Mark & Energibyggarna får effektiv systemkombination för byggbranschen

Koncernen Mark & Energibyggarna (del av Eleda) i Göteborg AB är en framgångsrik aktör inom anläggningsbyggnation i Göteborgsområdet med omnejd. Verksamheten arbetar bland annat med infrastruktur, gas, fjärrvärme, vatten och avlopp. I dagsläget har företaget ett 60-tal medarbetare och omsätter ungefär 1 miljard kronor.

Med avsaknaden av ett informationsflöde mellan olika avdelningar fanns ett behov hos hos Mark & Energibyggarna av en ny effektiv systemlösning. Genom en kombination av systemen Visma.net, Medius AP Automation & Tracked har Mark och Energibyggarna idag större kontroll på sin verksamhet och ett effektivare arbetssätt.

Ökad administration satte käppar i hjulet

Mark & Energibyggarnas tillväxt och behovet att hålla tempo kring administrationen ökade. Mycket verksamhetskritisk information behövde skickas mellan alla olika avdelningar vilket skapade en mängd manuellt arbete. Anställda som arbetar i fält fick vänta länge på ekonomiavdelningen för att få resultaten för sina projekt och situationen blev allt mer ohållbar.

“Vi hade vuxit ur vårt gamla arbetssätt . Tidigare fanns det inte ett flöde med all information mellan avdelningar och vi blev tvungna att vara mer effektiva och skapa bättre kontroll.”

- Catharina Andersson, CFO

På liknande sätt fick ekonomiavdelningen i sin tur vänta länge för att få in all information från produktionssidan, bland annat kring attestering av fakturor. Det var svårt att skaffa sig kontroll över projekten och det uppstod en trögrörlighet mellan avdelningarna. Fel tog lång tid att korrigera och det var ibland svårt att upptäcka misstagen i tid.

“Alla dessa journalföringar tog tid. Produktionen fick hela tiden vänta på sitt resultat. Samtidigt fick vi vänta länge innan vi kunde se huruvida projekt var lönsamma eller inte. Det var svårt att bilda sig en överblick över verksamheten och lönsamheten” 

- Catharina Andersson, CFO

Kombinationslösning möjliggör automation för hela organisationen

Mark & Energibyggarna vände sig till Exsitec som leverantör av moderna molnbaserade system där erbjudandet matchade företagets unika behov. Den nya lösningen och arbetssättet innebär system som pratar med varandra hela vägen från projektnivå till ekonomi vilket innebär att alla får tillgång till den information som krävs för verksamhetens alla områden. 

“En väldigt bra sak är att vi automatiserar rutiner. Om en kollega missar något i sina rutiner har vi angett att systemet ska göra det istället. På så sätt har vi både kontroll och minskar det mänskliga felandet”

- Catharina Andersson, CFO

Smidig betalning & fakturering

Lösningen innebär affärssystemet Visma.net för ekonomifunktionen där betalningar skickas iväg med ett klick och rapporteras tillbaka för bokföring och fakturabokning, helt per automatik. Fakturahanteringen automatiseras med hjälp av Medius AP Automation som säkerställer att alla fakturor tolkas, behandlas och attesteras på rätt sätt. Fakturahanteringen automatiseras med hjälp av Medius AP Automation som säkerställer att alla fakturor tolkas, behandlas och attesteras på rätt sätt. I den tjänsten ingår InExchange toolbox som öppnar för alla leverantörer att skicka elektroniska fakturor oavsett vilken fakturalösning de sitter med. Utgående fakturor sköts i affärssystemet Visma.net. De positiva effekter som Mark och Energibyggarna upplevt i och med digitaliseringen av faktureringen gör att CFO Catharina Andersson rekommenderar alla som kan att övergå till elektronisk fakturering. Hon menar att det sparar både tid och förenklar vardagen.

"Vi har en uppsättning och ett flöde som vi vet fungerar för vår verksamhet. Därmed blir det enkelt. Vi vet exakt vad vi ska göra."

- Catharina Andersson, CFO

Projekthantering för branschen

Hanteringen av ÄTA, projekt, prognoser och utfall hanteras i det branschspecifika systemet Tracked. Systemet möjliggör för projektledarna att importera kalkyler och skapa ÄTA direkt i systemet. Eftersom alla upparbetade kostnader och intäkter finns tillgängliga tillsammans med produktionskalkylen går det enkelt att skapa prognoser. Detta möjliggör för projektledarna att hålla koll på hur projekten går i realtid utan att gå in i ekonomisystemet. Tack vara den nya lösningen får verksamheten löpande insikt kring hur det går för hela organisationen.

“Nu slipper vi journalföringen vilket innebär att vi hela tiden ser om något blir fel. Systemen är alltid uppdaterade vilket gör att vi kan arbeta proaktivt istället för reaktivt. Systemen är så oerhört enkla för verksamheten att förstå och ta till sig”

-  Catharina Andersson, CFO

CFO Catharina Andersson har nu jobbat med Tracked under drygt fyra år, och ser systemet som en lika självklar som viktig del av hennes arbetsdag. Utöver en effektiviserad verksamhet ger Tracked även en spegelbild av hur bolaget mår.

"Det första jag gör på morgonen är att öppna Tracked. Där kan jag få full koll på hur företaget mår idag. Det är det absolut bästa systemet för att få koll på företaget och dess ekonomi."

- Catharina Andersson, CFO

Successiv vinstavräkning

Med hjälp av moderna IT-stöd och effektiva flöden kan Mark & Energibyggarna nu använda successiv vinstavräkning (SVA) på ett fördelaktigt sätt. Branschens specifika utmaningar kring fluktuationer i kassaflöde med betalplaner och betalningar i olika skeden underlättas också i och med de nya förändringarna. 

“Preliminärbokningen sker direkt till resultaträkningen. Varje morgon så går jag in och tittar i systemet, för att se hur verksamheten mår. Hittar jag några avvikelser kan jag dyka ner och leta reda på anledningarna.”

- Catharina Andersson, CFO

Utmaning

• Ineffektivitet mellan avdelningar
• Många olika projekt
• Växte snabbt

Lösning

• Visma.net som transaktionsmotor & ekonomisystem
• Snabbare & säkrare fakturahantering med Medius AP Automation
• Succesiv vinstavräkning
• Tracked - Branschspecifikt system för projekthantering direkt-kopplat med ekonomisystemet

Resultat

• Minimering av manuella processer
• Snabbt informationsutbyte mellan avdelningar
• Kontroll & insikt i verksamheten
• Frigjort tid och information inom företaget