Mark & Energibyggarna får effektiv systemkombination för byggbranschen

Med avsaknaden av ett informationsflöde mellan olika avdelningar fanns ett behov hos hos
Mark & Energibyggarna av en ny effektiv systemlösning. Genom en kombination av systemen Visma.net, MediusFlow & Tracked har Mark och Energibyggarna idag större kontroll på sin verksamhet och ett effektivtare arbetssätt.

Koncernen Mark & Energibyggarna i Göteborg AB är en framgångsrik aktör inom anläggningsbyggnation i Göteborgsområdet med omnejd. Verksamheten arbetar bland annat med infrastruktur, gas, fjärrvärme, vatten och avlopp. I dagsläget har företaget ett 60-tal medarbetare och omsätter ungefär 1 miljard kronor.

“Vi hade vuxit ur vårt gamla arbetssätt . Tidigare fanns det inte ett flöde med all information mellan avdelningar och vi blev tvungna att vara mer effektiva och skapa bättre kontroll.” - Catharina Andersson, CFO

Ökad administration satte käppar i hjulet

Mark & Energibyggarnas tillväxt och behovet att hålla tempo kring administrationen ökade. Mycket verksamhetskritisk information behövde skickas mellan alla olika avdelningar vilket skapade en mängd manuellt arbete. Anställda som arbetar i fält fick vänta länge på ekonomiavdelningen för att få resultaten för sina projekt och situationen blev allt mer ohållbar.

“Alla dessa journalföringar tog tid. Produktionen fick hela tiden vänta på sitt resultat. Samtidigt fick vi vänta länge innan vi kunde se huruvida projekt var lönsamma eller inte. Det var svårt att bilda sig en överblick över verksamheten och lönsamheten” - Catharina Andersson, CFO

På liknande sätt fick ekonomiavdelningen i sin tur vänta länge för att få in all information från produktionssidan, bland annat kring attestering av fakturor. Det var svårt att skaffa sig kontroll över projekten och det uppstod en trögrörlighet mellan avdelningarna. Fel tog lång tid att korrigera och det var ibland svårt att upptäcka misstagen i tid.

Kombinationslösning möjliggör automation för hela organisationen

Mark & Energibyggarna vände sig till Exsitec som leverantör av moderna molnbaserade system där erbjudandet matchade företagets unika behov. Den nya lösningen och arbetssättet innebär system som pratar med varandra hela vägen från projektnivå till ekonomi vilket innebär att alla får tillgång till den information som krävs för verksamhetens alla områden. 

“En väldigt bra sak är att vi automatiserar rutiner. Om en kollega missar något i sina rutiner har vi angett att systemet ska göra det istället. På så sätt har vi både kontroll och minskar det mänskliga felandet” - Catharina Andersson, CFO

Smidig betalning & fakturering

Lösningen innebär affärssystemet Visma.net för ekonomifunktionen där betalningar skickas iväg med ett klick och rapporteras tillbaka för bokföring och fakturabokning, helt per automatik. Fakturahanteringen automatiseras med hjälp av MediusFlow som säkerställer att alla fakturor tolkas, behandlas och attesteras på rätt sätt.

Projekthantering för branschen

Hanteringen av ÄTA, projekt, prognoser och utfall hanteras i det branschspecifika systemet Tracked. Systemet möjliggör för projektledarna att importera kalkyler och skapa ÄTA direkt i systemet. Eftersom alla upparbetade kostnader och intäkter finns tillgängliga tillsammans med produktionskalkylen går det enkelt att skapa prognoser. Detta möjliggör för projektledarna att hålla koll på hur projekten går i realtid utan att gå in i ekonomisystemet. Tack vara den nya lösningen får verksamheten löpande insikt kring hur det går för hela organisationen.

“Nu slipper vi journalföringen vilket innebär att vi hela tiden ser om något blir fel. Systemen är alltid uppdaterade vilket gör att vi kan arbeta proaktivt istället för reaktivt. Systemen är så oerhört enkla för verksamheten att förstå och ta till sig” -  Catharina Andersson, CFO

Successiv vinstavräkning

Med hjälp av moderna IT-stöd och effektiva flöden kan Mark & Energibyggarna nu använda successiv vinstavräkning (SVA) på ett fördelaktigt sätt. Branschens specifika utmaningar kring fluktuationer i kassaflöde med betalplaner och betalningar i olika skeden underlättas också i och med de nya förändringarna. 

“Preliminärbokningen sker direkt till resultaträkningen. Varje morgon så går jag in och tittar i systemet, för att se hur verksamheten mår. Hittar jag några avvikelser kan jag dyka ner och leta reda på anledningarna.” - Catharina Andersson, CFO

.

Lär känna oss som arbetar på Exsitec - våra konsulter berättar om lösningen för Liseberg