Effektiva processer för service & fältarbete

Ta nästa steg mot en mer digitaliserad arbetsvardag inom service och fältarbete.

Guide: 3 steg för uppföljning i serviceföretag

Arbetar ni med VVS, ventilation, kyla, fastighetsskötsel, IT-service eller någon annan bransch där ni har personal ute på serviceuppdrag i fältarbete? Då är den här sidan för er. Digitalisering där många i personalen arbetar i fält är några av de företag som har absolut mest att vinna på moderna systemstöd. 

Att använda mobiler och datorer istället för papper och penna underlättar administrationen för alla på företaget.

På denna sida kan du hitta allt du kan tänkas behöva inom digitalisering av service & fältarbete. För att uppnå er fulla potential och göra vardagen enklare effektivare och roligare.

Läs mer om system för servicearbete

1.

Vad innebär det att ha personal i fält?

Företag med personaluppdrag i fält har ofta utmaningar kring uppdragsfördelning och koordinering. Detta samordnas vanligtvis från ett centralt kontor. Där sköts administrationen kring alla ärenden, vilket skapar mycket administration och koordination som normalt hanteras via telefon, mail och pappersordrar med fakturor.

Ofta går det åt mycket tid att sammanställa alla papper och få en samlad bild av verksamheten och dess koordination. Moderna företag brukar därför ha en plattform med utarbetade processer för sin verksamhets behov, vilket gör att det går att analysera hur det går för verksamheten med dagsfärska siffror, övergripande och på detaljnivå.


2.

Produkter för service & fältpersonal

3.

Vad finns det för vinster med digitalisering för servicebolag?

Med modernt systemstöd ges företaget en enda plattform där allt arbete sker. Anställda i fält kan komma åt den via mobil eller surfplatta. Samtidigt kan en ledningscentral arbeta i samma plattform och även kunden via samma system kan få uppdateringar kring uppdrag och avtal.

Vinsterna är många, bland annat minskar kostnaderna avsevärt då manuella steg och dubbelarbete elimineras. Digitaliseringen medför även en inblick i verksamheten och det blir enklare att identifiera de moment som kostar verksamheten mest.

Samtidigt ökar intäkterna och kassaflödet genom bland annat betalningar och avtal som kan skickas direkt eller automatiseras. Smarta systemstöd kan också effektivisera processer som arbetsrutter och distribuering av uppdrag, och personalen får tid för fler arbetsmoment istället för att lägga tiden på administration. 

Sen ska vi inte glömma att kunden idag förväntar sig smidiga interaktioner och en digitaliserad vardag. Vilket ökar kundnöjdheten.

Dagens användare ställer höga krav på de applikationer som används, både privat och i sitt arbete. De förväntar sig att kunna använda alla sina applikationer i mobilen och på surfplattan. Var som helst och när som helst, utan begränsningar.

Servicearbete med personal i fält handlar ofta om att hantera ett eller flera uppdrag dagligen med god effektivitet och kvalitet. Effektiviteten uppnås genom god planering och minimal administration. Kvalitet försäkras genom tydliga arbetsinstruktioner och rätt information tillgänglig där och när den behövs.

Den här delen går igenom hur ni på tre nivåer kan effektivisera ert arbete från fält till ledning.

4.

ETT SYSTEMSTÖD FÖR HELA VERKSAMHETEN

Fältarbetaren

I serviceföretag arbetar de allra flesta anställda ute i fält. Dessa anställda är experter inom olika områden och vill fokusera på sitt hantverk, inte administration eller redogörelser. De vill på ett smidigt sätt fylla i sin tid och använt material via sina mobiler. Funktionen de fyller och informationen kring deras arbete är en väsentlig grund i företaget, och en viktig pusselbit för att kunna analysera, följa upp och förbättra verksamheten.

Effektiv tidsrapportering

Med ett systemstöd för serviceföretag kan fältarbetarna använda en enkel app där de rapporterar tid på uppdrag. Förutom att rapportera sin närvarotid kan de givetvis även rapportera frånvaro. För serviceuppdrag där regelbundna kontroller genomförs kan checklistor skapas och designas efter behov som finns ute i fält.

Tiderna attesteras av närmaste chef och överförs sedan både till ekonomisystem och lönesystem. Tiderna landar alltså i ekonomisystemet och belastar uppdraget redan när de attesteras och man behöver då inte invänta lönekörningen för att se kostnaden på uppdraget.

Tiderna attesteras av närmaste chef och överförs sedan både till ekonomisystem och lönesystem. Tiderna landar alltså i ekonomisystemet och belastar uppdraget redan när de attesteras och man behöver då inte invänta lönekörningen för att se kostnaden på uppdraget.

 

Servicechefen

Servicechefen är ofta intresserad över hur de olika serviceuppdragen går, inte bara statusmässigt utan också ekonomiskt men har inte alltid vanan eller tillgången till ekonomisystemet. Servicechefer är ofta ansvariga för för olika delar i verksamheten och vill ha en överblicksvy med möjligheten att djupdyka i detaljer om något uppdrag inte verkar gå som det är tänkt. Fokusområdet bör inte vara att sitta med olika attesteringar till huvudkontoret, eller förmedla vilken typ av faktura som ska skickas vart för att materialet ska komma fram i tid. En servicechef vill ha möjligheten att fokusera på sitt team, om alla uppdrag är bemannade, se hur varje enskilt uppdrag går ekonomiskt och ha möjlighet att attestera ett eller flera uppdrag som är färdiga.

