnar den moderna värdeskapande ekonomiavdelningens tid.

Skapar värde

En modern ekonomiavdelning nyttjar dagens möjligheter till effektivisering och fokuserar på det värde som kan tillföras i organisationen. Det gäller att identifiera det som tillför faktiskt värde, etablera verktygen för att frigöra tiden och rikta om resurserna till dessa aktiviteter.

Har de stöd och förutsättningar som krävs

Stödet av digitalisering i olika processer ger den största möjligheten till att frigöra en stor del tid så att avdelningen ska kunna rikta sina resurser till företagets strategi och välmående. Genom digitala förändringar kan ekonomiavdelningen istället lägga tid på att analysera data och utgöra grunden för bättre strategiska beslut för företaget. Idag är en modern ekonomiavdelning en avgörande konkurrensfaktor och borde vara en självklar punkt i prioriteringslistan hos ledningen i alla framåtsträvande företag.

Prenumerera på ekonombloggen

42%
av en ekonomiavdelning kan helt ersättas av digitala processer, och

19%
kan automatiseras
till stor del 


2.

Produkter för en modern ekonomiavdelning

3.

Eliminera repetitiva arbetsuppgifter

Stansa, skriva ut eller rutinrapportera är ingenting som behöver ta upp er värdefulla tid. Det finns många saker som kan automatiseras utan manuell handpåläggning.

Prenumerera på ekonombloggen

 

Bokför inte standardrutiner

I en modern ekonomiavdelning läses fakturor och verifikat automatiskt in i huvudboken efter de rutiner och regler som angetts till systemet. Personalen slipper manuellt skapa verifikat, kundfakturor eller leverantörsfakturor och bokföra dessa in i systemet.

Inga mer rutinrapporter

En viktig del i moderna lösningarna är att rutinmässiga rapporteringar sker automatiskt av systemet till angivna intressenter. Exempelvis rapporter till VD eller styrelse. Samtidigt som ekonomiavdelningen kan fokusera på att analysera verksamheten för att se var det finns möjligheter och utmaningar.

Prenumerera på ekonombloggen

Leverantörsreskontra

Ekonomiavdelningen ska kunna göra allting med ett klick eller två. En modern lösning för betalningar innebär att betalningsförslag kommer upp direkt i systemet för godkännande
och som automatiskt sedan överförs till banken och betalas av banken på förfallodagen. När betalningen är gjord överförs samma information tillbaka till leverantörsreskontra och betalningen bokförs med automatik.

Kundreskontra

Så fort kundfakturan är betald till banken så syns detta i systemet. Inbetalmningen bokförs per automatik och matchas mot aktuell kundfaktura i systemet. Ekonomiavdelningen ska inte behöva ladda ner och ladda upp filer mellan system och banken.

Prenumerera på ekonombloggen

Automatisk kontering, utskick och betalning

Den moderna ekonomiavdelningen konterar fakturor automatiskt baserat på förutsatta regler utefter verksamheten. Automatisk kontering sparar tid och tar bort den mänskliga faktorn. Personalen behöver inte skapa en kundfaktura och kontera den mot rätt intäktskonto, för att hitta rätt kostnadsställe. De behöver heller inte skicka ut en faktura till kunden, allt kan ske automatiskt efter kontrollerade regler. När det beslutats att en faktura är klar skickas den per automatik till en så kallad fakturaväxel, som i sin tur skickar fakturan i det formatet som kunden önskar att ta emot den. Den moderna ekonomiavdelningen behöver därför inte manuellt kontrollera vilka kunder som ska ha e-faktura, pdf eller liknande. Förutom att manuella arbetsuppgifter försvinner ger det underlag för bättre data som kan användas för att enkelt analysera betalningsstatus och kundrelationer.

