Vad är en rullande prognos?

Idag är det viktigare än någonsin att reagera och agera med hastighet när förutsättningarna förändras. Men hur håller man en framåtblick som är uppdaterad, korrekt och når ut till rätt personer i organisationen?

I denna blogg berättar vi om rullande prognoser som ett instrument för vässa framåtblicken och hantera och parera interna och externa förändringar.

1

Vad är en rullande prognos?

Rullande prognoser bli alltmer populärt som komplement till den årliga budgeten. Tanken med den är att fortlöpande uppdatera viktiga budgetantaganden och samtidigt höja blicken förbi budgetens lagda tidshorisont.

I sin enklaste utformning kombineras den ursprungligt lagda budgeten med upparbetade utfallssiffror för kostnader och intäkter vilka sedan projiceras framåt i tiden inom det satta prognosfönstret. Den rullande prognosen blir ett underlag för att bättre och snabbare kunna anpassa resursbehov och ta rätt initiativ för framtiden baserat på förändringar i och utanför verksamheten.

En prognos och en budget har olika syften. Budgeten syftar till att sätta mål och upprätthålla kontroll medan prognosen varken är ett mål eller ett åtagande. En prognos ska istället ses som en bästa uppskattning av ett framtida utfall för en specifik tidsperiod.

 

Vad avses med "rullande"?

Med rullande menas att fortlöpande som tiden rör sig framåt så rör sig prognosens tidsfönster också framåt.

Medan en traditionell prognos slutar vid en specifik tidpunkt (verksamhetsårets slut) så rullar en rullande prognos, för varje prognostillfälle, sitt tidsfönster framåt.

 

traditionell-prognos-forecast

 

Vanliga tidsfönster för en rullande prognos är 12, 18 eller 24 månader men det kan givetvis sättas till ett valfritt antal månader. Fördelen med att arbeta med en 18 månaders prognos är att så fort man kommit förbi halva verksamhetsåret så har man full insyn in nästkommande verksamhetsår.

 

rullande-prognos-forecast

 

Längden på prognosfönstret måste anpassas per organisation. Verksamheter är olika volatila och har olika ledtider för att reagera, ta beslut och ställa om sig själva. Det är t.ex. en stor stillnad på att vara konsultföretag jämfört med att driva ett pappersbruk med sina stora fasta tillgångar och långa investerings- och omställningscykler.

2

Varför rullande prognoser?

Att reagera tidigt och vara flexibel nog för att kunna anpassa sig är A och O för att hålla sig konkurrenskraftig. Med en frekvent uppdaterad bild av framtiden och dess finansiella konsekvenser går det att ta rätt beslut tidigare. Vilka kampanjer, projekt och produktlinjer bör ni t.ex. investera ytterligare i och inom vilka områden bör ni skära ned?

Prognosarbetet i sig är inte det viktiga. Det är resultatet som räknas d.v.s. att lyckas identifiera och genomföra de aktiviteter som påverkar prognosen i rätt riktning. Som tur är ger övning färdighet. Då prognosuppdateringarna görs regelbundet kan ledningen med tiden stärka sina insikter kring vilken omfattning och med vilken hastighet man klarar av att påverka framtiden.

Tre anledningar

 

Framåtblick

Genom att arbeta med rullande prognoser ökar du antalet prognostillfällen på ett naturligt sätt.

Om du arbetar med fasta kvartalsprognoser och har ett verksamhetsår som slutar den 31/12 så blir antalet prognostillfällen vanligtvis få. För många blir det bara prognos 1 som görs och verkligen får den uppmärksamhet den förtjänar.

Detta då prognos 2 infaller i juli (semestertider) och prognos 3 ska göras samtidigt som det årliga budgetarbetet görs. Något som brukar leda till att prognosarbetet får stryka på foten.

Långsiktighet

En styrka med den rullande prognosen är att du höjer blicken och tittar förbi verksamhetsårets sluttidpunkt.

