Effektiva processer för bygg & entreprenad

Ta nästa steg mot en mer digital arbetsvardag inom bygg & entreprenad.

Byggbranschen har ofta olika utmaningar för de olika avdelningarna och deras uppdrag. Personalen i fält kräver andra lösningar än de som sitter med administration på huvudkontet.

Idag finns det helhetslösningar som ger samtliga anställda det stöd de behöver, samtidigt som ledningen kan få en helhetsbild av hur det går uppdaterad i realtid. När allt fler på bolaget arbetar i samma plattform blir inte bara allas jobb enklare, det skapar en mycket bättre bild av hur företaget mår och vilka strategier som behöver implementeras.

På denna sida kan du hitta allt du kan tänkas behöva för att effektivisera & digitalisera ert företag i bygg och entreprenadbranschen. För att göra er vardag effektivare och roligare.

Läs mer om projekthantering

 

1.

DIGITALISERINGSMÖJLIGHETER FÖR BYGG & ENTREPRENADBOLAG

 

Nedan har vi samlat några av de digitaliseringsmöjligheter som idag är möjliga inom området för bygg och entreprenad. 

De flesta företagen inom bygg-, mark- och entreprenadbranschen räknar på sina projekt i ett kalkylprogram. När kalkylen är genomförd utgör den oftast grunden i en offert, vilket resulterar i ett avtal om kunden accepterar. Kalkylen som ligger bakom avtalet kallas anbudskalkyl och utgör sedan budgeten i projektet. 

Med rätt systemstöd kan ni under projektets gång importera data in till projekthanteringssystemet, såsom arbetade timmar, använt material och leverantörsfakturor. Dessa utgör indata till prognoser som tas fram. Prognoserna är viktiga eftersom de hjälper projektledaren att ta pulsen på projektet för att kunna se hur projektet mår. Det viktigaste för många är dock att kunna hålla isär olika kostnader och intäkter på projektets grundåtagande, likt ÄTA som uppstår under projektets gång.

Projektuppföljning är en central del i entreprenadbranschen för att hålla koll på om ett projekt blir lönsamt eller ej. Ett företag kan ju inte överleva med olönsamma projekt i längden.  

Så hur gör vi då för att hålla koll på lönsamheten i ett projekt? 

Allt utgår så klart ifrån kostnader och intäkter. Kostnader uppkommer genom leverantörsfakturor från exempelvis UE och inköpt material. Dessutom är det viktigt att räkna med kostnaden från egen personal i form av nedlagd tid på projektet. Utöver detta brukar man även räkna med kostnader från eget material och maskiner. 

På intäktssidan finns vidarefakturering av leverantörsfakturor, samt fakturering av nedlagd tid och använda maskiner genom löpande räkning. Det är även vanligt med fastprisprojekt där ett pris bestämts med kunden på förhand. Till projektet tillkommer allt som oftast ÄTA, som kan faktureras antingen separat eller tillsammans med projektets grundåtagande.

Till hjälp för att följa upp projekt har vi identifierat 3 nyckeltal som används flitigt i branschen. Den första av dessa är budget vs prognos, som innebär att man utgår från en projektkalkyl som uppdateras med verklig data i prognoserna. Nästa nyckeltal är vad som är fakturerbart, där systemet får räkna ut hur mycket som kan faktureras på ett projekt baserat på nedlagd tid, det vill säga färdigställandegrad. Det sista nyckeltalet är täckningsgrad, som visar om ett projekt går med vinst eller ej. Täckningsgraden är helt enkelt vinsten dividerat med kostnaden.

Med rätt systemstöd för administration inom bygg och entreprenad kan ni enkelt följa upp era projekt med dessa nyckeltal. 

I bygg- och entreprenadbranschen är ÄTA ett vanligt begrepp. Det står som bekant för Ändringar, Tillägg och Avvikelser och är viktigt att fånga upp för att få en bra lönsamhet i projektet. 

Ofta uppstår dessa ute i fält och därför är det viktigt att kunna registrera ÄTA i mobilen. Dessutom är det viktigt för projektekonomin att tidsrapportering och leverantörsfakturor kan registreras på en specifik ÄTA istället för på projektets grundåtagande. Detta är särskilt viktigt när man arbetar med fastprisprojekt eftersom intäkter från ÄTor då innebär vinst på sista raden. 

Med rätt systemstöd kan ÄTA faktureras såväl löpande som på fastpris. De kan samfaktureras med projektet eller separat. Om ni önskar kan man skicka med bilagor. 

