Tips på saker ert företag kan digitalisera för att bli mer effektiva 2021

28 Konkreta digitaliseringstips

 

1) Skaffa dig möjligheten att godkänna inköpet innan det genomförs

Då har du möjligheten att matcha leverantörsfakturan direkt mot inköpsordern och slipper därmed massa manuell hantering av leverantörsfakturor.

 

2) Gör era lagersaldon tillgängliga för era kunder

Om dina system vet hur mycket ni har i lagersaldon - gör då dessa synliga för kunden. Det kommer garanterat göra dina kunder mer nöjda, och skapa mindre oreda för er.

 

3) Skapa en ‘Mina sidor’ till dina kunder

Du har massor med information om dina kunder såsom deras adresser, vad som köpt, gamla fakturor etc. Skapa en ‘Mina sidor’ till dina kunder så dom själva kan logga in där och både uppdatera sina uppgifter, låta kunden ta del av sin orderhistory, men även hämta tex gamla fakturor.

‘Mina sidor’ kan hjälpa dina kunder - samtidigt som ni sparar administrativ tid.

 

4) Ta bort era pappersbaserade arbetsordrar

Alla anställa har redan en smartphone så utnyttja den möjligheten. Se till att kunden digitalt kan signera arbetet, tex direkt via en handenhet.

När det är gjort ska arbetsordern gå direkt till affärssystemet och vidare till fakturering.

Ni får iväg fakturan snabbare.

Ni får betalt snabbare.

Kunden kommer inte klaga på att arbetet inte är utfört eftersom hen redan har godkänt det.

Ni slipper papper och undviker massor av kostsam administrativ tid.

 

5) Använd kundernas köphistorik för att hitta möjligheter

Titta på historisk köpdata från kunder och undersök om det finns mönster, eller kopplingar, mellan en kund som köpt X och vad samma kund senare köpte (Y)

Om det finns logiska kopplingar mellan dessa köp, kan du erbjuda Y till andra kunder som köpt X.

Ibland kan det vara svårt att identifiera sekvenser av köp som hör ihop. Det kan vara att efterföljande köp är relaterat till service av det man köpte först, eller köper Y för att bygga ut X.

Se till att du enkelt och snabbt har all köphistorik tillgänglig och att du enkelt kan arbeta med den. Det underlättar också om du kan se vilka produkter en kund som köpt X inte har köpt.

Sannolikheten är stor att ditt affärssystem inte är rätt ställe att enkelt göra dessa analyser, och sannolikheten är också stor att om du ska göra detta i Excel så kommer det ta massor av tid.

6) Digitalisera beräkningen av det mest optimala inköpet

Det finns idag system som med ganska små medel överträffar människans förmåga att beräkna hur mycket som ska köpas in, och när.

Genom att använda fler parametrar och all tillgänglig data har ett inköpsoptimeringssystem potentialen att spara er mycket pengar.

Dessa system kan utan problem ta hänsyn till 100-tals parametrar och använda samtliga för att göra en optimering. Något som vi människor vanligtvis inte mäktar med.

Tack vare denna möjlighet så identifieras även tex livscykler och säsonsvariationer på produkter mycket bättre och tidigare, vilket gör att ni slipper ha produkter på lager som inte går att sälja vilket gör att ni i slutändan sparar pengar.

 

 

7) Var inte begränsad av hierarkiska rapporter

Koppla ihop din data från fler system

Ge dig själv möjligheten att upptäcka mönster. Rapporter bygger på att man på förhand vet om ett samband, eller att det finns en koppling

 

 

8) Det finns bättre stöd än Excel för att skapa en budget

Har ni många olika avdelningar som ska bidra med siffror/data till budgeten?

Cirkulerar det mängder av olika Excel-filer från respektive avdelning?

Har ni en stor Excel-fil som måste gå i tur och ordning från avdelning till avdelning?

Blir det ibland strul med olika versioner? Budget_final.xlsx, Budget_final2.xlsx, Budget_final_final.xlsx som gör livet tufft för någon som ska försöka få ihop allt?

Hur hanterar ni ändringar eller justeringar av siffror/data som uppkommer mitt i processen?

 

Det finns mycket bättre stöd idag för budgetering, än Excel.

Data kan automatiskt hämtas från dina olika system.

Distributionen till avdelningschefer sker automatiskt och ändringar tas om hand utan bekymmer.

Vill du till slut ändå få ut budgeten till Excel så går det i dagens system att exportera.

 

 

9) Digitalisering reseräkningar och utläggshanteringen

Vårt tips är att sluta med den manuella hanteringen av kvitton och gör hela processen digital, med automatisk koppling till lönesystemet för godkännande.

Alla har en smartphone så möjligheten finns att göra hanteringen helt digital och flytta den till mobilen.

