Flex HRM - personalsystemet för
hela medarbetarflödet
Flex HRM är ett modernt, högpresterande och komplett personalsystem som förenklar för alla former av HR-aktiviteter. I Flex HRM finns allt du behöver för att jobba smidigt och säkert med scheman, tidrapportering, projektredovisning, reseräkningar och utlägg till lön.
Från inrapportering till löneberedning
Flex går utmärkt att använda med enskilda komponenter, eller som helhetslösning för ett sömlöst arbetsflöde - från att era medarbetare rapporterar in och chefer attesterar, till löneberedning och export till ert affärssystem.
Molnbaserat
Ett molnbaserat system som alltid är uppdaterat till senaste versionen. Flex är öppet för att integrera till era system.
Nordiskt HRM system
Flex HRM är anpassat för Norden och är uppdaterat efter regelverk som traktamenten och milersättningar enligt respektive lands standard. Systemet uppdateras dessutom i realtid utefter valutakurser.
Vad är Flex HRM?
Flex HRM är ett kompetent HRM- och lönesystem med alla funktioner kopplat till lön i en och samma lösning. Med hantering av bland annat avvikelsehantering, tidrapportering, saldon och reseräkningar på ett ställe blir löneprocessen enkel.
Payroll, en av modulerna i Flex HRM, är skalbart och passar den mindre organisationen likväl som större organisationer med mer komplexa löneprocesser. Om din organisation har hög transaktionsvolym, behöver automatisera processer eller vill ha full kontroll över er lönehantering, är Payroll den perfekta lösningen
Exsitec erbjuder dessutom tjänster för er som vill outsourca er lönehantering eller har behov av interimslösningar. Allt anpassat efter era specifika behov.
Vi erbjuder support
till Flex HRM
6 moduler i Flex HRM
-
Time
-
Travel & Expense
-
Employee
-
Payroll
-
Pay Equity Compass
-
Plan
Med Flex Time & Absence jobbar ni i ett användarvänligt gränssnitt i webbläsaren eller telefonen för er tidrapportering. Time & Absence är flexibelt och passar er som avvikelserapporterar, har komplexa skift och scheman eller rapporterar er tid mot projekt. Några av våra favoritfunktioner är:
- Rapportera avvikelser och följ upp era medarbetares avvikelserapportering.
- Tidrapportering mot olika uppföljningsdimensioner, så som projekt, avdelning eller aktivitet.
- Stämpelklocka via terminal eller i appen, med möjlighet till geografisk begränsning av stämpling för bättre uppföljning.
- Håll koll på dina saldon direkt i systemet eller mobilen och se hur de utvecklas över tid.
- Ansök om och hantera frånvaro direkt i mobilen.
- Attestering direkt i systemet.
Med modulen Travel kan ni optimera er utläggs- och resehantering. Ni kan bland annat:
- Hantera utlägg och reseräkningar enkelt och effektivt.
- För körjournal eller spela in bilresor via GPS direkt i appen. Systemet räknar ut milersättningen åt dig.
- Koppla företagskortet för en automatisk matchning av transaktionen från banken.
- Du kan enkelt använda appen för att skanna och bifoga kvitton på nolltid. Flex hjälper dig att tolka datum, belopp och moms.
- Flex räknar ut traktamente och ersättning utifrån resans längd - vilket minskar risken för manuella fel.
- Individanpassa funktioner utifrån era medarbetares roll, behörighet och behov.
- I Flex kan ni enkelt sätta upp behörigheter och attestregler för era medarbetares utlägg och reseräkningar.
Employee är modulen i Flex som samlar alla HR-aktiviteter på ett ställe.
- On- och Offboarding med digitala checklistor och påminnelser för att hjälpa er med effektiva processer.
- Kartlägg och följ upp era medarbetares kompetenser, certifieringar och utbildningar. Flex påminner er när dessa behöver förnyas. Ni kan också ta ut kompetensmatriser som underlag till upphandlingar och anbud.
- I Employee kan ni hantera era medarbetarsamtal. Fyll i underlag och dela med motparten. Ni kan också jobba med individuell utveckling och målsättningar direkt i Flex.
- Skapa lönepotter för fördelning, godkänn och slutför. I Flex kan ni hantera hela lönerevisionsprocessen i ett smidigt flöde och samarbete mellan chefer och löneavdelningen.
Payroll är modulen för lön i Flex. Hämta lönegrundande information sömlöst från Flex HRM eller från andra system. Payroll är enkelt att använda och tillåter en sömlös hantering av lön, från inrapportering till löneberedning.
- Det inbyggda kalendariumet i Payroll har automatisk hantering av röda dagar.
- Färdiga rapporter till Svenskt näringsliv, skatteverket m.m. för att underlätta er inrapportering.
- I Flex HRM kan era medarbetare ta del av lönespecifikationen direkt i mobilen, eller via Kivra.
- Matcha era redovisningsdimensioner från ert ekonomisystem i Payroll för bokföring. Flex Payroll inkluderar semesterskulden i bokföringsunderlaget.
Modulen hjälper er att identifiera och analysera löneskillnader, säkerställa en strukturerad lönekartläggning och skapa rätt förutsättningar för att möta kraven i lönetransparensdirektivet.
Med Plan kan medarbetarna enkelt ange när de är tillgängliga, vilket ger er bättre underlag för en flexibel och effektiv bemanning. Ni kan också budgetera och följa upp kostnader kopplade till schemaläggningen, så att ni kan planera både personal och ekonomi med bättre kontroll.