Kundfakturering är kanske den mest centrala funktionen när man driver ett bolag. Om man är duktig på sin kundfakturering kan man nå såväl god lönsamhet som likviditet.

Inom bygg- och entreprenadbranschen har vi identifierat 4 olika typer av fakturering som ert systemstöd behöver ta hand om:

Den första är löpande räkning, som innebär att rapporterad tid, material, maskiner och inkomna leverantörsfakturor summeras på en kundfaktura. Här är det viktigt att man har bra indata, där tidrapportering i mobilen är till stor hjälp.

Den andra typen av fakturering är fastpris, där man helt enkelt har kommit överens om ett pris med kunden innan jobbet utförs. Denna typ av fakturering är hyfsat enkel eftersom den enbart innebär att överenskommet belopp ska stå på fakturan.

Sedan har vi á conto-fakturering som innebär att fakturering sker enligt en lyftplan, där exempelvis 10 % faktureras i början av projektet och sedan ytterligare 20 % efter vissa slutförda moment, och så vidare. Slutligen finns ÄTA-fakturering som innebär att de ÄTor som rapporterats in från fältet faktureras, antingen löpande eller till fastpris.

För att ÄTA-fakturering ska fungera på ett smidigt sätt är det viktigt att man har systemstöd som möjliggör tidsrapportering och leverantörsfakturakontering på ÄTA-nivå.


Fakturaväxel

När underlaget till kundfakturan är klar så ska fakturan skickas ut. För många företag är det en administrativ börda att behöva hålla koll på hur kunden ska ta emot en kundfaktura. Då väljer företag istället att koppla på en så kallad “fakturaväxel” som håller koll på hur fakturan ska skickas. Det blir allt mer vanligt att skicka en så kallad “e-faktura” i XML format och i April 2019 blev det lagstadgat att offentlig sektor måste ta emot fakturor som en “e-faktura”. 

Om fakturaväxeln inte kan skicka en e-faktura till mottagaren, då skickas istället en PDF-faktura och skulle fakturanätverket inte ha en mailadress att skicka iväg fakturan till då postas istället en vanlig brevfaktura till kunden.

Fördelen med en fakturaväxel är att ni slipper att administrera fakturorna då en separat aktör gör jobbet åt er! 

 

Hjärtat i verksamheten för många företag inom bygg- och entreprenadbranschen är tidrapporteringen. Här finns många olika lösningar bland de företag som vi stöter på, allt ifrån tidslappar till microsoft excel och även olika typer av appar i mobiltelefonerna. För de som använder papper och penna finns det en stor kostnad i manuell hantering, eftersom dessa ska tolkas av en administratör och sedan matas in i ett system. De som använder en app i sin mobiltelefon har en fördel eftersom det innebär att informationen kommer in direkt till kontoret. Här finns dock olika lösningar, där vi har sett att det är viktigt att tidrapporteringen är enkel för yrkesarbetaren och det är dessutom en stor fördel om yrkesarbetaren kan välja om han eller hon ska rapportera på projektets grundåtagande eller på en ÄTA.

Tidrapporteringen bör sedan vara kopplad till löpande fakturering, projektuppföljning och till ert löneprogram. I projektuppföljningen används schablonkostnader på rapporterade timmar för att kostnaderna ska vara aktuella i realtid. Idag finns det färdiga kopplingar till en mängd olika lönesystem där ni enkelt kan hämta ut en fil från systemstödet som laddas in i lönesystemet. 

Vi har bland annat en kund som tidigare la 4-5 dagar i månaden på lönehantering som idag endast lägger cirka 15 minuter.

När man har mycket artiklar är det viktigt att hantera dem i prislistor. Med artiklar avser vi inrapporterad tid, maskiner och material som både kan debiteras vidare till kund och räknas som en kostnad internt. Det är viktigt att kunna importera och uppdatera sina prislistor. 

Hos våra kunder används standardpriser, kundspecifika priser projektspecifika priser och ramavtal. Det går även att sätta rabatt eller påslag direkt på kunden. Leverantörsfakturor kan i systemstödet märkas med påslag baserat på projekt eller kund. På så vis kan alla typer av prissättningar hanteras på ett enkelt sätt.

Inom bygg- och entreprenadbranschen finns det krav på olika typer av dokumentation. Detta är något som tar mycket tid och som ofta är krångligt om det ska hanteras manuellt. Våra kunder har löst det genom att ha dokumenten kopplade till projekten i sitt projektverktyg. Genom att deras utforskare är direktkopplad till systemet sker uppdateringen i realtid så att dokumenten kommer ut till mobilerna på fältet. 

