Hur hanterar man EDI-krav från kunder och leverantörer?

Många kunder kommer till oss med frågor om EDI, PEPPOL och hur man ska hantera krav på E-faktura från kunder och leverantörer. Idag finns det en del lagar och regler kring EDI, PEPPOL och e-faktura framförallt i Sverige, men även hos våra nordiska grannar. I detta blogginlägg går vi igenom begreppen, vad man bör tänka på när man får EDI-uppdraget på sitt bord och hur man påbörjar en utvärdering av potentiella lösningar. 

Utmaningen med EDI

Många av våra kunder kommer till oss med frågan om EDI, vad det är, vad det innebär, hur man jobbar med det...Ja, det finns en hel del funderingar - och vi förstår det. Kanske är det så att man på grund av sin roll inom ekonomi eller IT får i uppdrag att hantera EDI, eller så är man en företagsledare eller VD och behöver säkerställa att man har alla förutsättningar att ta vara på viktiga affärsmöjligheter. I vilket fall har man kanske inte altid koll på om vart man ska börja och hela frågan känns överväldigande. Man är expert inom sitt områden, men EDI kan vara ett relativt okänt territorium för många.

Så, hur går man tillväga när man står med en till synes labyrintartad IT-uppgift kopplat till EDI? Som alltid vill vi starta med grundläggande förståelse för utmaningen, så låt oss börja med att försöka förstå vad EDI och PEPPOL egentligen innebär och vad det är som gäller för företag i skrivande stund (2023).

Vad är EDI och Peppol? 

Electronic Data Interchange (EDI) är ett viktigt verktyg för företag som vill effektivisera sin verksamhet och förbättra sin resultat. EDI tillåter företag att utbyta affärsdokument elektroniskt, såsom inköpsordrar och fakturor. Detta erbjuder flera fördelar, inklusive ökad effektivitet, förbättrad noggrannhet, snabbare bearbetning, minskade kostnader och förbättrat samarbete med kunder och leverantörer.

I Europa kan införandet av EDI underlättas av PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), ett nätverk för elektroniska inköp som förenklar digital handel och upphandling. PEPPOL tillhandahåller en kostnadseffektiv, användarvänlig och interoperabel lösning för elektroniskt inköp vilket gör det lättare för företag att ta till sig EDI och delta i elektronisk upphandling.

I de nordiska länderna blir användningen av PEPPOL allt mer utbredd, och den förväntas bli mer allmänt antagen under de kommande åren. I vissa nordiska länder, som Sverige och Danmark, är användningen av PEPPOL redan obligatorisk vid offentlig upphandling, medan det i andra, som Norge och Finland, rekommenderas men inte obligatoriskt. I Sverige finns det redan ett lagkrav på att kunna skicka och ta emot e-faktura (ett typ av EDI-dokument) inom offentlig upphandling. Det är ofta detta, ett krav från kunder eller leverantörer, som är anledningen till att företag ställs inför att börja arbeta med EDI, PEPPOL och e-faktura.

Lär dig mer: Se webinaret om PEPPOL

Hur hittar man rätt lösning för EDI? 

Oavsett vilken förståelse man har för EDI och PEPPOL, är det viktigt att hitta en lösning eller plattform som är möjlig att integrera med affärssystemet, anpassningsbart efter era behov och som hjälper er möta kunder och leverantörers krav. Det finns såklart många parametrar för att utvärdera en EDI-lösning, men vi rekommenderar att man börjar med att utgå från dessa punkter: 

• Kan lösningen hantera storleken på era dataflöden och det meddelanden som ska skickas varje dag? 
• Är det effektivt på så sätt att man kan återanvända flöden och tidigare kommunikationsuppsättningar?
• Hanterar det alla format, så som PEPPOL, Svefakt, XML, olika EDIFACT-format osv?
• Kan lösningen hantera EDI på ett sätt som är logiskt för ert affärssystem? 
• Är det anpassningsbart och flexibelt?

Det sista medskicket är, kanske föga förvånande, att jobba med en partner som tar ansvar för implementeringen av EDI-lösningen. Efter att ha hjälp flertalet av våra Visma-kunder börja arbeta med EDI, vet vi att arbetet med att ansluta och integrera en EDI-lösning mot affärssystemet, samt att ta hand om distributionen av meddelanden, kräver engagemang och ett gott samarbete där båda parter tar ansvar för sina delar. 

Om du är nyfiken på att få veta mer kan du titta på vårt webinar om EDI-plattformen HermX Edoc Engine eller läsa mer på vår webb ↓ Eller kontakta Per nedan.