Tre tecken på att ni bör sluta budgetera och prognostisera i Excel!

Excel är ett otroligt bra verktyg, som har ett mycket brett användningsområde. Verktyget har stor flexibilitet och klarar av att genomföra kraftfulla beräkningar, samtidigt som det är förhållandevis enkelt att använda. Det har gjort att Excel, med rätta, är det verktyg som controllers och ekonomichefer ofta använder för ekonomisk budgetering och prognostisering, men det finns fall då Excel inte är det bästa verktyget för att utföra dessa uppgifter och det finns ett antal tecken som företag behöver vara vaksam på för att identifiera dessa fall. Vi ska här reda ut dessa tecken, vilka de är och vad det kan få för konsekvenser om man inte agerar på dessa.

Missa inte vårt webinar: Bättre Budgetering utan Excel

1. Många personer är involverade i budgetprocessen

Det första tecknet som tyder på att ett annat verktyg än Excel kan vara lämpligt för budget och prognos är om många personer behöver hjälpas åt för att ta fram budgeten, någonting som exempelvis kan bero på att organisationen i sig är stor, eller att företagets affärsverksamhet är komplex och det därför krävs att ansvar delegeras till medarbetare med resultatansvar. Dessa personer har bättre koll på den dagliga verksamheten och kan därmed göra bättre prognoser vilket även ökar engagemanget och ägandeskapet för budgeten. 

När många personer behöver involveras i budgetarbetet ökar risken för att den mänskliga faktorn påverkar dess tillförlitlighet och relevans negativt. Detta då det snarare är regel än undantag att siffror matas in i fel celler, formler oavsiktligt ändras och att budgetmallarna inte följs av alla involverade parter. Detta innebär i bästa fall bara att controllern och ekonomichefen blir tvungna att lägga tid på att rätta dessa felaktigheter och i värsta fall resulterar i att de inte kan lita på den data som finns i budgeten.

2. Personberoende

Det andra tecknet att vara vaksam på är om de Excel-mallarna som används för budget och prognos blir personberoende. Det vill säga om det endast är en enskild person som kan hantera, förstå och arbeta i dessa mallar på grund av deras komplexitet, vilket innebär en stor risk för företaget. Dels om personen ifråga inte är tillgänglig då budgetarbetet ska summeras och arbetet därmed inte går att genomföra enligt planerat, men också då det finns en risk att oproportionerligt mycket av dennes tid läggs på att förvalta och hantera dessa mallar. 

3. Budget och prognos uppdateras frekvent

Avslutningsvis, om företaget behöver vara snabbfotade och kunna ta snabba beslut, med andra ord, om företaget verkar i en kontext som kräver att budget och prognoser uppdateras frekvent, är det också läge att se sig om efter alternativ till Excel för budget och prognos. Detta eftersom budgetering och prognostisering är en tids- och resurskrävande process, som kommer med få skalfördelar. Det finns i dessa fall en stor risk att controller och ekonomichef får lägga all, eller väldigt stor del av, sin tid på att ta fram och koordinera budgetarbetet, när ni egentligen borde fokusera på att analysera denna och vidta åtgärder för att företaget ska kunna uppnå denna, i den komplexa kontext som företaget verkar i. 

Sammanfattningsvis, om det är många personer som är involverade i processen, information behöver hämtas från många datakällor och verkar företaget i en komplex miljö är det dags att utvärdera om Excel verkligen är rätt budget- och prognosverktyg för er.

Läs mer:

• 4 vanliga invändningar mot budgetprocessen
• 6 råd vid införande av ett nytt budgetverktyg 
• Upptäck Planacy för enklare budget, prognos och planering

Vid frågor eller funderingar är du varmt välkommen att höra av dig till hej@exsitec.se