Information och kalkyl - allt i ett system

Genom att ha ett modernt systemstöd designat för serviceföretag är det möjligt att få in all den information som krävs på ett och samma ställe, mycket tack vare de anställda som rapporterat in via sina mobiler, men även via övriga system. Fokus behöver inte ligga på extra administration från huvudkontorets ekonomiavdelning, utan på uppdraget.

Implementering av ett system utanför ekonomisystemet hämtar all projektdata från huvudboken och möjliggör för projektledarna att importera kalkyl och projektinformation direkt i systemet. Eftersom alla upparbetade kostnader och intäkter finns tillgängligt i uppdragskalkylen kan servicecheferna enkelt följa sina uppdrag. Detta gör att servicecheferna kan hålla koll på hur uppdragen går i realtid utan att gå in i ekonomisystemet.

Ledning & ekonomiavdelning

Ekonomiavdelningen vill kunna skapa sig en övergripande bild av hela företaget och se till att allt blir rätt gjort. Det kan handla om att ta emot alla leverantörsfakturor, kundfakturor, och kunna bokföra detta. Ekonomiavdelningen vill undvika behovet av att jaga in rätt attest för att kunna göra rättvisande rapporter, eller för att veta om fakturan stämmer med inköpsordern för det angivna uppdraget.

Effektiv hantering av leveransfakturor

Med ett system för leverantörsfakturorna kan de komma in direkt till systemet, oavsett fakturaformat. Systemet kan dessutom lära sig hur vissa fakturor brukar konteras, för att sedan skicka ut det till rätt attestanter, exempelvis till den som äger uppdraget och ska godkänna fakturan. Detta gör alltså systemet åt ekonomiavdelningen. Systemet kan också påminna servicechefen att det finns attester att utföra innan ett visst datum och de kan göra det via mobilen med ett knapptryck.

Enklare bokföring

Bokföringen blir även den väsentligt mycket enklare. Ofta bokförs fakturan efter attestering. I branschen är det vanligt förekommande med långa attestflöden för att servicechefer tar god tid på sig då de måste kontrollera uppdragen med sina utförare. Därför kan ekonomiavdelningen med rätt systemstöd preliminärboka fakturorna i bokföringen, för att sedan boka om utifrån rätt uppdrag och kostnad när uppdraget väl blivit godkänt. På så sätt kan ekonomiavdelningen jobba på utan att vara beroende av andra i verksamheten och enbart lägga sin tid på eventuella felsökningar.

Fokusera på dina nyckeltal

När alla tekniker arbetar i samma system och rapporterar kostnad och intäkt på sina uppdrag kan man ta göra analyser och kontroller på hur ekonomin går för respektive uppdrag. Ett populärt sätt att illustrera hur det går för bolaget är att presentera sina specifika nyckeltal i en dashboard som sätts upp i fikarummet eller som förstasida när servicecheferna loggar in i sin applikation. Nyckeltalen kan illustreras antingen som grafer och diagram eller som rena mätetal och du kan själv anpassa vilka grafer som varje vy ska innehålla. Genom att sätta upp dashboards för olika roller på bolaget får man en större medvetenhet om hur det går för olika delar av verksamheten och något som kan vara komplext annars illustreras för alla medarbetare på ett enkelt sätt.

Ökad kontroll och minskad administration för Assemblin

Assemblin är en komplett installations- och servicepartner med verksamhet i Sverige, Norge och Finland. Assemblin konstruerar, installerar och underhåller tekniska system för bland annat luft, energi och vatten. Med många lokala kontor i Norden når de en stor bredd av lokala kunder inom olika branscher, samtidigt som de har stödet av en stor organisation.

Assemblin Ventilation växer snabbt och hade därmed flera olika system. Detta, samtidigt som de växte i storlek, skapade ett behov av att ha ett enda digitalt system som minskade administration och dubbelarbete. Assemblin behövde även få en ökad kontroll och inblick över hela verksamheten och dess filialer.

Läs hela caset här.

quotesign

Vi sökte efter något som skulle digitalisera service från början till slut. Vi har gått från papper och penna på service till att använda oss av digitala hjälpmedel. Samma sak med tidrapportering.

Sophie Olsson, versamhetsutvecklare Assemblin
Se case

5.

6 fördelar med digitalt fältarbete

I ett blogginlägg skrivet av vår mest erfarna konsult inom Service, Underhåll, Bygg och Entreprenadbranschen kan ni läsa om exempel från våra kunder på hur deras verksamhet förbättrats sedan de implementerat digitalt fältarbete. Läs hela inlägget genom att trycka på knappen nedan. 

Läs hela artikeln här

Q2-kampanj-service-annons-feed-guide

Till guiden

Guide: 3 steg för kontroll och uppföljning i serviceföretag

Vill du läsa mer om hur ni kan effektivisera er verksamhet inom Service & fältarbete?

I denna guide kan du läsa mer om hur ni på tre nivåer kan effektivisera ert arbete genom hela verksamheten, från fält till ledning. 

Några av våra nöjda kunder

assemblin-logo coromatic-logo sverigesmaskinringar-logo networksolutions-logo
Kontakta mig om lösningar för service-, entreprenad och byggbolag

Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig - eller kontakta vår expert direkt!

Daniel Grundh
Daniel Grundh

Försäljning, ‭076-761 61 15