Effektiva processer för service & fältarbete

Ledning & ekonomiavdelning

Ekonomiavdelningen vill kunna skapa sig en övergripande bild av hela företaget och se till att allt blir rätt gjort. Det kan handla om att ta emot alla leverantörsfakturor, kundfakturor, och kunna bokföra detta. Ekonomiavdelningen vill undvika behovet av att jaga in rätt attest för att kunna göra rättvisande rapporter, eller för att veta om fakturan stämmer med inköpsordern för det angivna uppdraget.

Effektiv hantering av leveransfakturor

Med ett system för leverantörsfakturorna kan de komma in direkt till systemet, oavsett fakturaformat. Systemet kan dessutom lära sig hur vissa fakturor brukar konteras, för att sedan skicka ut det till rätt attestanter, exempelvis till den som äger uppdraget och ska godkänna fakturan. Detta gör alltså systemet åt ekonomiavdelningen. Systemet kan också påminna servicechefen att det finns attester att utföra innan ett visst datum och de kan göra det via mobilen med ett knapptryck.

Enklare bokföring

Bokföringen blir även den väsentligt mycket enklare. Ofta bokförs fakturan efter attestering. I branschen är det vanligt förekommande med långa attestflöden för att servicechefer tar god tid på sig då de måste kontrollera uppdragen med sina utförare. Därför kan ekonomiavdelningen med rätt systemstöd preliminärboka fakturorna i bokföringen, för att sedan boka om utifrån rätt uppdrag och kostnad när uppdraget väl blivit godkänt. På så sätt kan ekonomiavdelningen jobba på utan att vara beroende av andra i verksamheten och enbart lägga sin tid på eventuella felsökningar.

Fokusera på dina nyckeltal

När alla tekniker arbetar i samma system och rapporterar kostnad och intäkt på sina uppdrag kan man ta göra analyser och kontroller på hur ekonomin går för respektive uppdrag. Ett populärt sätt att illustrera hur det går för bolaget är att presentera sina specifika nyckeltal i en dashboard som sätts upp i fikarummet eller som förstasida när servicecheferna loggar in i sin applikation. Nyckeltalen kan illustreras antingen som grafer och diagram eller som rena mätetal och du kan själv anpassa vilka grafer som varje vy ska innehålla. Genom att sätta upp dashboards för olika roller på bolaget får man en större medvetenhet om hur det går för olika delar av verksamheten och något som kan vara komplext annars illustreras för alla medarbetare på ett enkelt sätt.