 

 

10) Låt säljarna konfigurera ordrar via ett digitalt gränssnitt - så de hamnar direkt i affärssystemet

Om du har säljare som träffar kund och idag skriver ner önskemål eller specifikationer på papper är detta en process som går att digitalisera.

Har säljarna ett digitalt gränssnitt som gör orderkonfigurationen digital slipper ni administrativ tid i efterhantering av ordern och inmatning till affärssystemet.

Ni undviker även felkonfigurationer eftersom gränssnittet inte gör det möjligt att skapa en konfiguration ni senare inte kan leverera.

En ytterligare uppsida är att det kan gå att direkt ge pris till kunden, och få hens godkännande av beställningen.

11) Gör CRM-systemet till något mer än bara ett system där data ska skrivas in

CRM-systemets uppgift är att synliggöra vilka säljmöjligheter som finns, och ge er en uppfattning om framtida intäkter.

Om någon manuellt matar in data i CRM-systemet som finns i något annat system så är det bättre att ni sätter upp en integration mellan systemen som gör detta automatiskt.

Gör även informationen i CRM-systemet mer tillgängligt för flera. Ofta finns det fantastiskt mycket bra information som skulle kunna användas av fler för att både hitta mer intäkter och att göra befintliga kunder mer nöjda.

Göm inte informationen i CRM-systemet utan flytta ut denna till ett BI-system som många har tillgång till.

 

12) Ta hjälp av ett kandidatsystem för att hålla ordning på jobbansökningar ni får

Ofta involverar en anställningsprocess flera personer hos er. Med ett system som stöttar i processen ökar transparensen i processen, alla som är involverade i processen kan se kommunikationen. Det sistnämnda kan vara viktigt om någon blir sjuk eller är ledig.

Att ha gamla processer sparade i ett system kan komma till nytta framöver, om processen ska återstartas.

Ett system kan även ge kandidaten ett mer professionellt intryck av ert företag, samt hjälpa er att korta ner ledtiden från ansökan till beslut.

 

13) Ta hjälp av ett HRM-system för att skapa engagemang hos personalen

All relevant personaldata bör med fördel bo i ett HRM-system.

Ett HRM-system kan ge er möjlighet att ha en strukturerad onboarding-process, samt säkerställa att ni bara behöver informationen om er personal på ett enda ställe.

Integrera med fördel detta system med övriga system, tex lönesystemet, som är i behov av information kring er personal.

Ett HRM-system behöver inte bara vara en plats för information kring era anställda, utan kan även vara en yta för intern kommunikation, samt stötta er i utvecklingen av personalen.

Dagens HRM-system fokuserar mycket på engagemang, och registret över personalen blir sekundärt.

 

14) Se till att konteringsmallar automatiskt appliceras på inkommande leverantörsfakturor

Om du regelbundet tar emot fakturor från en leverantör kan konteringsmallar  appliceras på dem för att automatiskt kontera upp fakturan, så att ni endast behöver godkänna.

Detta gör att ni kan minska tiden för hantering av leverantörsfakturor och snabbare, utan manuell inmatning, få in informationen i affärssystemet.

Läs mer om MediusFlow

 

15) Utrusta era konferensrum med bra digital utrustning för webbmöten

Konferensutrustning kostar numera inte flera hundra tusen så alla konferensrum bör ha dessa. Det både sparar tid i möten och gör att dom håller högre kvalitet.

 

16) Skapa automatiskt upp återkommande dokument, tex olika avtal, och förifyll data såsom ex namn eller adresser

Minska tiden det tar att skapa tex kundavtal eller anställningsavtal genom att automatisera denna process.

Läs mer om SugarCRM

 

17) Låt fler ta del av och jobba med information i affärsystemet - utan att dom lär sig jobba inne i affärssystemet

Affärssystemet kan ofta vara komplext och alla på bolaget varken kan arbeta i det, eller ska ens arbeta i det.

Konsekvensen av komplexitet är att många processer involverar inte affärssystemet i den utsträckning som är möjligt.

I värsta fall kan vissa processer göras dubbelt, tex först i ett annat system eller på papper - för att information slutligen letar sig in till affärssystemet. Sker detta sista steg dessutom manuellt finns det potential till förbättring.

Genom att ta fram anpassade gränssnitt som tex går att använda i sin mobil eller på sin dator, kan kollegor jobba direkt mot affärssystemet - utan att nödvändigtvis har koll på alla detaljer hur affärssystemet är uppbyggt.

Istället för att jobba i massor av olika fönster och vyer inne i affärssystemet där information kan hämtas eller matas in kan användarna istället jobba i ett gränssnitt som innehåller en vy som är enkel att förstå och där det är omöjligt att göra fel.

Informationen som ska sparas från denna vy till affärssystemet sparas automatiskt på rätt plats i affärssystemet.

 

18) Digitalisera skapandet av återkommande rapporter där innehållet ändå mest är data som finns i något system

Många rapporter som skapas bygger till stor del på data och siffror som redan finns i något system.

