Zenitec Sweden AB anpassar sina processer och sparar tid med Visma.net

Zenitec Sweden AB är grossist och kvalitetsleverantör av solcellsprodukter. Bolaget har vuxit snabbt och kände att tidigare IT-stöd inte räckte till. Med hjälp av det moderna affärssystemet Visma.net låter idag verksamheten affärssystemet automatisera bort stor del av tidigare administrativ tid så medarbetarna kan lägga fokus på värdeskapande och utvecklande aktiviteter.

Opålitliga och ineffektiva system

Företagets tidigare affärssystemet hängde inte med i det växande bolagets utveckling och uppfattades bland annat utmana processernas och informationens säkerhet. Man kunde inte längre lita på av behandlingen av ordrar, leveranser, fakturahantering eller lagersaldon.

Zenitec Sweden AB utvärderade noga vilka produkter som kunde hjälpa företaget att utvecklas och valet föll på Vismas produktflora. 

– Vi träffade fler leverantörer men upplevde Exsitec som mer kompetenta och definitivt mycket trevligare, menar Robin Herrlin, ekonomichef på Zenitec Sweden AB.

– Effektiviseringarna har varit många sen vi började låta systemet jobba för oss istället för att vi ska jobba för det.

– Robin Herrlin, ekonomichef på Zenitec Sweden AB

Effektiv fakturahantering och korrekta lagersaldon

Tillsammans med Exsitec implementerades Visma.net med modulerna AutoPay och AutoInvoice. Verksamheten har gått från att försöka anpassa och effektivisera stödsystemen efter deras unika processer till att låta systemen arbeta åt dem. Processer har effektiviserats och anpassats efter Visma.net och på så vis har man sparat åtskilliga timmar som tidigare lades på att administrera affärssystemet.

– Att vi har kunnat effektivisera och automatisera många av våra flöden, vilket i sin tur frigör mer tid som kan användas till annat än att administrera ett system, menar Robin.

Flera processer har också effektiviserats tack vare digitaliseringen, en sådan är fakturahanteringen som idag sker helt via systemstöden. Zenitec Sweden AB kan idag också lita på att lagersaldon stämmer vilket ger både säljare och inköpare en trygghet. Att enklare kunna kommunicera internt genom affärssystemet gällande allt från offerter och ordrar till utleveranser, inköp och fakturor ger verksamheten en avsevärt bättre kontroll.

Det nya affärssystemet har bidragit till:

Minskad administration

Automatiserade processer

Bättre kontroll på lagersaldon och en högre grad av tillit till systemen

Framtidssäkrat affärssystem för vidare utveckling av verksamhetsprocesser

— Det var väldigt trevligt att jobba med Exsitec och vi hade en bra kommunikation med konsulterna. Det var lätt att via dokumentationen hålla koll på vad som var kvar och vad som låg på oss. Ett himla bra samarbete helt enkelt!, avslutar Robin.

— Robin Herrlin, ekonomichef på Zenitec Sweden AB

5 funktioner som kan automatiseras med Visma.net

1. Autoreversering av bokslutstransaktioner

2. Automatiserade periodiseringar

3. Automatisering av avskrivningar

4. Återkommande transaktioner. Där redovisningsverifikat kan skapas upp med hjälp av tydliga regler för en kontinuerlig upprepning

5. Automatkontering. Exempelvis för direkt fördelning av kostnader vid registrering av en leverantörsfaktura.