Det automatiserade affärssystemet

Visma.net är ett automatiserat affärssystem. Det finns tre viktiga ämnen i automatiseringsområdet som är kopplade till affärssystemet. Ämnena är: återkommande uppgifter, fakturor och bankintegrationer. 

Trevlig läsning!

1. Ett bra systemstöd

2. Återkommande uppgifter

3. Fakturahantering 

4. Bankintegrationer

1. Ett bra systemstöd

Under den moderna ekonomiavdelningen så pratade vi kring olika grad av automation genom denna automationspyramid. I botten ser vi systemstöd, vilket handlar om att vi måste ha bra systemstöd på plats för att ens möjliggöra för automation. 

Mer om pyramiden i vårt inlägg: Så automatiserar du verksamheten

Vad är Visma.net?

Ett bra och modern systemstöd är just Visma.net. Det är ett molnbaserat affärssystem, vilket innebär att det är fritt från servrar. Att det är molnbaserat möjliggör för ständiga uppdateringar av systemet, vilket gör att de kontinuerligt utvecklas och förbättras. Vad som också kännetecknar Visma.net är att det är ett skalbart ekonomisystem som går att växa i. 

Läs mer om Visma.net - affärssystemet i molnet

2. återkommande uppgifter

En scemaläggning i Visma.net är ett sätt att automatisera återkommande uppgifter eller rutiner i affärssystemet.

• Regelstyra återkommande rutiner 
• Visst intervall 
• Daglig basis(frisläppa transaktioner) /månadsvis (utföra periodiseringar)

Schemaläggning är alltså ett sätt att automatisera. Men vad är det egentligen som vi kan schemalägga i Visma.net?

Vi kan schemalägga allt möjligt i Visma.net, och detta är en stor styrka i systemet.

Några vanliga rutiner som jag hjälpt kunder att automatisera är:

• Periodiseringar,
• Avskrivningar,
• Automatkontering,
• Återkommande transaktioner
  
  

3. Fakturahantering

Många av våra kunder börjar att automatisera det som oftast tar mycket tid för ekonomiavdelningen, nämligen fakturor.

Fakturahantering, både inkommande och utgående är ju processer där många företag kan hämta hem “automatiseringspoäng”, alltså hitta rutiner att effektivisera som minskar manuella arbetsmoment.

I Visma.net jobbar vi med faktureringstjänsten AutoInvoice, som möjliggör för företag att göra en effektiviseringsresa i att börja skicka och ta emot fakturor digitalt. Genom att arbeta digitalt med er fakturahantering minskar ni inte bara administrationen för ekonomipersonalen, ni får också en ökad kontroll och i förlängningen snabbare betalt.

Läs mer om Autoinvoice här

Inkommande fakturor

Låt AutoInvoice ta emot fakturor i olika format; post, PDF, E-faktura, ni slipper tänka på hur.

Första steg - pappersfakturor → PDF,

• Digitalt/lätthanterligt,
• Minskar tid för manuell hantering av att sprätta kuvert
• Enklare att förstå PDF-filer
• Systemen kan tolka information på PDF till fält i systemet.

Nästa steg - PDF-fakturor → E-fakturor

• Billigare transaktionspriser
• Slipper tolkningsmomentet - sparar tid
• Informationen hamnar i rätt fält i systemen i större utsträckning
• Minimerar misstag - inga tolkningsfel gör att ingen information försvinner längs vägen
• PEPPOL format, rekommenderat format
• E-faktura “Fakturan behöver inte knacka på dörren och vänta på att du ska släppa in den, den har en egen nyckel”. SJÄLVKÖRANDE

Utgående fakturor:

AutoInvoice som en “Outsourcing” av er kundfakturering! Ni hanterar era kundfakturor fram tills de blir bokförda i reskontran, därefter sköts distribueringen till kund per automatik via AutoInvoice.

En matchning kommer göras mellan ert kundregister och InExchange nätverk för att hitta den optimala rutten för er faktura. Kan inte kunden ta emot elektroniska fakturor skickas dessa istället via mail som PDF eller post.

Om era kunder har stöd eller senare skaffar stöd för att ta emot elektroniska fakturor kommer AutoInvoice automatiskt börja skicka dessa elektroniskt. Oavsett vilken fakturaväxel som kunderna använder.

Fördelar med AutoInvoice

De stora fördelarna med AutoInvoice är att med en automatiserad process för utgående fakturor blir felen färre och ni sparar tid genom mindre manuell administration. Autoinvoice underlättar för er som leverantör att ständigt hålla er uppdaterade och ni skickar fakturor på de sätt som era kunder vill ha fakturorna, utan att själva göra det administrativa jobbet. Att arbeta med Autoinvoice har för våra kunder både inneburit lägre transaktionskostnader och lägre administrationskostnader.

En annan del som många av våra kunder också arbetar med tidigt i sin automationsresa är. bankintegrationer. 

4. Bankintegrationer

Med bankintegrationer tänker vi framförallt på tjänsten AutoPay som är en koppling mellan Visma.net och nordiska storbanker.

Läs mer om Autopay

Traditionellt sett har mycket av bankhanteringen byggt på filer som skickas och tas emot mellan banker och affärssystem. Det här är inte ett modernt sätt att jobba på!!

Utbetalningar

Som många säkert känner igen så går traditionell hantering till på det sättet att: du kopplar upp dig mot ERP för att föra över betalningsfiler, laddar ned fil från ERP, loggar in med dosa i banken, kontrollerar att filen kommer över. Därefter loggar du in på banken, laddar ned ny fil när betalningen är genomförd för att tillslut ladda upp i ERP.

Detta tar tid! Risken är stor att något missas, en säkerhetsrisk kopplad till hur filerna hanteras och bevaras med mera...

För att automatisera betalningsflöden och bankhantering har Visma skapat tjänsten AutoPay - i samarbete med Nordiska storbankerna och säkerheten är verifiera och testad av dessa.

Med AutoPay: AutoPay tar bort all hantering av filer fram och tillbaka mellan systemen. Du godkänner din betalfil i ERP, kanske att ni vill styra att godkännandet ska ske i förening. därefter sker betalningen per automatik via en krypterad kanal. Din reskontra blir uppdaterad med de senaste betalningarna när de dragits från banken!

Inbetalningar

Inte heller för inbetalningar behöver några filer hämtas och laddas ned. Med AutoPay kommer inbetalningarna in per automatik och kan börja prickas av mot reskontran.

Automatisera bankhanteringen i flera nivåer:

• Leverantörsbetalningar, återrapportering
• Kundinbetalningar, matchning mot fakturor (OCR som ett sätt att få upp en högre matchning) - jobbar med det som avviker
• Kontoutdrag: Affärssystemet speglar banken med alla banktransaktioner, hantera Autogiro, bankgavgifter mm.
• Bankregler: Automatisera bokningar kopplat till ex. bankavgifter, ränteintäkter, skatter mm.
• Transaktioner som är återkommande varje månad bör vi kunna automatisera bokningen av!

Vill du lära dig mer om Visma.net?