Det man berikar denna data med är ofta tolkning, analys, slutsatser och reflektioner.

Det går att automatiskt hämta rätt data och lägga in den i en rapport som skickas till den personen som har i uppgift att berika siffrorna med tolkning/analys etc.

Detta sparar tid och personen vars uppgift det är att hämta samma data varje vecka/månad kan istället ägna sig åt något mer värdeskapande.

 

19) Förbättra tidsrapporteringen utifrån användarnas behov

Titta på er tidsrapportering och hur användarna använder rapportering och vad som möter deras behov.

Är ni tex ett konsultbolag är tidsrapporteringen lika viktig som betalningsfunktionen hos en ehandlare. Rapporteringen behöver ske snabbt och med hög kvalitet.

Är tidsrapportering verksamhetskritiskt hos er?

Har ni ett one size fits all-system, eller skulle ni må bättre av ett skräddarsytt som bättre möter era behov?

Vem äger frågan? Ligger rapporteringen hos tex ekonomi - och är det rätt isf?

 

20) Digitalisera er inventering så den kan ske löpande och utan att verksamheten måste stoppas först

Klarar ni idag av att göra löpande inventering, tex vid plock/inleverans?

Med moderna system kan personalen, vid behov, göra parallell inventering samtidigt som de ändå är ute vid plockplatsen.

Det finns inte längre någon anledning att stänga ner verksamheten för att göra inventering, och ni ska inte längre behöva få leveransproblem, eller missnöjda kunder, pga att lagersaldon är felaktiga.

 

21) Publicera rapporter utifrån händelser, och inte utifrån scheman

Att rapporter tas fram eller skickas bara för att det gått en dag, en vecka, eller månad är inte särskilt spännande - eller ens optimalt.

Flytta fokus från scheman till händelser.

Det är mycket bättre att rapporter tas fram eller skickas iväg först när någonting har skett - som någon behöver agera på.

 

22) Håll reda på inskolning av era nyanställda

Ge dem tillgång till checklistor, avtal, personalhandböcker, kvitteringar att de gjort det som de bör göra som nyanställda.

Gör det lätt för dem att bocka av de saker de ska göra, och gör det samtidigt lätt att följa upp hur det går.

Att denna process finns nedskriven i ett dokument hos HR är ingen garanti för att inskolningen kommer att ske.

 

23) Alla platser där ni har produkter bör vara ett eget lager i affärssystemet

Se till att det är transparens kring dessa lager och inte bara centrallagret.

Om ni har servicebilar på fält så kan även dom vara ett eget lager. Får en servicetekniker slut på något i bilen kanske det är snabbare och smidigare att hämta det som saknas i en annan mer närliggande bil - än att åka tillbaks till centrallagret.

Genom att ha många lagerplatser, full koll på vad varje lager innehåller, samt göra det möjligt att både inventera löpande samt göra lagerflyttar kommer ni spara massa in massa onödig tid, resande, och kunna fatta bättre beslut baserat på den tillgängliga datan.

 

24) Samla kundinformationen på ett ställe

Att ha en komplett bild över kunden på samma ställe, gärna i ett BI-system, kan många gånger visa sig vara värdefullt.

Till stället där den kompletta kundbilden finns hämtas data från respektive underliggande system och presenteras ihopslaget.

 

25) Se över hur befintliga system kan utnyttjas maximalt

Genom att vara lite kreativ med befintliga system, eller små tillägg, kan många processer förbättras och förenklas.

Ibland kan en integration mellan två befintliga system ta bort mycket manuell tid som användarna lägger på att manuellt flytta information mellan systemen.

 

26) Sluta manuellt matcha leverantörsfakturor mot inköpsordrar

Om ni i något system har inköpsordrar eller något annat underlag som gett upphov till ett inköp - så kan dessa inköpsordrar/underlag användas för att kontrollera så leverantörsfakturan är korrekt. 

Sätter ni upp detta flöde på ett korrekt sätt så kan nästan all manuell hantering av leverantörsfakturor försvinna. 

Genom att ta bort manuell hantering finns det potential till stora besparingar. 

27) Digitalisera bort dina repetitiva uppgifter du gör varje vecka/månad 

Typiska uppgifter som inte borde göras manuellt är: 

• Skicka ut fakturor
• Periodisera
• Matcha inbetalningar
• Skriva av anläggningar
• Skicka ut orderbekräftelser
• Hantera påminnelser

Dessa går att hantera på ett mer automatiserat sätt genom att digitalisera processerna. 

Hur mycket tid lägger du och dina kollegor varje vecka/månad på att göra dom är typerna av arbetsuppgifter?

 

28) Ta ett litet steg i taget

Om det kan kännas stort att ta tag i digitaliseringsresan kan ofta små steg, ett i taget, göra oerhört stor skillnad över tid.

Börja någonstans och börja smått om du vill börja lära dig om digitalisering.