Elin Berggren
Elin Berggren
kontakta mig

Vad är E-faktura?

Vad är E-faktura?

E-faktura är just nu ett hett tema på marknaden när det kommer till fakturahantering och många ställer sig frågan, vad är det egentligen och hur fungerar det? I detta blogginlägg förklarar vi vad e-faktura är, fördelar med e-faktura, hur det fungerar och vad som krävs för att kunna jobba med det. 

Vad är E-faktura?

E-faktura innebär att en faktura skickas helt elektroniskt, till skillnad från till exempel en PDF eller ett inskannat papper. E-faktura, även ibland kallat för EDI-faktura (Electronic data interchange), gör det möjligt att föra över information mellan avsändare och mottagare, på ett strukturerat sätt och i ett gemensamt format, direkt in i mottagarens ekonomisystem. Detta innebär att man inte behöver ha en tolkningsprogramvara för att tolka en bild och extrahera information, utan fakturorna går rakt ut i arbetsflödet med redan perfekt strukturerad information. Man frångår helt enkelt det traditionella sättet att hantera fakturor och kortar ner flödet för sin hantering av leverantörsfakturor.

Se webinaret om e-faktura


Varför E-faktura?

Alla jobbar inte med E-faktura idag, men det blir allt vanligare att företag både fakturerar med e-faktura och tar emot sina leverantörsfakturor som e-faktura. Dessutom finns det lagar i Sverige och rekommendationer från både Svenska myndigheter och EU-kommissionen som pekar på att allt fler kommer behöva anpassa sig till att arbeta med formatet e-faktura. Även om en sådan förändring kan kännas stor och främmande, så finns det en hel del fördelar med att jobba med e-faktura. Nedan listar vi ett par stycken: 

- Det är mer tillförlitligt: Då information läses in elektroniskt minskas risken för handhavandefel som kan uppstå vid manuell inmatning. 
- Mer effektivt: Ni slipper läsa in fakturan manuellt och mata in fakturauppgifter själva, och fakturorna blir därför lättare att administrera.
- Digital arkivering: Ni slipper pappershantering och fysisk arkivering av papper
- Ökad spårbarhet: Med hjälp av digital arkivering blir det enklare att spåra och söka efter fakturorna i efterhand
- Ökad likviditet: Snabbare och säkrare hantering av fakturor leder till snabbare och mer korrekta betalningar 
- Snällt mot miljön: Att arbeta med e-faktura är ett av de enklaste sätten för verksamheter att bli mer hållbara eftersom man minskar användandet (och skickandet) av papper. Detta innebär i sin tur att vi minskar den negativa inverkan som processen för pappersfakturor annars har på skog och koldioxidutsläpp. 

Så fungerar E-faktura

När våra kunder ska komma i gång med e-faktura tar de normalt sett hjälp av oss som systemleverantör och en e-fakturapartner (VAN-leverantörer). Tillsammans hjälps vi sedan åt att implementera överföringen av e-fakturor till det ekonomi/fakturahanteringssystem som kunden nyttjar. 

Läs mer om modern fakturahantering här


Informationen på fakturan finns alltid på samma ställe på en e-faktura. E-fakturan är en XML-fil som konverteras till rätt format och skickas in till ekonomisystemet eller fakturahanteringssystemet. Mappningen av informationen på fakturan sköts antingen av VAN-operatören eller er leverantör av ekonomi- eller fakturahanteringssystem. 

Flera VAN-operatörer tillhandahåller även en valideringstjänst. Detta innebär att ni har möjlighet att säkra att ni får den informationen ni önskar motta på fakturorna, samt att informationen står på rätt ställe på fakturan. Valideringen skickar då tillbaka fakturan till er leverantör för korrigering, om information skulle vara felaktig/saknas, innan ni mottar fakturan. 

Vad krävs för att kunna jobba med E-faktura?

För att kunna motta (och skicka) e-fakturor behöver man vara en del av ett e-faktura nätverk och det absolut vanligaste nätverket är PEPPOL. 

PEPPOL är ett standardiserat nätverk för att utbyta elektroniska dokument inom och över EU:s gränser. En leverantör som har en PEPPOL-accesspunkt kan alltid skicka e-fakturor till andra leverantörer som också har en PEPPOL access-punkt.

PEPPOL används i 31 länder i Europa plus Australien, Kanada, Nya Zeeland, Singapore och USA med PEPPOL-myndigheter placerade i 15 länder.

 

Läs mer om fakturahantering

 

Vill du prata med en expert om e-faktura? Kontakta oss längst ner på sidan! 

 

Kontakta skribenten

Elin Berggren
Elin Berggren