Kravspecifikation:

Inköp av nytt
CRM-system


Detta dokument är skapat av Exsitec AB i syfte att hjälpa företag att formulera sina krav på ett nytt CRM-system. Att byta CRM-system kan vara jobbigt och svårt. Se detta dokument som ett exempel eller som inspiration på hur ni kan komma igång med att skapa en kravspecifikation (förkortat RFP, vilket står för request for proposal) inför ert byte av CRM-system.

Detta dokument är ingen fullständig mall, men det innehåller till stora delar den information som vi som leverantör behöver från er för att effektivt kunna hjälpa er och rådgiva er vid byte eller inköp av systemstöd.

unnamed (5)-1

Highlights från specifikationen

1. Krav på CRM-systemets funktionalitet.

Hårdvara som servrar är viktigare om ni funderar på att implementera programvara på plats, medan information om nätverket är avgörande vid ett molnbaserat CRM-system.

2. Krav på processen Lead till Affärsmöjlighet.

Bifogat är en definitionslista hur ni väljer att definiera respektive del som är viktig för er när det kommer till definitioner och terminologi. Sätt upp detta så ni och leverantör får en gemensam grund i de begrepp som används i det framtida samarbetet. Ta med dessa i åtanke när ni utformar kraven på processerna.

3. Krav på processen Kundreklamationer.

Alla processer kanske inte nödvändigtvis behöver beskrivas med flödesscheman. Dessa behöver endast skapas om de tillför värde till er eller er potentiella leverantör. Vissa områden kan ofta lika gärna beskrivas med en förklarande text.

4. Scenario.

För att specificera för er framtida leverantör kan det vara bra att ta med scenarier för att beskriva hur era användare av systemet ska kunna använda det. Skapa då exempel på scenarier där era användare exempelvis skapar upp ett lead och hur de arbetar med ett lead.

Takeaways från kravspecifikationen

Personal

Vilka kommer att arbeta med ert CRM-systemsprojekt och vilken bakgrund har de? Alla förväntar sig att det ska vara personer på toppnivå med stor erfarenhet av implementering, helst inom er bransch, men i verkligheten kan det se annorlunda ut.

Tidsplan

Be om information om leverantörens namn, adressuppgifter, orgnummer, kontaktinformation, beskriva sin verksamhet och deras vision och strategi.

Referenser

Be om minst tre kundreferenser och begär att de motsvarar utmaningarna och förväntningarna på ditt projekt om möjligt.

Ekonomi

Era förväntningar på ekonomisk information från leverantören är till stor del beroende av om ni förväntar er att följa upp anbudsprocessen med en offertförfrågan (förkortat RFQ, vilket står för Request for Quotation).