Om företaget är BF9K-certifierade finns det krav på att en mängd dokument ska fyllas i med projektledare, arbetsplats och så vidare. Med rätt systemstöd kan dessa dokument fyllas i per automatik baserat på grunddata i systemet. Detta sparar väldigt mycket tid som kan läggas på mer värdeskapande aktiviteter.


2.

Systemstöd för bygg & entreprenad

Vi erbjuder allt ni behöver för den dagliga administrationen i byggbranchen. Komplett mobilanpassat verktyg för personalen i fält innebär daglig återrapportering av tid, arbetsorder, resor, material och dagbok - ni vet dag för dag vad som händer ute. Tillsammans med affärssystemet Visma.net skapas ett skräddarsytt, molnbaserat, affärssystem som saknar konkurrens på marknaden, och pratar med era övriga system för en komplett lösning.

3.

Ett systemstöd för hela verksamheten

 

Dagens användare förväntar sig att kunna använda alla sina applikationer i mobilen och på surfplattan. Var som helst och när som helst, utan begränsningar. Det ska göra deras jobb enklare och roligare.

Med personal i fält är detta extra viktigt även för hela företaget. Nya nivåer av effektivitet uppnås genom god planering och minimal administration. Kvalitet försäkras genom tydliga arbetsinstruktioner och rätt information tillgänglig där och när den behövs. Dessutom ger det data som kan analyseras för att se saker som arbetsbelastning, lönsamhet och resursbehov.

I den här delen går vi igenom hur byggföretag tjänar på digitala hjälpmedel på samtliga nivåer inom organisationen. Vilket även skapar synergieffekter till företaget på övergripande nivå.

Fältarbetaren


I byggföretag arbetar de allra flesta anställda ute i fält och är experter inom olika områden. De vill fokusera på sitt hantverk, inte administration och redogörelser. Kanske kan de tänka sig att fylla i sin tid och arbete samt godkänna en faktura eller två via sina mobiler. Funktionen de fyller och Informationen kring deras arbete är en väsentlig grund i företaget, och en viktig pusselbit för att kunna analysera, följa upp och förbättra verksamheten.

Byggdagbok, tidrapportering & checklistor

Med ett systemstöd för byggföretag kan fältarbetarna använda en enkel app där de rapporterar tid på projekt. Förutom att rapportera sin närvarotid kan de givetvis även rapportera frånvaro. Dessutom finns byggdagbok som en modul i appen, tillsammans med checklistor såsom egenkontroller. Checklistorna kan designas efter det behov som finns ute i fält.

Tiderna attesteras av närmaste chef och överförs sedan både till ekonomisystem och lönesystem. Tiderna landar alltså i ekonomisystemet och belastar projekten redan när de attesteras och man behöver då inte invänta lönekörningen för att se kostnaden på projektet. Det finns även möjlighet att se semestersaldo direkt i appen. Här kan man även göra en ledighetsansökan och få den attesterad.

Projekt & arbetsledning

Har ofta ekonomiskt ansvar över projekten, men de har inte alltid vanan att navigera i ett ekonomisystem. Dock är de ofta ansvariga för för olika delar i verksamheten och vill ha en överblicksvy med möjligheten att djupdyka i detaljer om något inte verkar stämma.

Kalkyl budget och prognoser - allt i ett system

Genom att ha ett modernt systemstöd designat för branschen är det möjligt att få in all den information som krävs på ett och samma ställe, mycket tack vare de anställda som rapporterat in via sina mobiler, men även via övriga system. Samtidigt behöver fokus inte ligga på extra administration från huvudkontorets ekonomiavdelning, utan på deras projekt.

Implementering av ett system utanför ekonomisystemet hämtar all projektdata från huvudboken och möjliggör för projektledarna att importera kalkyl och skapa ÄTA direkt i systemet. Eftersom alla upparbetade kostnader och intäkter finns tillgängligt tillsammans med produktionskalkylen kan projektledarna enkelt göra sina prognoser. Detta gör att projektledarna kan hålla koll på hur projekten går i realtid utan att gå in i ekonomisystemet.

I systemet kan projektledaren se hur mycket tid som lagts på olika moment, vilka ÄTA som adderats och vad som finns kvar innan projektet står färdigt. Genom att ha ett enkelt system går det enkelt att borra sig ner på lägsta detaljnivån, till en övergripande blick på helheten. Exempelvis kan de se var denna “500 000 kr avvikelse” har belastat projektet. Var det detta ÄTA, eller den nya maskinen som köptes in till ett annat projekt, eller kanske den oförutsedda bergknallen som behövdes sprängas bort.