-
Time
Med Flex Time & Absence jobbar ni i ett användarvänligt gränssnitt i webbläsaren eller telefonen för er tidrapportering. Time & Absence är flexibelt och passar er som avvikelserapporterar, har komplexa skift och scheman eller rapporterar er tid mot projekt. Några av våra favoritfunktioner är:
- Rapportera avvikelser och följ upp era medarbetares avvikelserapportering.
- Tidrapportering mot olika uppföljningsdimensioner, så som projekt, avdelning eller aktivitet.
- Stämpelklocka via terminal eller i appen, med möjlighet till geografisk begränsning av stämpling för bättre uppföljning.
- Håll koll på dina saldon direkt i systemet eller mobilen och se hur de utvecklas över tid.
- Ansök om och hantera frånvaro direkt i mobilen.
- Attestering direkt i systemet.
-
Travel & Expense
Med modulen Travel kan ni optimera er utläggs- och resehantering. Ni kan bland annat:
- Hantera utlägg och reseräkningar enkelt och effektivt.
- För körjournal eller spela in bilresor via GPS direkt i appen. Systemet räknar ut milersättningen åt dig.
- Koppla företagskortet för en automatisk matchning av transaktionen från banken.
- Du kan enkelt använda appen för att skanna och bifoga kvitton på nolltid. Flex hjälper dig att tolka datum, belopp och moms.
- Flex räknar ut traktamente och ersättning utifrån resans längd - vilket minskar risken för manuella fel.
- Individanpassa funktioner utifrån era medarbetares roll, behörighet och behov.
- I Flex kan ni enkelt sätta upp behörigheter och attestregler för era medarbetares utlägg och reseräkningar.
-
Employee
Employee är modulen i Flex som samlar alla HR-aktiviteter på ett ställe.
- On- och Offboarding med digitala checklistor och påminnelser för att hjälpa er med effektiva processer.
- Kartlägg och följ upp era medarbetares kompetenser, certifieringar och utbildningar. Flex påminner er när dessa behöver förnyas. Ni kan också ta ut kompetensmatriser som underlag till upphandlingar och anbud.
- I Employee kan ni hantera era medarbetarsamtal. Fyll i underlag och dela med motparten. Ni kan också jobba med individuell utveckling och målsättningar direkt i Flex.
- Skapa lönepotter för fördelning, godkänn och slutför. I Flex kan ni hantera hela lönerevisionsprocessen i ett smidigt flöde och samarbete mellan chefer och löneavdelningen.
-
Payroll
Payroll är modulen för lön i Flex. Hämta lönegrundande information sömlöst från Flex HRM eller från andra system. Payroll är enkelt att använda och tillåter en sömlös hantering av lön, från inrapportering till löneberedning.
- Det inbyggda kalendariumet i Payroll har automatisk hantering av röda dagar.
- Färdiga rapporter till Svenskt näringsliv, skatteverket m.m. för att underlätta er inrapportering.
- I Flex HRM kan era medarbetare ta del av lönespecifikationen direkt i mobilen, eller via Kivra.
- Matcha era redovisningsdimensioner från ert ekonomisystem i Payroll för bokföring. Flex Payroll inkluderar semesterskulden i bokföringsunderlaget.
-
Pay Equity Compass
Pay Equity Compass är modulen för en effektiv och strukturerad hantering av hela processen kring lönekartläggning och lönetransparens. Ni får stöd genom hela arbetet – från kartläggning och analys till dokumentation och uppföljning.
Modulen hjälper er att identifiera och analysera löneskillnader, säkerställa en strukturerad lönekartläggning och skapa rätt förutsättningar för att möta kraven i lönetransparensdirektivet. -
Plan
Plan är en tilläggsmodul till Time för er som arbetar aktivt med schemaplanering och bemanning. Planera och bemanna era arbetsplatser utifrån behov, scheman och pass – samtidigt som ni får koll på schemakostnader och personalens tillgänglighet.
Med Plan kan medarbetarna enkelt ange när de är tillgängliga, vilket ger er bättre underlag för en flexibel och effektiv bemanning. Ni kan också budgetera och följa upp kostnader kopplade till schemaläggningen, så att ni kan planera både personal och ekonomi med bättre kontroll.
Vill du integrera
Flex HRM med ett
annat system?
Skicka oss en förfrågan så återkommer vårt integrationsteam
så snart som möjligt.
Vanliga frågor
Här hittar du några av de vanligaste frågorna och svaren kring Flex HRM
Kan man använda enskilda moduler i Flex HRM, eller måste man köpa hela systemet?
Finns det AI i Flex HRM, och vad kan den användas till?
Ja, Flex HRM har AI inbyggt i hela systemet, inte som ett separat tillägg. I löneberedningen flaggar AI till exempel avvikelser innan lönen körs, så att fel upptäcks i tid. Via en chatt kan användare få hjälp med beräkningsformler, kontrollera saldon och registrera tid och utlägg genom att skriva vad de vill göra.
Hur vet vi om Flex HRM passar vår verksamhet?
Flex HRM är otroligt anpassningsbart och lämpar sig väl för flera typer av bolag i olika branscher och storlekar.
Flex HRM passar särskilt bra om:
- Tid och utlägg rapporteras in kontinuerligt.
- Flera typer av yrkesgrupper med olika behov i tidrapporteringen.
- Om man är en koncern i behov av flerbolagshantering.
- Omfattande scheman med aktiv schemaplanering, skift och eller jour.
- Höga krav på uppföljning där flera dimensioner används för att följa upp tidrapportering.
Kan man hantera både privata utlägg och företagskort i Flex HRM?
Kan man använda Flex HRM om man har ett annat lönesystem?
Fungerar Flex HRM för företag med bolag och anställda i flera länder?
Kan Flex HRM hantera skattepliktiga traktamenten och lokala avvikelser i kollektivavtalet?
