Referenscase

Koncernen Framtiden får automatiserade processer för sin ekonomifunktion

Koncernen Framtiden som till störst del är verksamma inom rekrytering hade ett behov av ett nytt affärssystem. Med hjälp av affärssystemet Visma.net och tilläggstjänsterna AutoPay och Autoinvoice har Framtiden idag digitala verktyg som stöttar processerna och möjliggör för en fortsatt framtida tillväxt.

Koncernen Framtiden verkar inom ett antal olika områden bestående av konsulterande verksamhet inom management och informationsteknologi, marknadsföringstjänster samt bemanning och rekrytering. Det sistnämnda är det största verksamhetsområdet med bolaget Framtiden i Sverige AB i spetsen. Framtiden hyr ut och rekryterar unga talanger till stora och små företag inom alla olika områden.

Behovet av ett dynamiskt och flexibelt system

Koncernen har sedan länge känt ett behov av att hitta ett dynamisk och flexibelt system att växa med och som är byggt för en allt mer digitaliserad vardag. Detta såg Framtiden kunde möjliggöras genom att satsa på automatisering av standardiserade arbetsuppgifter för att istället kunna rikta mer fokus på uppföljning och avvikelsehantering.

– Vi på ekonomiavdelningen har känt ett behov av att ändra vårt arbetssätt, eftersom den mer traditionella redovisningsrollen är på väg att försvinna.

– David Scherling, redovisningschef på Framtiden.

Automatiserade processer

– Från vårt första möte med Exsitec kände vi att detta skulle landa väldigt bra. Deras kompetens och tidigare erfarenheter samt att vi hela tiden haft väldigt kul ihop i implementationsprocessen har gjort att vi upplevt många solstrålar och få orosmoln

– David Scherling, redovisningschef Framtiden

Lösningen blev affärssystemet Visma.net som nu används av samtliga företag i koncernen med aktiv verksamhet. Visma.net är ett komplett molnbaserat affärssystem som effektiviserar ekonomiavdelningar med hjälp av automatiserade processer och modern hantering av komplexa och repetitiva uppgifter inom bokföring.

– I valet av ekonomisystem kände vi tidigt i vår process ett behov av att hitta ett molnbaserat system med stora anpassningsmöjligheter för att kunna vara flexibla för framtida utveckling, berättar David.

Visma.net har möjliggjort automatisering av standardiserade arbetsuppgifter vilket har lett till enklare arbetsflöden. Med automatiseringarna har tid frigjorts och istället för repetitiva arbetsuppgifter hanteras scenarion som avviker från standard och sparad tid kan läggas på mer värdeskapande uppgifter. Många avstämningar, såsom bankhantering och påminnelseprocesser, som tidigare fanns i Excel, finns nu integrerat direkt i affärssystemet.

I den kompletta lösningen för Framtiden ingår även tilläggstjänsterna Visma Autoinvoice och Visma AutoPay som integrerats i Visma.net.

Med Autoinvoice har Framtiden en fullt automatiserad tjänst för hantering av kundfakturor. Med AutoPay har de fått en direktkoppling mot banken så leverantörsfakturor stängs per automatik vid betalning och kontoutdraget från banken finns direkt i systemet för bokföring. Vissa återkommande banktransaktioner bokas upp direkt av systemet.

Roligare arbete med ökad kontroll

Framtiden har sett både små och stora mätbara förbättringar som tillsammans utgör betydande tidsbesparingar men som också gör det dagliga arbetet roligare genom tydligare flöden, mer kontroll och möjlighet till att följa upp avvikelser på ett bättre sätt.

– Vi är mycket nöjda med att kunna jobba molnbaserat och nyttja systemets automatiseringsmöjligheter kring avskrivningar, periodiseringar, återkommande transaktioner och automatkontering, förklarar David.

Siktet högt

Med Visma.net har Framtiden fått digitala verktyg som effektiviserar ekonomiprocesserna i verksamheten och som möjliggör fortsatt tillväxt i koncernen. De kommer fortsatt att arbeta med att utveckla och automatisera flödet och skapa skräddarsydda rapporter för att tillgodose koncernens olika behov och på så sätt bli en av Sveriges mest moderna ekonomifunktioner.