Utgångspunkten för det årliga budget- och prognosarbetet är annars att man behandlar verksamheten som att den stannar abrupt när verksamhetsåret tar slut.

Om strategiska initiativ ska tas och långsiktiga satsningar göras så finns det en klar begränsning i att låsa in sig med sin utblick i nuvarande verksamhetsår. Med ett rullande prognosarbete hamnar diskussionen mer kring den framåtblickande trendutvecklingen vilket kan jämföras med det traditionella budgetarbetets mer avvikelseorienterade fokus.

Hastighet

Involvera dem i verksamheten som är närmast verkligheten. De har bäst förutsättningar att känna när förändringens vindar blåser och kan tidigare än t.ex. en controller identifiera problem, möjligheter och hot.

Att mata in siffror ska vara enkelt och kunna göras med de begrepp man känner sig trygg med och som används i vardagen. Exempel på begrepp (s.k. drivare) kan vara antal nya kunder, marginaler, snittkvitto, rabatter osv. Prognosverktyget säkerställer datakvalitén vid inmatningstillfället och "driver" automatiskt gjord input till ekonomiska utfall som hamnar på rätt konton i den ekonomiska redovisningen. Läs om drivarbaserad planering.

planacy-budget-prognos

Kom igång med rullande prognoser

Planacy ger dig stöd att förenkla och snabba upp ditt arbete med rullande prognoser. Automatisera tidsödande manuella steg och hantera flera scenarier samtidigt. Återanvänd tidigare gjort arbete och rulla enkelt förutsättningar och data framåt. Få stöd av workflow och använd drivarbaserade modeller för att koppla ihop processerna och nå längre ut i organisationen.

3

Lägg ambitionsnivån rätt

Många organisationer som gör sitt budgetarbete i Excel kan vittna om att prognosarbetet ofta blir lidande. Antingen görs den inte alls eller så blir den inte gjord med önskad kvalité - arbetet tar helt enkelt för mycket tid och upplevs som för jobbig.

Vår rekommendation - lägg dig på rätt ambitionsnivå och se till att använda ett kompetent IT-stöd för arbetet. Prognosen är inte en uppdaterad budget så se till att minska detaljeringsgraden och implementera dina viktigaste kostnads- och intäktsdrivare direkt in i prognosmodellen. På så sätt sätter du ljuset på de aktiviteter och mätetal som driver fram resultat i er verksamhet. Positiva effekter är snabbare prognosuppdateringar, bättre kvalité på siffrorna och ett ökat engagemeng när siffrorna kommer närmare medarbetarnas vardag och ansvar.

 

Sex krav att ställa

Se till att ditt prognosverktyg ger stöd för:

  • databeredning - kopiera data och inställningar från tidigare genomförda processer
  • bättre data - automatisera manuella processer och kontrollera kvalitén på inmatade siffror
  • arbetsflöden - styr access och användning med roller, användare och attestnivåer
  • drivare - koppla ihop operationell och finansiell planering med kostnads-/intäktsdrivare
  • fördelningar - skapa detaljdata snabbt med enkla/komplexa fördelningsnycklar
  • what-if analys - jämför och simulera olika scenarios

Så kan rullande prognoser addera värde

Det tar ofta inte lång tid innan budgetens bild av framtiden avviker från verkligheten. Passande nog kan budgeten då ligga till grund för en mindre detaljerad och mer uppdaterad modell av framtiden i form av en s.k. rullande prognos.

Läs mer om hur du kan använda rullande prognoser för att addera värde till ditt budgetarbete.

 

4

Se webinar!

Så kan du arbeta med rullande prognos

Se vårt 30 min webinar där vi går igenom vad rullande och traditionell prognos är samt hur du kan arbeta effektivt med båda i Planacy.

5

Prata med mig

Har du frågor som rör budgetarbetet och möjligheterna med rullande prognos? Jag svarar gärna på dem. Med mig kan du prata om allt från strategi till teknik och licenser.

https://www.exsitec.se/hubfs/kristofer-round.png
Kristofer Gustavsson

Affärsutveckling