Dags att byta affärssystem?

Att byta affärssystem är som att gifta sig. När man står inför ett affärssystembyte är utmaningarna många och eftersom organisationer i regel gör detta väldigt sällan saknas ofta erfarenhet och rutiner. Genomförandet av den här typen av projekt måste även ligga rätt i tiden, så personalen har tid att delta. Jämför det med att planera och genomföra ett bröllop, du gör det troligtvis inte så ofta och du vill att dina nära och kära ska ha möjlighet att vara med.

Varför byta affärssystem? 

När vet man att det är dags att byta affärssystem? För många företag är det självklart när det är dags att byta affärssystem. Kanske har ni suttit i ert affärssystem i många år och den administrativa bördan som affärssystemet innebär hämmar er tillväxt eller effektivitet. 

Systemet slutar att utvecklas

För andra handlar det om att systemet inte längre utvecklas av programvaruleverantören och kanske till och med har slutat att supporteras. Det innebär att systemet inte längre kommer att utvecklas och ni kommer inte att kunna få hjälp om problem uppstår. Det är ett tydligt tecken på att ni behöver hitta ett nytt affärssystem.

Växer ur sitt befintliga ERP

Tillväxtföretag som expanderar brukar växa ur sitt befintliga affärssystem. När företaget expanderar i antal användare, nya funktioner eller nya marknader uppstår ofta begränsningar i det befintliga systemstödet. Prestandan blir dålig, eller viss funktionalitet är begränsad, eller i vissa fall till och med saknas. Det kan till exempel handla om att systemet inte har någon bra lösning för komplex hantering av supply chain som ni som företag kräver. 

Högre krav på integrationer

En annan vanlig anledning varför företag byter affärssystem handlar om att företaget har fått större krav på integrationer än vad de haft tidigare. Att systemen i företagets IT-flora måste kunna kommunicera med varandra blir allt viktigare. Det möjliggör för en enorm effektivitet och därmed också tidsbesparing. Det befintliga affärssystemet kanske är svårt att integrera med och det är därmed dags att byta.

Förvärv och koncerner

Bolag som förvärvar andra företaget kan behöva byta affärssystem för att det ska passa samtliga bolag i koncernen. Kanske är de så att det befintliga systemet inte är anpassat för att arbeta med koncerngemensamma arbetssätt eller koncerner överlag. Det är därför väldigt vanligt att företag byter system i samband med ett förvärv. 

Ökad konkurrenskraft

De allra flesta företag verkar i en hårt utsatt konkurrenskraftig bransch, vilket innebär att små detaljer kan göra stor skillnad. Vi vet att bra systemstöd möjliggör för automation och en högre effektivitet i företaget. Administrativa uppgifter som tar mycket tid från personalen frigörs genom moderna affärssystem och personalen kan arbeta mer proaktivt. Därmed kan en investering i ett nytt affärssystem bidra till ökad konkurrenskraft.

Vad innebär det att byta affärssystem? 

Men hur vet man om man är redo rent organisatoriskt och kunskapsmässigt? En framgångsfaktor för ett lyckat projekt är att organisationen i sitt dagliga arbete har tydliga roller, arbetsflöden etc. Det är bra att ha en strukturerad organisation inför den här typen av projekt. Likväl som om era liv skulle vara i kaos bäddar det inte för ett lyckat partnerskap. Om man har bra koll på sina arbetsprocesser idag och en tydlig vision om vart man vill, så har man bra förutsättningar för att lyckas med sitt byte av affärssystem.

Redo för kompromiss? 

Man måste vara redo att kompromissa, men inte förutsättningslöst. Likväl som man i en relation måste vara flexibel. Av den andra parten i relationen får man förhoppningsvis bra stöd men man måste även anpassa sig till sin partner för att relationen ska funka. Affärssystemet ska vara ett bra stöd till dina grundprocesser. Om affärssystemet skulle göra precis som du ville så skulle troligtvis jobbet för att göra alla justeringar och konfigureringar bli för stort.

Ta hjälp av rätt expertis till rätt saker. Systemkonsulter är bra på systemen medan ni som beställare vet hur er verksamhet fungerar. Eftersom varje verksamhet är unik handlar en stor del av arbetet på att bygga upp ett affärssystem som stödjer verksamhet på rätt sätt. En vanlig missuppfattning är “det är ju systemkonsulterna som ska berätta hur vi ska jobba”. Om vi fortsätter med parallellen till ett bröllop är det ju inte er bröllopskoordinators arbete att bestämma hur ni ska spendera er dag, det är ni som kommer med tankar och idéer, medan experterna förverkligar era önskemål.

En långvarig relation

Syna din partner och svärföräldrar likväl som systemleverantören och systemtillverkaren. Vad har de för ambition och framtidsdrömmar? Även om du känner att systemet är helt rätt för dig så är mål, ambition och framtidsvision minst lika viktigt för hur länge relationen till ditt affärssystem kommer hålla. Har systemleverantören musklerna att förbättra systemet och har systemtillverkaren möjlighet att utveckla systemet över tiden.