Medius AP Automation hanterar och effektiviserar varje steg i hanteringen av leverantörsfakturor

Hur Medius AP Automation hanterar och effektiviserar varje steg i hanteringen av leverantörsfakturor

Nedan har vi beskrivit de vanliga stegen i hanteringen av leverantörsfakturor, och hur motsvarande steg/aktivitet hanteras i Medius AP Automation. 

Stegen nedan är en beskrivning av den typiska processen för att hantera leverantörsfakturor i fallen det inte finns ett system idag - dvs allt är baserat på papper och allt sköts manuellt. Vissa av dessa steg kan försvinna om du har ett enklare system på plats idag. 

Steg 1) Ta emot kuvert samt öppna dem. 

Steg 2) Ankomstregistrering av fakturan. Stämpla konteringsstämpeln och skriv/stämpla fakturanr på fakturan samt skriva in fakturadetaljerna i affärssystemet

Dessa två stegs sköts automatiskt av Medius AP Automation. Du behöver inte längre manuellt ankomstregistrera en faktura. Det finns inte längre ett behov av ett fysiskt papper eller att behöva skriva något på ett papper. 

Era leverantörer skickar fakturorna till en speciell epostadress varpå de tolkas och hamnar inne i Medius AP. 

Steg 3) Ta en kopia och sätt in kopian i leverantörspärmen. Detta brukar ibland göras ifall att en pappersfaktura skulle försvinna. 

Alla fakturor hamnar inne i Medius AP Automation och finns sökbara så finns det inget behov av varken kopia, eller fysiskt papper. 

Steg 4) Gå runt på kontoret och ge fakturorna till rätt person. 

Fakturorna som kommer in i Medius AP Automation kommer automatiskt hamna i rätt persons sk inkorg inne i Medius AP. När den personen loggar in i Medius AP syns hens fakturor och arbetet kan börja. 

Detta kallar vi för automatisk distribution och är en viktig aspekt för att nå hög automatiseringsgrad och öka er effektivitet.

Steg 5) Verifiera att allt stämmer på fakturan.

Om det någonstans finns ett underlag för kostnaden, tex en inköpsorder så läses dessa in i Medius AP Automation och då kan Medius AP automatiskt kontrollera så allt som står på fakturan motsvarar det som står på inköpsordern.
Eventuella skillnader flaggas som avvikelser och du som användare får en notifiering att du behöver titta på denna avvikelse. Allt som stämmer behöver du inte lägga någon tid på att kontrollera. Detta går vidare till ert affärsssytem (såvida du inte vill kontrollera allt via den sk Slutkontrollen)

Att automatiskt kunna tolka och matcha en faktura är viktigt för att få upp er touchless-grad, dvs den grad av fakturor som kan gå igenom systemet utan någon manuell handpåläggning eller mänsklig granskning.

Läs mer om vad fakturamatchning är och varför det är viktigt när du jämför olika system

Steg 6) Kontera fakturan

Varufakturor konteras automatiskt av Medius AP Automation. Rätt konto och belopp, per rad, sker med automatik. Även rätt dimensioner/koddelar sätts per rad. 

För omkostnadsfakturor kan sk konteringsmallar användas. Med hjälp av dessa slipper du manuellt kontera varje rad. 

Har du stora fakturor och/eller återkommande fakturor finns även möjligheten att klistra in konteringen från Excel. 

Steg 7) Förflytta fakturan fysiskt till person för attest. 

Fakturan kommer automatiskt hamna i rätt persons inkorg inne i Medius AP Automation. Ett attestflöde bestäms och sätts upp i Medius AP vilket säkerställer att rätt personer får attestera rätt kostnader. 

I Medius AP Automation sker attestering på radnivå, dvs respektive rad på en faktura kan gå till olika personer samtidigt för attest.

Steg 8) Förflytta fakturan tillbaks till ekonomi för bokföring.