Prenumerera på ekonombloggen

Smidig hantering av leverantörsfakturor vid inköp

Den moderna ekonomiavdelningen är touchless. Touchless mäts i procent och är den andel av varufakturorna som går rakt igenom systemet utan manuell verifiering eller handpåläggning. Faktura-raderna identifieras automatiskt och matchas mot raderna på inköpsordern. Systemet verifierar att det är rätt artiklar på fakturan, att antalet stämmer och att priset är det samma som står på inköpsordern. Varje verksamhet unik och det finns möjlighet att bestämma sin egen touchless-grad. Exempelvis sätta regler för beloppsgräns eller ha en sista manuell check innan fakturorna betalas. En modern lösning för fakturamottagning innebär att ekonomiavdelningen slipper jaga attestanter, gå igenom inköpsordrar och matcha dem mot fakturan. Manuella steg kan tas bort och risken för fel minskar markant.

Prenumerera på ekonombloggen

4.

Effektivisera bokslut

Löpande bokslut innebär att månaden kan stängas utan övertid och missade deadlines. Det är allt vanligare att ekonomiavdelningar får tätare och tuffare deadlines av koncern eller företagsledning, som ofta vill att levreskontra och kundreskontra ska vara stängda kort inpå månadsbrytet. En förutsättning för att detta ska vara möjligt att genomföra är ett modernt systemstöd.

1. Skapa löpande bokslut

Det moderna sättet att hantera månadsbokslut eller årsbokslut är att den sker löpande. Normalt är det väldigt många saker som måste falla på plats innan ett bokslut kan genomföras. Men den moderna ekonomiavdelningen kan göra bokslut med ett knapp-tryck. En viktig del i detta är automatiserade periodiseringar och avskrivningar i ert anlägginsgregister samt automatiska konteringar. Dessa gör att ni kan stänga bokslutet då det mesta av jobbet är gjort.

2. Gör bokslut i förtid

Det finns även möjlighet att rapportera resultatet extra tidigt i månaden innan organisationen har
godkänt alla fakturor. I moderna system går det att löpande boka upp preliminära kostnader för fakturor som ligger ute för attest, vilket sedan per automatik reverserar när fakturan slutbokas.

3. Smidig momsrapportering

Momsrapportering är ett av de moment som sker kontinuerligt, ofta varje månad. Moderna ekonomisystem plockar enkelt ut en momsrapport när den behövs. Rapporten kontrollräknas och registreras sedan hos skatteverket via fil. Ekonomisystemets möjlighet att felsöka de eventuella differenser som uppkommer i momsrapporten är vad som skiljer ett modernt och välfungerande ekonomisystem mot ett mer förlegat.

5.

Analys, budget och prognostisering

Moderna ekonomiavdelningar och företag använder budget och analys som ett viktigt strategiskt verktyg i företagets verksamhet. Analys är inte en engångshändelse vid budgetårets slut som enbart analyserar nyckeltal som är viktiga för ekonomen. Den moderna ekonomiavdelningen har insett vikten av att analys och budget är en naturlig del av hela organisationens strategiska mål, där varje beslutsfattare ansvarar för både budget och nyckeltal för sin del av verksamheten.

Ladda ner guiden

 

Test: Så modern är er ekonomiavdelning

Vill du veta hur modern er ekonomiavdelning är? Svara på 10 frågor och få reda hur digitala ni är.
Testet är baserat på Vismas Digitaliseringsindex.

TESTA DIN EKONOMIAVDELNING
quotesign

Vi är mest nöjda med hela flödet i systemutvecklingen, våra gemensamma rutiner, att vi jobbar mer lika och enhetligt samt att vi integrerat allt mot Visma Business.

Emely Enocson, Projektledare Liseberg Liseberg
Se case

 

Den Moderna Ekonomiavdelningen

Läs guiden som sammanfattar den moderna ekonomiavdelningen inom: 

  1. Repetitiva uppgifter 
  2. Bokslut
  3. Analys och budget
  4. Skaffa beredskap för flexibilitet
  5. Detta krävs av ekonomiavdelningen

Ladda ner guiden

Kontakta mig om en effektiv ekonomiavdelning

Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig - eller kontakta vår expert direkt!

Linnea Pålsson
Linnea Pålsson

Affärsutveckling, 076-138 98 36