Hela studentresan stöttad av Sugar CRM

I denna intervju med Jonas Petterson Axén - CRM analytiker på Chalmers tekniska högskola får du en inblick över deras utmaningar och hur Exsitec tillsammans med Sugar CRM och skräddarsydd portal skapat en enkelhet i vardagen för att jobba mer effektivt. 

Innehåll: 


-> Behovsanalys 
-> Lösningen
-> Framtiden 

Verksamheten 

Enheten arbetar med studentrekrytering (presumtiva/potentiella studenter) och kommunikation med studenter och alumner (tidigare studenter). En viktig del är att skapa, vårda och utveckla relation med individer i dessa målgrupper. Självklart utifrån var de är i ”relationen” med Chalmers.

"Det är mycket enkelt att jobba med Exsitec. De är lyhörda för våra behov, men samtidigt också tillräckligt ifrågasättande för att utmana ”sanningar” vi har som gör att man tänker nytt. Det har i sin tur resulterat i en bättre lösning än vad ursprungsbehovet och föreslagen lösning visade."

 

- Jonas Petterson Axén – CRM-analytiker på Chalmers tekniska högskola

Vilka utmaningar eller mål fick er att leta efter en lösning?

Vi arbetar med att kommunicera relevant information till våra olika typer av studenter. För att hålla reda på kontaktuppgifter till dessa målgrupper har vi sedan länge använt oss av ett CRM-system. I huvudsak för alumnrelationer, men också till viss del för den internationella studentrekryteringen. Vad vi ville göra nu var bland annat att låta systemet stödja hela ”studentresan”. Dvs från att man är potentiell student – är student – varit student (alumn).

Utöver att systemet skulle stötta hela studentresan är det också viktigt att det ger stöd till segmentering på olika sätt i form av demografi, utbildningsintresse, vad man läser/läst etc.

Vi hade också ett behov av att se över den aktuella behovsbilden så som det ser ut just nu.

 

Vad var ert största problem/hur såg er vardag ut?

Då det tidigare systemet hade sin grund i en äldre behovsbild så var systemet också uppsatt därefter samt att det var lite ”stelbent” i vissa utsökningar. Så istället för att göra många segmenteringar inne i systemet så tog vi många gånger ut större mängd information från systemet för att sedan göra sorteringar och segmenteringar i Excel.

 

Vad var det viktigaste för er i er utvärdering?

Vår upphandling handlade om att få ett system som uppfyllde ett antal kriterier där funktionaliteten byggde på att vi skulle få ett system som gav stöd till de aktuella behoven. Utöver det var det också viktigt att systemet var flexibelt, anpassningsbart och utvecklingsbart utan att behöva göra allt för mycket kodning.

 

Varför valde ni till slut att gå vidare med Exsitec?

Efter utvärdering, där kriterierna satts upp i upphandlingsunderlaget, landade vi i att Exsitec´s lösning med SugarCRM var det bästa alternativet.

Hur var det att jobba med Exsitec?

Det är mycket enkelt att jobba med Exsitec. De är lyhörda för våra behov, men samtidigt också tillräckligt ifrågasättande för att utmana ”sanningar” vi har som gör att man tänker nytt. Det har i sin tur resulterat i en bättre lösning än vad ursprungsbehovet och föreslagen lösning visade.

Exsitec är dessutom snabba med att leverera på de insatser vi haft behov av.

 

tjej-dator-boll för logoikon

 

Lösningen:

Vad är det som ingår i lösningen?

SugarCRM tillsammans med en skräddarsydd portal som används av Chalmers alumner för att uppdatera sina kontaktuppgifter samt preferenser om vilken kommunikation de vill mottaga från Chalmers och Chalmersska Ingenjörsföreningen.

 

Hur gör ni idag till skillnad från tidigare?

Fler som arbetar i systemet då det är mer intuitivt och är ”enklare” att göra större delen av segmenteringsarbetet i systemet än i Excel.

 

Vad är ni nöjdast med?

Att systemet är intuitivt och relativt enkelt samt att det erbjuder stor utvecklingspotential. Både för enklare utveckling av moduler och fält där vi själva gör det mesta och för kodning av beroenden där Exsitec står för den största delen.

Tack vare att systemet är så intuitivt är vi idag många fler som kan jobba med segmenteringar inne i systemet vilket gör att vi blir effektivare. Dessutom finns det en stor utvecklingspotential för andra verksamheter.

 

Vilka besparingar/effektiviseringar har gjorts?

Vi har idag ett system i stället för två system som vi hade tidigare.

Det är mycket enklare att göra olika typer av segmenteringar vilket sparar mycket tid.

Snabbare och enklare överblick över till exempel antal alumner från en viss utbildning, i visst land etc.

 

Framtid:

Har ni något nästa steg planerat för lösningen i sig eller för er utveckling i stort?

Det finns flera områden där vi ser en vidareutveckling av lösningen. Vi kommer att fortsätta utveckling av innehåll (moduler och fält) för att stödja befintlig verksamhet ännu bättre samt även för att stödja ”ny” verksamhet. Dessutom utveckling av flertalet integrationer för att underlätta inflödet av ”leads” för studentrekrytering.

Vi kommer att vidareutveckla analys och segmentering för riktad målgrupp. Vi tittar också på att automatisera nyhetsbrev så vi når rätt målgrupp samt koppla på ytterligare verksamheter med externa kontakter som kanske inte i första hand är alumner.

 

Något annat du vill förmedla?

Väldigt viktigt att man har bra koll på behovsbilden, dvs "vad är syftet med att vi implementerar ett nytt system?"

 
AvancezChalmers_black_centered

 

OM CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA

Chalmers tekniska högskola i Göteborg forskar och utbildar inom teknik och naturvetenskap på hög internationell nivå. Universitetet har 3 100 anställda, 10 000 studenter och utbildar ingenjörer, arkitekter och sjöbefäl. Med vetenskaplig excellens som grund utvecklar Chalmers kompetens och tekniska lösningar för en hållbar värld. Genom globalt engagemang och entreprenörsanda skapar vi innovationskraft, i nära samarbete med övriga samhället. EU:s största forskningsinitiativ – Graphene Flagship – leds av Chalmers, liksom bygget av en svensk kvantdator. Chalmers grundades 1829 och har än idag samma motto: Avancez – framåt

 

https://www.exsitec.se/hubfs/AO%20-%20Digitala%20Aff%C3%A4rer/AO%20-%20Digitala%20Aff%C3%A4rer%20-%20CRM/liza%20bruze%20-%20boll%20f%C3%B6r%20webb.webp

Liza Bruze

Affärsutvecklare CRM

Kontakta mig om lösningen