Molnflytten till Business NXT lyfter ekonomiavdelningen på Bris

Barnrättsorganisationen Bris har en livsviktig samhällsuppgift. För att uppfylla den på bästa sätt behöver organisationens olika funktioner bedrivas på ett effektivt sätt – inte minst ekonomiavdelningen. Genom att migrera till molnet tillsammans med Exsitec har Bris öppnat dörren till effektiv ekonomihantering och en systemmiljö som inte bara fungerar i dag, utan också kan skalas upp för att möta framtida behov.

Lösningen för Bris Läs mer om Business NXT

Bris har arbetat för barnens rättigheter sedan 1971. Du känner säkert till deras stödlinje, dit barn kan ringa för att prata med utbildade kuratorer dygnet runt, året om. 2025 hade Bris cirka 63 000 kontakter med barn via telefon, chatt, sms och mejl. Det motsvarar ungefär 172 samtal om dagen.

– Vi har också mottagningar där barnen kan träffa en kurator, och även olika stödgrupper för barn, berättar Gabriella Wålarö-Murray, controller på Bris.

Bris finansieras huvudsakligen genom insamlade medel från privatpersoner, företag samt offentliga bidrag. Den modellen ställer särskilt höga krav på transparens, uppföljning och effektivitet i verksamheten. Här spelar ekonomiavdelningen, som på Bris utgörs av ekonomichefen Anneli Ranvinge, controllern Gabriella Wålarö-Murray och redovisningsekonomen Jenny Rydin, en avgörande roll.

Till sin hjälp har duon ett antal digitala systemstöd. Tidigare var on-prem-lösningen Visma Business grundpelaren i IT-miljön, men under 2024 valde Bris att migrera till molnbaserade Business NXT. Bris var först i Sverige att göra den här flytten tillsammans med Exsitec. Gabriella Wålarö-Murray berättar varför de nappade på erbjudandet om att byta ERP-lösning:

– Anledningen till att vi ville flytta till molnet var dels att en del funktioner skulle sluta uppdateras i vårt tidigare system, dels för att vi har en IT-policy där det framgår att vi i största möjliga mån ska använda molnbaserade tjänster. När den här möjligheten dök upp kändes det som ett naturligt steg, säger hon och fortsätter:

– Vi ville komma ifrån att behöva använda fjärrskrivbordet för att gå in i vårt ekonomisystem på distans. Det kändes väldigt lockande att ha systemet molnbaserat och på webben.

"Användarvänligheten är största skillnaden"

Bris hoppades få en mer robust och säker plattform i och med migreringen. Även användarvänligheten lockade. Efter 1,5 år med systemet kan kollegorna konstatera att förhoppningarna uppfylldes.

I dag används Business NXT för bokföring, fakturahantering, upprättande av verifikationer och betalfiler. Även funktionen för analys och uppföljning används flitigt.

– Upplägget och designen är till viss del ganska likt det som vi hade innan, men man ser att det definitivt är ett lyft designmässigt. Jag upplever överlag att det är mycket lättare att navigera i Business NXT. Det är lätt att arbeta med flera olika fönster samtidigt och anpassa vyerna, säger Gabriella Wålarö-Murray och får medhåll från Jenny Rydin:

– Användarvänligheten är den största skillnaden, att vi har möjligheter att anpassa systemet. Layouten känns modern och fräsch, säger hon.

Bris har sedan tidigare två kringliggande system, Medius AP Automation (en molnbaserad lösning för elektronisk fakturahantering) samt analysverktyget Qlik Sense. I samband med flytten till Business NXT satte Exsitec upp nya integrationer till systemen. Kopplingen mellan Business NXT och Medius hade inte gjorts tidigare och behövde därför byggas från grunden. Denna del av projektet bjöd på den största utmaningen. Några tekniska utmaningar uppstod, men dessa kunde snabbt ringas in och lösas tillsammans.

En smidig implementering – och siktet inställt på automatisering

Ekonomiavdelningen på Bris har arbetat självständigt sedan implementeringen.
Regelbundna avstämningar och möjligheten till support från Exsitec har varit en trygghet.

– Samarbetet med Exsitec tycker vi har fungerat jättebra. När vi drog i gång hela projektet fick vi en tidslinje som vi kunde förhålla oss till, och vi fick möjlighet att testa själva systemet för att hitta utmaningarna i förväg. När vi väl drog i gång kändes det lätt och smidigt. Det har såklart uppstått några frågor längs vägen, men vi har känt att vi har varit prioriterade och kunnat få hjälp fort, säger Jenny Rydin.

Kollegorna ser flera möjligheter för effektivisering framåt, inte minst när det gäller manuella och tidskrävande arbetsmoment. Genom att automatisera utvalda flöden skulle Bris kunna förenkla sina processer, vilket i sin tur skulle spara värdefull arbetstid.

– Vi tror absolut att det finns mycket att göra framåt. Nu måste vi grotta ner oss i det som finns och se vad vi kan göra, konstaterar Gabriella Wålarö-Murray.