Inköpsorder och Fakturamatchning

Vad är en inköpsorder?

En inköpsorder är en beställning av produkter, artiklar eller tjänster till externa eller interna leverantörer. Inköpsordern innehåller information om beställningen och görs ofta i ekonomisystemet, där det godkänns av en inköpare eller en inköpsavdelning. 

Fakturamatchning - Att jämföra faktura mot inköpsorder

Begreppet fakturamatchning innebär i praktiken att en faktura kopplas ihop och jämförs med en inköpsorder eller ett avtal. Om ett system kan utläsa tex ett inköpsordernummer på fakturan kan alla detaljer om inköpsordern, och alla inköpsorderrader, hämtas och därefter jämföras med detaljerna och raderna på fakturan. 

Att automatiskt jämföra det som står på fakturan mot det underlag som ligger till grund för kostnaden är en viktig aspekt för att kunna eliminera manuella steg i din leverantörsfakturaprocess. 

Ett kvalificerat system för hantering av leverantörsfakturor kan använda raddetaljer på fakturan för att jämföra mot motsvarande inköpsorderrad. 

I praktiken tolkar/läser alltså systemet både artikelnummer, artikelbeskrivning, antal, enhetspris mm. 

I det scenario där alla detaljer stämmer behövs ofta ingen manuell hantering alls, utan informationen kan skickas till ditt ekonomisystem för bokföring och betalning. 

I det scenario där något inte stämmer flaggar systemet denna avvikelse och därefter startar den process som ni internt har bestämt ska ske när en avvikelse uppstår. 

Genom att endast titta på avvikelser kan i regel 70-99% av all tid som läggs på att fakturamatcha helt tas bort. Att automatiskt kunna matcha fakturor mot tex en inköpsorder är en viktig aspekt för att nå en hög automatiseringsgrad. 

-> Vilken automatiseringsgrad kan man förvänta sig av Medius AP Automation?

Tre sätt ett system kan matcha eller kolla så fakturan är rätt

Man pratar i regel om tre olika nivåer att matcha en faktura på. Man gör det på radnivå, radtotalsnivå eller huvudnivå. Anledningen att det finns olika nivåer är att de har olika användningsområden, hanterar olika fall, och de olika nivåerna kräver att olika mycket information ska finnas tillgänglig på fakturan.

Sätt 1 - Matcha på raddetaljer

Det mest granulära eller detaljrika sättet att verifiera om en faktura är korrekt är att jämföra detaljerna.

Här identifierar systemet artikelnummer, artikelbeskrivning, antal, enhetspris på fakturan och jämför detta mot motsvarande rad på tex inköpsordern. 

Sätt 2 - Matcha på radtotal

I detta scenario identifierar systemet totalbeloppet på respektive rad och jämför därefter med radtotalen på inköpsordern. 

Detta kan vara användningsbart i de fall där du tex beställer 10 st av något men leverantören skickar 1 kartong med 10 st i och på fakturan står det antal 1. 

Sätt 3 - Matcha på huvudnivå

I detta fall så läser och använder systemet totalbeloppet på fakturan. De individuella raderna används ej utan endast totalbeloppet. 

Det kan kännas riskabelt eller vanskligt men om du redan har gjort en orderbekräftelse och därigenom minskat sannolikheten att antal, pris mm är fel så kan matchning på huvudnivå vara godtagbart. 

Med denna metod är det också möjligt att undvika scenarion där du har en rad på inköpsordern men leverantören väljer att specificera på två rader. Ett konkret exempel är om du köper läsk och på inköpsordern har panten med i inköpspriset, men leverantören lägger drycken på en rad och panten på en annan.

Ett kompetent system använder alla tre metoder parallellt

För att nå högst automatiseringsgrad och därigenom få så lite manuell handpåläggning som möjligt i leverantörsfakturaprocessen behöver du ett system där alla 3 matchningssätt kan användas parallellt. 

Ett bra system kan först prova på detaljnivå för att därefter falla tillbaks till radtotal och huvudnivå om det av någon anledning saknas viktig information på fakturan. 

På samma sätt bör det finnas möjlighet att först prova matcha på huvudnivå och därefter gå ner till radtotal eller raddetaljnivå.

Givetvis ska önskad matchningsteknik även gå att ställa individuellt per leverantör.

Varför detta är viktigt för dig

De flesta system på marknaden idag klara av att digitalisera en helt manuell leverantörsfakturaprocess. 

Alla system på marknaden är inte lika avseende vilken automatiseringsgrad som kan uppnås. 

Mer konkret betyder det att du inte når samma effektivisering eller kostnadsbesparing med alla system. 

Om du utvärderar och jämför olika system är vår rekommendation att du gör systemens möjlighet att helt automatisera hanteringen av fakturor den högsta av prioriteringar.