Hårdvara som servrar är viktigare om ni funderar på att implementera programvara på plats, medan information om nätverket är avgörande vid ett molnbaserat CRM-system.

Bifogat är en definitionslista hur ni väljer att definiera respektive del som är viktig för er när det kommer till definitioner och terminologi. Sätt upp detta så ni och leverantör får en gemensam grund i de begrepp som används i det framtida samarbetet. Ta med dessa i åtanke när ni utformar kraven på processerna.

Alla processer kanske inte nödvändigtvis behöver beskrivas med flödesscheman. Dessa behöver endast skapas om de tillför värde till er eller er potentiella leverantör. Vissa områden kan ofta lika gärna beskrivas med en förklarande text.

För att specificera för er framtida leverantör kan det vara bra att ta med scenarier för att beskriva hur era användare av systemet ska kunna använda det. Skapa då exempel på scenarier där era användare exempelvis skapar upp ett lead och hur de arbetar med ett lead.