Ledning och ekonomiavdelningen

Ekonomiavdelningen vill kunna skapa sig en övergripande bild av hela företaget och se till att allt blir rätt gjort. Det kan handla om att ta emot leverantörsfakturor, kundfakturor, och kunna bokföra detta. Ekonomiavdelningen vill undvika behovet av att jaga in rätt attest för att kunna göra rättvisande rapporter, eller för att veta om fakturan stämmer med inköpsordern för det angivna projektet.behövdes sprängas bort.

Kalkyl budget & prognoser i ett system

När prognoserna görs i ett system anpassat för projektledare får hela företaget ett gemensamt arbetssätt och transparens. Detta sparar mycket tid och ledning samt ekonomiavdelning kan känna sig trygga i att siffrorna stämmer. Då många byggföretag arbetar projektbaserat är det viktigt att ta fram successiv vinstavräkning. Detta är något som kan vara komplext och kräva mycket administrativ tid. Med rätt systemstöd är det enkelt att ta fram en successiv vinstavräkning i projekthanteringssystemet eftersom prognoserna görs där. Eftersom all data finns i ett och samma system är det enkelt att ta fram en likviditetsprognosen både på projektnivå och bolagsnivå.

Effektiv hantering av leveransfakturor

Med ett system för leverantörsfakturorna komma in direkt till systemet, oavsett fakturaformat. Systemet kan dessutom lära sig hur vissa fakturor brukar konteras, för att sedan skicka ut det till rätt attestanter, exempelvis till den som äger projektet och ska godkänna fakturan. Detta gör alltså systemet åt ekonomiavdelningen. Systemet kan till och med påminna projektledaren att det finns attest att utföra innan ett visst datum och de kan göra det via mobilen med ett knapptryck.

Enklare bokföring

Med ett system för leverantörsfakturorna komma in direkt till systemet, oavsett fakturaformat. Systemet kan dessutom lära sig hur vissa fakturor brukar konteras, för att sedan skicka ut det till rätt attestanter, exempelvis till den som äger projektet och ska godkänna fakturan. Detta gör alltså systemet åt ekonomiavdelningen. Systemet kan till och med påminna projektledaren att det finns attest att utföra innan ett visst datum och de kan göra det via mobilen med ett knapptryck.

4.

Systemintegrationer för bygg och entreprenad

För system specialiserade för entreprenad & bygg är det oftast viktigt med integration mot era affärs- eller ekonomisystem.

På Exsitec hjälper vi er på resan från ett spretigt integrationslandskap med högt personberoende till en flexibel och mer framtidssäker lösning. Vi hjälper er hela vägen från verksamhetens behov till utveckling och installation. Dessutom hjälper vi er med en aktiv förvaltning där ytterligare möjligheter prioriteras och tas tillvara.

Läs mer om våra integrationsmöjligheter

Effektiv systemkombination för Mark och Energibyggarna 

Koncernen Mark & Energibyggarna i Göteborg AB är en framgångsrik aktör inom anläggningsbyggnation i Göteborgsområdet med omnejd. Verksamheten arbetar bland annat med infrastruktur, gas, fjärrvärme, vatten och avlopp. I dagsläget har företaget ett 60-tal medarbetare och omsätter ungefär 1 miljard kronor.

Med avsaknaden av ett informationsflöde mellan olika avdelningar fanns ett behov hos hos Mark & Energibyggarna av en ny effektiv systemlösning. Genom en kombination av systemen Visma.net, MediusFlow & Tracked har Mark och Energibyggarna idag större kontroll på sin verksamhet och ett effektivtare arbetssätt.

Läs mer om caset här

 

quotesign

Nu slipper vi journalföringen vilket innebär att vi hela tiden ser om något blir fel. Systemen är alltid uppdaterade vilket gör att vi kan arbeta proaktivt istället för reaktivt. Systemen är så oerhört enkla för verksamheten att förstå och ta till sig

Catharina Andersson, CFO Mark- & Energibyggarna
Se case

 

Kontroll och insikt
för byggföretag -
från fält till ledning

I den här guiden kan du läsa mer om hur byggföretag kan tjäna på digitala hjälpmedel på samtliga nivåer inom organisationen. Detta kan leda till synergieffekter till företaget på övergripande nivå.

Till guiden

Kontakta mig om effektivisering inom bygg och entreprenad

Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig - eller kontakta vår expert direkt!

Daniel Grundh
Daniel Grundh

Affärsutveckling, 076-761 61 15