Mindre budget. Mer rullande.

Det tar ofta inte lång tid innan budgetens bild av framtiden avviker från verkligheten. Passande nog kan budgeten då ligga till grund för en mindre detaljerad och mer uppdaterad modell av framtiden i form av en s.k. rullande prognos.

Läs mer om värdet som den rullande prognosen kan skapa och hur den kan hjälpa dig identifiera och parera förändringar i verksamheten snabbare.

1

Vad är budgetens roll?

Budgeten har hängt med länge och är för många företag årets viktigaste gemensamma strategiska övning.

Syftet med budgeten är att vara kontrollinstrument och kunna användas som referenspunkt för vad som är ett bra och dåligt utfall. På ytan är fokuset stort på kostnaderna och den finansiella sidan av framtiden medan det underliggande syftet är mer verksamhetsnära. Vilka kunder, marknader, produkter och tjänster ska ta dig framåt och vilka kostnader och investeringar medför det? Vem ska uppnå vad, när och med vilken morot?

Arbetet tar ofta mycket tid - både i timmar och i kalendertid. Mallarna måste hanteras och siffror hämtas, konsolideras och verifieras. Många bolag gör fortfarande budgeten med Excel även om det det börjar bli allt mer vanligt att det centrala arbetet görs med ett dedikerat budgetverktyg.

budget-processen-over-tiden_v2


I större verksamheter kan arbetet ta mer eller mindre lång tid. De som är snabba gör jobbet på 6 veckor medan de med längre ledtider kan få arbeta med budgeten upp till 3-4 månader.

2


Så kan rullande prognoser
addera värde till budgeten

Mycket händer under ett år och allt går normalt inte som planerat.

Budgeten kan då passande nog ligga till grund för en mindre detaljerad modell av framtiden i form av en s.k. rullande prognos. Rätt utformat möjliggör den en snabb uppdatering av planen och ökade möjligheter till att framgångsrikt identifiera och hantera risker, möjligheter och utmaningar.  

Den rullande prognosen har ett fast tidsfönster som rullas framåt vartefter vilket gör det möjligt att se förbi budgetårets kalendermässiga begränsningar. Då processen är levande under året brukar det förenkla igångsättandet av budgetarbetet och kvalitén på de ingående siffrorna.

Precisionen på siffrorna i prognosen går åt rätt håll om rätt personer får lägga dem under rätt förutsättningar.

Vårt förslag:

  • Arbeta med en s.k. drivarbaserad modell. Det hjälper dig sträcka ut processen längre ut i organisationen och komma närmare de medarbetare som tidigt ser och känner av förändringar. Vår erfarenhet är att både engagemang och kvalité på siffrorna går i rätt riktning när inmatning kan göras på begrepp som ligger nära medarbetarens egna vardag och ansvar.
  • Bra siffror kommer fram i en miljö där man är öppen, transparent och får ge en ärlig uppfattning om vad man tror om framtiden. Det kräver att prognosarbetet kopplas bort från belöningssystemet. Se till att behandla positiva och negativa överraskningar på samma sätt – det hjälper till att fostra rätt kultur med tiden.

Fördelar

  • Reagera och agera snabbare när viktiga förändringar uppstår
  • Arbeta mer datadrivet med framtiden
  • Se förbi budgetåret och förbättra den löpande framåtblicken
  • Förenkla kommande budgetarbete - starta med aktuella siffror och en mer inkörd process

Budget eller Budget + Rullande?

En god planering är viktigare än någonsin i dagens volatila värld. Om du märker att data för utfall och plan ofta skiljer sig åt så kan ett rullande prognosarbete hjälpa dig att bättre förstå och hantera avvikelserna.

Ju mer osäker omvärlden är och ju snabbare förändringarna sker desto snabbare behöver du kunna driva det rullande prognosarbetet. Något som ställer krav på att ha en intrimmad process som når ut i verksamheten och som kan drivas på ett effektivt sätt.

Tre modeller för att kombinera budget och prognos

Nedan visas tre modeller för hur ett budget- och prognosarbete kan kombineras. Läs mer om vilka möjligheter och problem som dessa för med sig.

budget-prognos-rullande-scenarier

 

planacy-budget-prognos

Kom igång med rullande prognoser

Planacy ger dig stöd att förenkla och snabba upp ditt arbete med rullande prognoser. Automatisera tidsödande manuella steg och hantera flera scenarier samtidigt. Återanvänd tidigare gjort arbete och rulla enkelt förutsättningar och data framåt. Få stöd av workflow och använd drivarbaserade modeller för att koppla ihop processerna och nå längre ut i organisationen.

3

Fyra tips för att
komma igång

Planerar du använda Excel?

Bra, men tänk på att ett rullande prognosarbete ska gå snabbt. Om din budgetprocess redan är manuell och tar mycket tid så kommer det bli ännu jobbigare om du t.ex. vill kunna jobba med flera parallella scenarier samtidigt i prognosarbetet.

Påverka framtiden - inte användaren

Låt inte ditt rullande prognosarbete påverkas av budgetarbetets avigsidor. Se till att frikoppla processen från bieffekterna som kommer från att sätta mål och ge belöningar. Fokusera istället på hur ni kan få bästa möjliga precision i siffrorna.

Fokusera på drivarna

Din budget är fylld med detaljer. Se till att banta ned antalet rader i din rullande prognos. Fokusera på dina affärsdrivare och de nyckeltal som driver kostnader, intäkter, kapital och kundnöjdhet.

Vad händer om jag...

Se till att arbeta scenariobaserat! Ändra i några nyckeltal och se hur det slår igenom hela modellen. Simulera utfallet av att t.ex. addera fler anställda, höja priserna eller öka värdet på en snittorder.

4

Se webinar!

Så kan du arbeta med rullande prognos

Se vårt 30 min webinar där vi går igenom vad rullande och traditionell prognos är samt hur du kan arbeta effektivt med båda i Planacy.

5

Prata med mig

Har du frågor som rör budgetarbetet och möjligheterna med rullande prognos? Jag svarar gärna på dem. Med mig kan du prata om allt från strategi till teknik och licenser.

https://www.exsitec.se/hubfs/kristofer-round.png
Kristofer Gustavsson

Affärsutveckling