Frågor och svar om MediusFlow

Innehållsförteckning

• Vad är MediusFlow?
• Vad skiljer MediusFlow från andra system?
• Är det värt att skaffa MediusFlow?
• Vilka fördelar får vi med MediusFlow?
• Saknas något i MediusFlow?
• Kan jag koppla MediusFlow mot mitt affärssystem?
• Passar MediusFlow vårt företag?
• Varför ska vi välja Exsitec som leverantör av MediusFlow och partner?
• Vad kostar MediusFlow?

Vad är MediusFlow?

MediusFlow används för elektronisk fakturahantering; optimerar och automatiserar hela fakturaprocessen från start till slut. Inköp, attestering och betalning hanteras utan problem. Med hjälp av MediusFlow kan verksamheter dra ner på, eller helt eliminera, det manuella arbetet i fakturahanteringen. Utöver att digitalisera sin leverantörsfakturaprocess finns det många kunder som till 99% helt har automatiserat hanteringen av sina leverantörsfakturor..

• MediusFlow erbjuder fakturaskanning samt datafångst (tolkning) vilket möjliggör för digitaliseringen och importering av data som krävs för fakturahantering.
• Fakturor kan automatiskt konteras utifrån ett förutbestämt regelverk baserat på era preferenser. En konteringsmall finns även tillgänglig som stöd.
• Automatisk distribution av fakturor för attest som kan styras så att de följer er organisationsstruktur och företagspolicy
• En mobil lösning som ger användare tillgång var som helst, när som helst. Möjligheten att attestera fakturor oavsett vart man befinner sig.
• Systemet kan matcha återkommande fakturor mot en leverantörs betalningsplan, vilket skapar en smidig automatiserad process
• Synkroniserad data tack vare att MediusFlow kan integreras till ert affärssystem

Med ett enkelt och användarvänligt gränssnitt förenklar det din och dina kollegors vardag. 

Vad skiljer MediusFlow från andra system?

Många system på marknaden klarar av omkostnadsfakturor, dvs dessa kommer på ett eller annat sätt in digitalt varpå ni konterar och skickar ut på attest till rätt person. 

De flesta dugliga system (dock inte alla) ger dig möjligheten att:

• söka på fakturanr eller leverantörsnamn för att hitta en faktura
• använda ett mobilt gränssnitt som gör att du kan attestera fakturor på andra ställen än kontoret
• automatiskt få över informationen till ditt affärssystem

MediusFlow har också dessa grundläggande funktioner. Läs mer nedan om vad vi anser särskiljer MediusFlow.

Det handlar inte om att ta bort papper utan om att automatisera

Värdet av ett system ligger inte enbart i att digitalisera pappersfakturor utan snarare i hur automatiserad och effektiv din process blir.

Med MediusFlow ligger fokuset på att minska de manuella stegen, frigöra tid, ge ökad kvalitet och kontroll, samt kostnadsbesparingar. 

Utöver att fokusera på att ta bort papper och digitalisera är nedanstående de frågor vars svar verkligen ger värde och där MediusFlow ofta är överlägset bäst (Benchmark: läs mer om hur MediusFlow presterar mot andra system):

• Hur många av era omkostnadsfakturor går direkt till rätt person utan att ni manuellt behöver distribuera dessa till rätt attestant?
• Hur många av era omkostnadsfakturor blir automatiskt rätt konterade av systemet innan de går ut på attest?
• Hur många av era varufakturor kan automatiskt matchas/jämföras mot en eller flera inköpsordrar (verifiera att det är rätt) - och sen, förutsatt att allt är korrekt, gå igenom systemet och in i ert affärssystem utan att någon människa har ägnat en sekund åt leverantörsfakturan?
• Har ni avtalsfakturor som istället för att verifieras manuellt mot ett avtal kan matchas automatiskt mot det underliggande avtalet? Hur många av dessa går igenom systemet per automatik?
• Kan delar av era omkostnadsfakturor göras om till varufakturor genom att använda MediusFlows inköpsmodul? 

Är det värt att skaffa MediusFlow?

Genom att digitalisera er leverantörsfakturaprocess kan ni spara mycket tid och pengar. 

Om ni idag har en helt manuell process där ni ser massa papper eller har många manuella steg kan MediusFlow helt ta bort många av dem. 

Läs mer hur MediusFlow hanterar och effektiviserar varje steg i er leverantörsfakturaprocess

Om ni redan har ett system idag beror det mycket på vilket effektivitetsökning som kan nås med MediusFlow. MediusFlow når vid jämförelse högre automatiseringsgrad än andra system på marknaden. 

