Bankomat sparar mycket med elektronisk fakturahantering

Bankomat är ledande inom kontanthantering i Sverige och hanterar bankomater i över 500 orter från Kiruna i norr till Trelleborg i söder. Företaget ägs av Danske Bank, Handelsbanken, Nordea, SEB och Swedbank med Sparbankerna.

Bankomat hanterar årligen ca 15 000 leverantörsfakturor, varav ca 4000 är hyresfakturor och 11 000 är omkostnadsfakturor. Innan Medius AP Automation tog det ca 10 minuter att hantera en omkostnadsfaktura och ca 15 minuter att hantera en hyresfaktura. 

Nu, med Medius AP Automation så tar det endast 4 minuter respektive 1 minut att hantera dessa typer av fakturor. Under ett år blir det totala besparingen över 2000 arbetstimmar vilket motsvarar ungefär 800 000 SEK.

Behov av förnyelse av fakturahanteringen

Bankomat hade sedan tidigare en äldre variant av det smarta fakturahanteringssystemet Medius AP Automation. Support mot den äldre versionen minskade drastiskt och Bankomat kände att de behövde uppgradera sig för att hänga med i utvecklingen.

“Tidigare använde vi en äldre version där vi inte riktigt kunde hantera våra hyresavtals fakturor som vi ville eftersom vi inte kunde få automatisk kontering och periodisering på flera rader.” — Susanne Almkvist, redovisningsekonom på Bankomat

En stor utmaning man stod inför var att den tidigare specialanpassade funktionen för avtalshantering varken ingick i, eller gick att flytta över till, den nyare versionen av systemet. Bankomat sökte efter lösningar och stötte under Medius kundkonferens på Exsitec där tillvägagångssätt diskuterades. Efter en del utredning kom man fram till en lösning.

Säkerheten med cloudsystem

Men det återstod ett frågetecken innan projektet kunde sätta igång. Bankomat står för trygghet, tillgänglighet och kvalitet, företaget är ett betalningsinstitut och står under direkt tillsyn av Finansinspektionen och har tillstånd att tillhandahålla betaltjänster. Att uppfylla de säkerhetskrav som finns är därför extremt viktigt.

Medius AP Automation uppfyller alla de krav som bankomat samt finansinspektionen har. Medius följer den internationella säkerhetsstandarden med följande ISOcertifikationer. Plattformen hostas även av Microsofts Azure vilka även de har en hög prioritering av säkerhet.

Lösningen & egna anpassningar

Den nyare versionen av Medius AP Automation tillsammans med den anpassning Exsitec hjälpt till att utveckla hanterar nu alla Bankomats omkostnadsfakturor och avtalsfakturor. Den egenbyggda funktionen innebär att avtalen för hyresfakturor hanteras som inköpsorder och fakturorna läses in som varufakturor, dessa matchas sedan mot varandra för en automatiserad process. Flera mindre anpassningar av systemet utvecklades även för att kunna hantera bland annat kontering och periodisering.

– “Den automatiska periodiseringen är något som är en rätt häftig grej även om den inte märks så mycket” - Susanne Almkvist, redovisningsekonom på Bankomat.

Den nya uppsättningen hjälper Bankomat att bland annat spara en stor mängd tid som annars skulle gått till manuell hantering för avtalen och fakturorna. Dessutom innebär det en snabbare och säkrare hantering då inga fakturor försvinner på vägen där alla fakturor är överskådliga och sökbara med några få klick.

Framtiden & ett bra samarbete

Lösningen är på plats och Bankomat kommer framförallt förvalta och lära känna systemet innan eventuella justeringar för att trimma funktionerna påbörjas. Bankomat är nöjda med samarbetet och beskriver Exsitec som snabba, effektiva och kunniga. 

– "Vi på Bankomat ser fram emot ett fortsatt gott samarbete", avslutar Susanne Almkvist, redovisningsekonom på Bankomat.

Utmaning

• Gammal version som slutade supporteras
• Egenbyggda anpassningar och funktioner som fortsatt saknades i nyare versioner

Lösning

• Det molnbaserade fakturahanteringssystemet Medius AP Automation
• Specialanpassningar utvecklade tillsammans med Exsitec för hyresfakturor

Resultat

• Sparad tid till ett värde av ca 800 000 SEK/år
• Minskad manuell hantering
• Säkrare process
• Överskådlighet och sökbarhet

Lär känna oss som arbetar på Exsitec - våra konsulter berättar om lösningen för Liseberg