Detta steg behövs ej med Medius AP Automation. Inget fysiskt papper finns och när fakturan är slutligt attesterad går den vidare till affärssystemet där den slutbokas. 

Vänligen notera att fakturan kan hamna i det sk slutkontroll-steget om du önskar en sista koll på fakturan innan den bokförs. 

Steg 9) Sortera fakturorna i nummerordning och sätt in dem i pärmar.

Detta steg behövs ej. Alla fakturan finns i arkiverade i Medius AP Automation och är där sökbara. 

Steg 10) Om PDF-faktura: öppna mail och bifogade filer. Skriver ni ut fakturorna för att sen kunna ankomstregistrera. 

Om fakturan kommer som en PDF kan den inbyggda tolken i Medius AP Automation (kallad Capture) läsa innehållet på PDF-fakturan och lägga in fakturan i Medius AP. 

Steg 11) Om det är en varufaktura behöver man i regel söka upp inköpsordern i affärssystemet och stämma av pris och kvantitet mellan inköpsorderraderna och fakturaraderna. 

Med Exsitec integration som ligger mellan Medius AP Automation och ert affärssystem så hämtas automatiskt era inköpsordrar till Medius AP. Finns dessa i ett separat system hämtas de därifrån istället. 

När alla inköpsordrar finns i Medius AP kan Medius AP jämföra respektive fakturarad (artikelnr, kvantitet, pris mm) och jämföra detta mot detaljerna på inköpsordern. 

Om allt stämmer så kommer fakturan gå vidare från Medius AP till affärssystem (eller till slutkontroll om ni så önskar). 

Steg 12) Kontrollera så att att rätt kvantitet är godsmottaget.

Har ni avprickning i affärssystemet eller ligger detta i ett separat system där ni behöver söka fram denna information?

Denna information finns inne i Medius AP Automation och är rätt kvantitet mottaget kommer Medius AP Automation veta om det och jämför sen det antal som är godsmottaget med det antal som står på fakturan. 

Om dessa stämmer går fakturan vidare till affärssystemet för bokföring. 

Steg 13) Hantering av avvikelse mellan faktura och inköpsordern.

Om det är en avvikelse på fakturan jämfört med inköpsordern, uppdaterar ni inköpsordern eller gör något annat för att hantera avvikelsen?

I Medius AP Automation finns ett speciellt steg där alla avvikelser hamnar och där utsedda personer hanterar dessa. I vissa fall kan avvikelser godtas medan andra avvisas. Vad som ska ske för respektive avvikelse är något vi bestämmer tillsammans. 

Hos vissa kunder ska hanterade avvikelser automatiskt uppdatera både inköpsorder och tillhörande försäljningsorder i affärsystemet. Det enda användaren behöver göra i Medius AP är att trycka på Acceptera eller Avvisa. 

Steg 14) Distribuera omkostnadsfakturor till rätt person.

Detta sker med stor utsträckning per automatik i Medius AP Automation idag. Läs mer här om vilken automatiseringsgrad man kan förvänta sig av Medius AP. 

Steg 15) Kontera varufakturor och omkostnadsfakturor på rätt konto och med rätt koddelar/dimensioner.

Detta kan ske med automatik i Medius AP Automation. 

Steg 16) Jämföra med avtalet om det är en avtalsfaktura. 

Om ni har avtalsfakturor finns en avtalsmodul i Medius AP Automation som kan hjälpa till att jämföra fakturan mot det avtal fakturan grundar sig på.

Sammanfattning

Har ni en helt pappersbaserad process idag kan Medius AP Automation digitalisera denna och helt eliminera många av stegen. 

Viktigt att ha i åtanke om du utvärderar och jämför olika system är vilken nivå av automatisering systemen kan nå. 

Alla system på marknaden är inte lika bra avseende detta.

Bara digitalisering innebär inte hög automation, dvs det kan fortfarande finnas massa manuella moment - trots att ni inte längre ser några papper. 

Läs vidare: Vilken automatiseringsgrad kan man förvänta sig av Medius AP Automation?