Så ska du tänka när du köper system för Business Intelligence

Rapporter är statisk information och sådant du vanligtvis tittar på dagligen, veckovis eller månadsvis. Det är information som är formad på precis samma sätt varje gång. Men vad du tycker är viktigt att titta på kan ju skilja sig från vad din kollega anser är viktigt - här ligger också nackdelen eller problemet med vanliga rapporter. 

BI-system kan till skillnad från rapporter ge en bredare, djupare och mer dynamisk bild av hur verksamheten går och mår. Moderna BI-system är byggda för att hantera komplexa behov, stora datamängder och ständig förändring. Istället för att få en statisk vy ges stöd för att borra ned sig i detaljer, vrida och vända på data och se verksamhetens siffror uppdaterat och anpassat för dig som användare.

Men - för att få ut det mesta ur er data så räcker det inte med bra systemstöd. I en datadriven organisation ligger det inpräntat i DNA att man strävar mot att ta faktabaserade beslut med målet om att ständigt förbättra sig.

För att drivas av data krävs det att data tar en framträdande plats och tyckanden, magkänsla, intuition får träda tillbaka. Man har ett tydligt fokus på att samla in data i processerna och lägger mycket energi på att säkerställa att den håller hög kvalité. Varje medarbetare som potentiellt kan bli effektivare och ta bättre beslut med hjälp av data har också access till den.

Det enkla svaret är: Det beror på...

Vår erfarenhet är att ett datalager är nödvändigt om:

• Ni använder Power BI som BI-system och önskar koppla in flera datakällor
• Ni har många datakällor och en hög grad av komplexitet i er data. Med ett datalager på plats kan förvaltningen av lösningen underlättas över tid genom att data strukturerats tidigt i processen
• Ni önskar återanvända samma data till mer än "bara BI". Lagring av data i ett datalager möjliggör återanvändning av samma data i fler användarfall - t.ex. Machine Learning, AI, centrala Master Data register för t.ex. kund eller produktdata 
• Ni önskar lagra ostrukturerad data som mail, chat, bilder och videor på ett strukturerat sätt. Denna kan då även lagras och göras accessbar i datalagret liksom strukturerad data (tabeller med rader och kolumner) som ni redan lagrar där

• Rätt leverantör förstår er bransch och ställer relevanta och utmanande frågor för att förstå er verksamhet.

• Rätt leverantör har en process för framtagande av estimat som även involverar leveransorganisationen som i slutändan skall genomföra projektet.

• Rätt leverantör är inte alltid billigast. Fokusera på att hitta den leverantör som kan leverera högst värde i förhållande till kostnaden.

• Rätt leverantör tänker långsiktigt och kan växa tillsammans med er. Genom att välja en leverantör som erbjuder flera produkter för er bransch eller funktion så ökar chansen att ni kommer jobba tillsammans under längre tid.  

• Rätt leverantör kan presentera en tydlig projektmodell som ger er insyn under projektets gång och ger klarhet i hur rutinen för ändrat scope i projektet hanteras genom ÄTA-hantering.

Det finns sannolikt inget BI-system som "out-of-the-box" passar er verksamhet. De flesta verksamheter är unika och har anpassats för att vara konkurrenskraftiga utifrån sina förutsättningar och tidigare gjorda val av t.ex. affärsmodell, IT-system och organisation.

Med det sagt så finns det många leverantörer och mycket erfarenhet ute i marknaden som ni kan dra nytta av. Sannolikt så finns det leverantörer som har god erfarenhet av att arbeta med just de system eller den bransch som ni verkar inom vilket ofta medför snabbare, effektivare och mindre riskfyllda projekt.

Det är viktigt att BI-systemet är tillräckligt flexibelt för att även kunna möta behoven som verksamheten har om 5 år.

Exempel - er verksamhet har idag få datakällor och de ni önskar använda har en låg grad av datakomplexitet i hur den är strukturerad. Samtidigt vet ni att ni över tid önskar att koppla in flera komplexa datakällor i en framtida lösning. Det kan resultera i att val av teknisk lösning begränsar er utveckling och målar in er i ett hörn.

Det är viktigt att bygga en lösning som kan växa i samma takt som verksamheten vill växa. Väljer man ett BI-system som inte möter behoven fullt ut blir det ofta ett drivankare som verksamheten får släpa på i allt man gör. 

Det är vanligt att företag etablerar ett BI-system som inte möter behoven fullt ut vilket resulterar i att verksamheten istället hämtar ut data i "sidosystem" som Excel-filer. Något som i sin tur lätt leder till att det finns olika versioner av sanningen.