Upplever ni dessa utmaningar i er arkitektbyrå?

Hur ser ert arbetssätt ut när det kommer till att planera och resurssätta uppdragen i er byrå? Är det tillräckligt effektivt för att ta vara på potentialen i er verksamhet?

Att jobba på ett effektivt och enhetligt sätt där all information är samlad på en plats är ett vinnande koncept för att öka kvalitén, kundnöjdheten och lönsamheten. Det kan dock vara svårt att hitta rätt arbetssätt, vilket resulterar i en mängd utmaningar. 

Som arkitekt jobbar man i alla möjliga sorters uppdrag vilka ser olika ut beroende på kundens verksamhet, behov och önskemål. Tidsspannet för uppdragen kan sträcka sig från ett fåtal dagar till flera år och variera i komplexitet, vilket gör medarbetarnas tid väldigt värdefull. När man bekräftat ett försäljningsprojekt som vunnit, påbörjas oftast en fasplanering som sedan resurssätts utefter behov och kapacitet.

Oavsett om din byrå är liten eller stor är det vanligt att strukturera och dela in medarbetarna i olika team där studiochefen/ projektledaren ansvarar för utvalda uppdrag till respektive team. När projekten är nedbrutna i olika faser, är det fördelaktigt att överskådligt kunna se vilka kompetenser och erfarenheter som behövs till respektive fas. Detta för att på ett smidigt sätt allokera rätt kompetenser till uppdraget, vilket ger en god översikt över vilka medarbetare som ansvarar för respektive del, samt ger en bättre bild över hur uppdraget går. 

De tre vanligaste utmaningarna för arkitektbyråer

I samband med att byrån växer och antalet uppdrag ökar, brukar även behovet av fler medarbetare bli tydligt. Tillväxt innebär krav på en högre personalstyrka för att kunna resurssätta alla uppdrag och flertalet arkitektbyråer kan därför uppleva följande problem: 

• Svårigheter att få en god överblick och uppföljning av samtliga uppdrag
• Ingen ordentlig översikt kring hur medarbetarna är allokerade 
• Utmaningar i medarbetarnas arbetsätt när det kommer till att rapportera tid samt utlägg

Generellt sett är det vanligt att man i en verksamhet arbetar på samma sätt idag som när den först grundades. Men behoven som fanns då är inte samma som finns nu. Dessutom är man kanske inte alltid medveten om de nya behov som dykt upp i takt med att verksamheten har utvecklats och samhället förändrats. Därför är det värdefullt att ta tid till att utvärdera verksamhetens arbetssätt och hur processerna fortskrider. Att lägga mycket tid på administrativa och manuella uppgifter gör att mindre fokus kan läggas på den faktiska kärnverksamheten och det arbete som bidrar till lönsamhet i byrån. Med en stor andel handpåläggning ökar även risken för fel och misstag. Något som i längden många bäckar små och i slutändan en kostnad för företaget.

Vad är lösningen? 

Att investera i ett molnbaserat projektverktyg underlättar och hjälper dig längst hela vägen. Speciellt om projektverktyget kan leverera en helhetslösning för hela flödet. Med det menar jag allt från stöd i införsäljning till planering, resursallokering, tidrapportering, fakturering, uppföljning och analys. Detta innebär fina möjligheter till en ökad effektivitet då flertal administrativa uppgifter kan göras mer effektivt, vilket sparar tid, nyttjar resurser på optimalt sätt och minskar risk för felaktigheter. Dessutom förhindrar det att information faller mellan stolarna och skapar missförstånd, då ni jobbar med alla stegen i ett och samma verktyg och samlar all information på ett ställe.

Läs mer här: Verktyg för projekthantering

Era viktigaste resurser

Att jobba i denna typ av molnbaserade projektverktyg är en stöttepelare som möjliggör en smidigare hantering av kommunikation och samarbete för uppdragen. Det ökar transparensen i verksamheten och skapar goda förutsättningar för samtliga medarbetare att se framstegen i projekten. Att få en full insikt i alla uppdrag och hur byråns verksamhet fungerar, skapar en lugn och trygg arbetsplats där varje individ kan känna sig säker och därför utföra sitt arbete på bästa sätt. Era viktigaste resurser (medarbetarna) kan nyttja sin fulla potential, och därmed hela verksamheten likaså.

Läs mer om automatisering för arkitektbyråer

Blogg: Vilka krav bör man ha på sitt projektsystem?