3 tips till inköpare för att optimera lagret i osäkra tider

Rollen som inköpare kan vara tuff i allmänhet, men idag i synnerhet. Därför kommer vi här nedan med tre tips för att hjälpa er att säkra lagret både idag och framåt. Med hjälp av detta kan ni säkerställa att ha rätt varor inne, vid rätt tidpunkt och i rätt kvantitet.

Innehållsförteckning

• Rätt produkt, vid rätt tid och rätt kvantitet?
• Inköpsrollen är utmanande - i synnerhet idag
• 3 tips för att säkra lagret idag och framåt
  1. Få koll på din data
  2. Identifiera överskottsartiklar
  3. Fånga upp säsongsavvikelser

Rätt produkt, vid rätt tid och rätt kvantitet?

Vad har hänt med ert lagervärde?!? Ja, jag tänker inte tråka ut er med att rabbla en massa fakta om hur osäker omvärlden är för tillfället och vad den höga inflationstakten och den aggressiva räntebanan får för effekter på världsekonomin, det har sannolikt inte undgått någon. Men vi kan väl enas om en sak; kapital är dyrt just nu. Kapital är dyrt och jag gissar att ni är många inköpare som sitter där ute och får försvara era stigande lagervärden med att det är en generell höjning av prisnivån och inte ni som börjat bunkra varor för glatta livet. 

Jag och mina kollegor träffar inköpare varje dag och vi hyser stor respekt för arbetet ni gör. Det är inte en enkel uppgift att vara inköpare 2023. Skenande prisnivåer, råvarubrist, leveranssvårigheter och ett pågående krig - det är många faktorer som påverkar det dagliga arbetet. Samtidigt brottas inköparna, som alltid, med att hålla en rimlig nivå av lager. På ena hållet skriker säljsidan om att ni måste bygga mer lager så att ni kan sälja tillräckligt och på andra hållet drar ekonomiavdelningen i nödbromsen med ett enda krav; spara pengar! Så hur ska man någonsin kunna optimera sitt lager och köpa in rätt sak, vid rätt tid i rätt kvantitet?

Inköpsrollen är utmanande - i synnerhet idag

De flesta inköparna vi träffar har snarlika inköpsprocesser. Man arbetar i ett affärssystem, får ut en bristlista, kanske min- och maxpunkter och sedan någon form av beställningsförslag. Det är dock aldrig någon som trycker köp, köp, köp utifrån dessa kriterier, utan det är alltid något typ av hantverk inblandat. Ofta plockas data ut till ett ihopsnickrat excel-ark där det laboreras med prognoser, historisk försäljning och trender. Sedan adderas lite fingertoppskänsla för att avgöra lämplig hemtagningskvantitet.

Ingen skugga fallen på någon då alla försöker göra det bästa med verktygen man har, men ofta krävs en hög grad av manuell handpåläggning och specialistkompetens för att komma fram till ett lämpligt beslut. Med tusentals artiklar ständigt i rörelse, eller inte i rörelse, kan det bli svårt att navigera. 

Dessutom är affärssystemet i sig är oftast rätt statiskt; har man en gång satt en beställningspunkt eller angivit att en artikel ska vara lagerförd, så tenderar det att förbli så. Vem ser till att det förändras när artikelns rörelsemönster förändras eller den går in i ett nytt skede av livscykeln? Hur ska man avgöra vilken servicegrad artikeln bör ha idag och vem gör en ny bedömning i morgon? Hur ska man prioritera och vem varnar innan det håller på att gå fel? Det kan lätt kännas som en överväldigande uppgift för en inköpare att hålla koll på allt detta, samtidigt som man ska hantera vardagen med förändrade ledtider, leveransstörningar och omvärldsbevakning.

Läs mer: 5 tips till dig på inköpsavdelningen

3 tips för att säkra lagret idag och framåt

Rollen som inköpare kan vara tuff i allmänhet, men idag i synnerhet. Här kommer tre tips för att hjälpa er att säkra lagret både idag och framåt.

• Få koll på din data:

  Det kan kännas självklart, men första steget för att optimera sitt lager och se till att ni har rätt grejer på hyllan, är att få koll på er data. Ni behöver få koll på vad som levereras in på lagret, hur länge det ligger där och när det levereras ut. Koll på saldon, koll på ledtider, koll på servicegrad etc, etc. Hur ska ni annars veta var ni ska börja gräva? 

  Ett sätt att göra detta är att strukturera upp den fysiska lagerhanteringen till att börja med. Har man inte kontroll över lagret och inte kan se saldon och lagerstatus i realtid, så blir det också svårt att fatta vettiga beslut i övriga led. Ett annat tips här är att regelbundet försöka underhålla sin grunddata, så som ledtider, priser och annan artikelinformation. Det kan upplevas lite tungrott men är väl värt mödan i det långa loppet.
  
  

• Identifiera överskottsartiklar: 

  Steg två för att optimera lagret är att identifiera överskottsartiklar. Om ni ska kunna göra både säljsidan och ekonomiavdelningen nöjda så behöver ni se till att ni köper in mer av det ni faktiskt säljer och mindre av det ni inte säljer. Det som inte säljs alls bör ni sluta att köpa in helt och hållet.

  Ni kan identifiera överskottsartiklar genom att titta på trender och historisk försäljning och sedan göra en bedömning om ni har för mycket på lager eller inte. Det som kan vara utmanande är att göra en rimlig prognos för framtiden, samt att fånga upp en artikel som är påväg att bli en överskottsartikel. Om man inte vill laborera med detta på egen hand så finns det idag en rad olika inköpsverktyg som kan hjälpa till med just det.
  
  

• Fånga upp säsongsavvikelser:
  Sista tipset är också det svåraste att genomföra i praktiken. Hur ska man göra när man har artiklar som säljer bra, men bara under en viss period under året? Har man inte tungan rätt i mun så är det väldigt lätt att man fortsätter att köpa in sådana artiklar även efter att högsäsongen har gått ut, eller är sen på bollen och missar försäljning när perioden precis börjat.
  
  Det är inte alltid helt självklart vilka artiklar som har en säsongsavvikelse och inte, men det är förödande för din lageroptimering om du inte har koll på det. Även här kan man laborera lite på egen hand, eller ta hjälp av ett inköpsverktyg som hjälper er med detta.

  
  

Läs mer: 
Blogg: Vad är lageroptimering och hur hjälper det dig med framtidens utmaningar?