Det kan också finnas mer mjuka aspekter som ni skulle värdesätta - men som av olika anledningar är svåra att kvantifiera och räkna på. Nedan har vi listat några sådana aspekter.

Mjuka aspekter som också skapar värde

• Allt är digitaliserat och sökbart inne i MediusFlow. Inga fakturor kommer försvinna och ni slipper ha ett pappersarkiv med pärmar dit ni tvingas gå och leta efter fakturor.
• Ni får statistik och överblick från vilka leverantörer ni köper vad. Detta kan vara vid stor hjälp om ni önskar ta fram tex en spendanalys. 
• Om ni jobbar med kassarabatter så får ni automatisk kontroll så att dessa utnyttjas, och kan identifiera varför en faktura tagit längre tid än önskvärt att hantera om kassarabatten uteblivit. 
• Vid en revision kan MediusFlow automatisk skapa rapporter ni kan ge till revisorerna. Ni behöver inte leta i pärmar för att kunna besvara frågor. 
• Efterlevnad av attestreglementet kommer per automatik eftersom fakturorna aldrig hamnar hos fel person. Detta hjälper även till vid frågor under en revision.  
• Används avtalsmodulen i MediusFlow kan man få notifieringar när avtal är på väg att löpa ut, samtidigt som fakturor automatiskt kan matchas mot ett avtal. 
• Ni behöver inte vara på kontoret för att attestera fakturor. MediusFlow XI är en molntjänst vilket gör det möjligt att attestera varifrån som helst - även i mobilen. 
• Ni får en överblick över alla fakturor i flödet och hos vem de är. Även kvalitetsbrister kommer upptäckas och kan hanteras. 

Du kan själv räkna på om det lönar sig att skaffa MediusFlow

Vi har tagit fram ett verktyg som du kan använda om du vill räkna på vilken faktiskt tidsbesparing och kostnadsbesparing du kan uppnå med MediusFlow. 

Verktyget är gratis och du hittar det på länken nedan.

Vilka fördelar får vi med MediusFlow?

Du får det mest moderna leverantörsfakturasystemet på marknaden. 

Utöver de grundläggande funktioner som de flesta system på marknaden kan leverera får du ett system som bevisligen kan gå längst när det kommer till automatisering och effektivisering av företags leverantörsfakturaprocess.

Du får ett system som gör er process effektivare och enklare samtidigt som jobbet blir roligare. Istället för att titta på och hantera varje faktura behöver du bara hantera avvikelser och kan istället ägna dig åt mer värdeskapande aktiviteter. 

Med MediusFlow kan du:

• Spara tid och pengar
• Få högre kvalitet i den finansiella rapporteringen
• Få full kontroll över indirekta kostnader, tack vare bättre datakvalitet
• Skapa möjligheter till direkta besparingar och bättre lönsamhet.

Tack vare rapportmotorn har du tillgång till fakturadata som stödjer:

• Korrekt rapportering av periodiseringar så att kostnader bokförs på rätt period
• Kassaflödesanalys för att undvika finansiella överraskningar
• Analys av rörelsekapital för att möjliggöra investeringar i affärsmöjligheter och innovationer
• Analys av genomsnittlig kredittid för leverantörsskulder för att identifiera möjligheter till kassarabatter och optimal betaltid

Saknas något i MediusFlow?

Nej, inte vad vi vet om. 

Kan jag koppla MediusFlow mot mitt affärssystem?

MediusFlow kan kopplas mot de flesta affärssystemen. Vi har färdiga integrationer mot en rad olika affärssystem. 

Här hittar du en lista över våra integrationer här och tillhörande information.

Passar MediusFlow vårt företag?

Vi har kunder inom alla segment och branscher. Det finns företag som har en ganska liten fakturavolym ända upp till 100 000+ eller miljoner fakturor. 

Varför ska vi välja Exsitec som leverantör av MediusFlow och partner?

Vi har jobbat med både mindre och större bolag vilket gett oss en bred erfarenhet i att hjälpa företag förbättra sina processer. 

Tack vare våra färdiga integrationer kan vi hjälpa er att snabbt komma igång med MediusFlow

Som en följd av vårt nära samarbete har vi blivit utsedda till Årets Partner av Medius 5 år i rad!

Vad kostar MediusFlow?

Den löpande kostnaden för MediusFlow baseras på hur många leverantörsfakturor ni tar emot varje år. Initialt betalar du för att vi ska sätta upp och konfigurera systemet så att det passar era behov, samt utbildning. 

Om du vill veta vad det skulle kosta för er så kontakta oss nedan eller skicka ett mail med er årliga fakturavolym samt vilket affärssystem ni använder till anders.uddenberg@exsitec.se