Mindre budget. Mer rullande.

Det tar ofta inte lång tid innan budgetens bild av framtiden avviker från verkligheten. Passande nog kan budgeten då ligga till grund för en mindre detaljerad och mer uppdaterad modell av framtiden i form av en s.k. rullande prognos.

Läs mer om värdet som den rullande prognosen kan skapa och hur den kan hjälpa dig identifiera och parera förändringar i verksamheten snabbare.

1

Vad är budgetens roll?

Budgeten har hängt med länge och är för många årets viktigaste strategiska övning där alla skall enas om bästa vägen framåt.

Syftet med budgeten är att agera kontrollinstrument och använda den som referenspunkt för vad som är ett bra och dåligt utfall. På ytan är fokus stort på kostnaderna och den finansiella sidan av framtiden medan det underliggande syftet är mer verksamhetsnära. Vilka kunder, marknader, produkter och tjänster skall ta dig framåt och vilka kostnader och investeringar medför det? Vem skall uppnå vad, när och med vilken morot?

 

budget-processen-over-tiden_v2

Arbetet drar ofta ut på tiden och kräver sitt fulla fokus från den som driver processen. Mallar skall preppas och siffror hämtas, konsolideras och verifieras. De flesta bolag gör fortfarande budgeten längst ut i organisationen med Excel medan det börjar bli allt mer vanligt att det centrala arbetet görs med ett dedikerat budgetverktyg.

Arbetet är vindlande och går fram och tillbaka i organisationen. De bolag som är duktiga gör jobbet på 6 veckor medan det inte är ovanligt för andra att hålla på i 3-4 månader.

Äntligen - kvarnen har malt klart! Arbetet landar slutligen i siffror som alla på pappret står bakom. Budgeten blir ett bakåtblickande styrinstrument och ligger fastfrusen tills processen startar om igen nästa år.

2

Så kan rullande
prognoser addera värde

Under budgetåret hinner mycket hända. Allt går inte som planerat och verksamheten tvingas mer eller mindre framgångsrikt anpassa sig. Passande nog kan budgeten ligga till grund för en mindre detaljerad modell av framtiden i form av en s.k. rullande prognos.

Med en rullande prognos kan du snabbt uppdatera din plan utefter att data rullar in och interna och externa förändringar uppstår. Den hjälper dig se förbi budgetårets kalendermässiga begränsningar och ger dig ett försprång då det är dags att sätta igång med budgetarbetet igen.

Fokus i arbetet ligger inte på att förutspå framtiden utan hur ni kan förändra den. Den rullande prognosen hjälper er mer snabbfotat blicka framåt och göra det med bäst möjliga data som underlag. Använd den för att fånga upp möjligheter och identifiera och parera avvikelser. Anpassa er så ni kan reagera och agera snabbare med initiativ som tar er i prognosens riktning.

 

Fördelar

 
  • Reagera och agera snabbare när viktiga förändringar uppstår
  • Arbeta mer datadrivet med framtiden
  • Se förbi budgetåret och förbättra den löpande framåtblicken
  • Förenkla budgetarbetet - starta med aktuella siffror och en mer inkörd process

Precisionen på siffrorna i prognosen går åt rätt håll om rätt personer får lägga dem under rätt förutsättningar.

  • Genom att använda en drivarbaserad modell kan du få ut processen längre ut i organisationen. Närmare de i verksamheten som har öronen mot rälsen och tidigast känner av viktiga förändringar. Vår erfarenhet är att både engagemang och kvalité på siffrorna går i rätt riktning när inmatningen får göras på begrepp som ligger nära medarbetarens egen vardag och ansvar.
  • Bra siffror kommer fram i en miljö där man är öppen, transparent och får ge en ärlig uppfattning om vad man tror om framtiden. Det kräver att prognosarbetet kopplas bort från belöningssystemet. Se till att behandla positiva och negativa överraskningar på samma sätt – det hjälper dig fostra rätt kultur med tiden.

Läs mer om rullande prognoser och se hur du kan jobba med drivare i vår artikel om drivarbaserad planering.


Vad är rätt för oss - budget eller budget + rullande prognoser?

Budgetens statiska natur gör den till ett bra val för dig vars verksamhet rör på sig lite under verksamhetsåret.

Om du verkar i en stabil bransch och har en förutsägbar omsättning, försäljning och kostnader så har du inte lika stor anledning att komplettera budgeten med rullande prognoser . 

Vad är drivabaserad planering?

En drivarbaserad planeringsmodell använder operationella begrepp för att förutspå finansiella resultat.

Drivarna är i grund och botten matematiska relationer mellan för verksamheten välkända begrepp vars varians har stor påverkan på för verksamheten viktiga utfall. Genom att fokusera på drivarna kan organisationen bättre förstå, planera och påverka kritiska aspekter av verksamheten som påverkar finansiella och operationella utfall.

planacy-budget-prognos

Kom igång med rullande prognoser

Planacy ger dig stöd att förenkla och snabba upp ditt arbete med rullande prognoser. Automatisera tidsödande manuella steg och hantera flera scenarier samtidigt. Återanvänd tidigare gjort arbete och rulla enkelt förutsättningar och data framåt. Få stöd av workflow och använd drivarbaserade modeller för att koppla ihop processerna och nå längre ut i organisationen.

3

4 tips för att
komma igång

Planerar du använda Excel?

Bra, men tänk på att ett rullande prognosarbete skall gå snabbt. Om din budgetprocess redan är manuell och tar mycket tid så kommer det bli ännu jobbigare om du t.ex. vill kunna jobba med flera parallella scenarier samtidigt i prognosarbetet.

Påverka framtiden - inte användaren

Låt inte ditt rullande prognosarbete påverkas av budgetarbetets avigsidor. Se till att frikoppla processen från bieffekterna som kommer från att sätta mål och ge belöningar. Fokusera istället på hur ni kan få bästa möjliga precision i siffrorna.

Fokusera på drivarna

Din budget är fylld med detaljer. Se till att banta ned antalet rader i din rullande prognos. Fokusera på dina affärsdrivare och de nyckeltal som driver kostnader, intäkter, kapital och kundnöjdhet.

Vad händer om jag...

Arbeta scenariobaserat. Ändra i några nyckeltal och se hur det slår igenom hela modellen. Simulera utfallet av att t.ex. addera fler anställda, höja priserna eller öka värdet på en snittorder.

4

Få svar på dina frågor

Har du frågor om rullande prognoser och Planacy? Jag svarar gärna på dem. Med mig kan du prata om allt från strategi till teknik och licenser.

https://www.exsitec.se/hubfs/kristofer-round.png
Kristofer Gustavsson

Affärsutveckling

Kontakta mig