Tre tecken på att du behöver en modern budgetlösning

Hur har årets budgetarbete gått för er? 

Kanske känner du igen dig i de tre vanliga utmaningar vi tar upp som gör processen manuell, begränsad och statisk. Läs vidare och ta tid för att reflektera över vad ni får ut av arbetet och vad som kan göras bättre inför nästa års budget.

Innehåll:

Vår tro är att moderna lösningar har mycket att tillföra i budgetarbetet. Medan många investerar löpande i sitt beslutsstöd så släpar investeringarna efter när det gäller budget, prognos och planering. Excel dominerar fortfarande trots alla utmaningar. Vi får ofta höra att arbetet tar tid, inte kommer ned på djupet och att lösningen med tiden blir svår att förvalta och utveckla.

Hur har budgetarbetet gått för er och känner du igen dig i de 3 utmaningar vi tar upp nedan?

1

utmaningar-budgetprocessen

 

Tre utmaningar

Budgetprocessen är..


  • Manuell - mycket tid går till manuellt och repetitivt arbete känsligt för misstag som görs längs vägen

  • Begränsad - processen når inte ut i organisationen vilket påverkar engagemang, ansvar och kvalité på siffrorna

  • Statisk - uppdaterad data kommer inte in i tillräckligt snabb takt i form av prognoser och rapporter
2

En manuell process

Excel är både lättanvänt och kraftfullt vilket gör verktyget vanligt i många företags budgetarbete. Lite tillspetsat kan man säga att det både är lösningen som gör att jobbet blir gjort men också anledningen till varför det tillslut inte fungerar. Förklaringen är enkel - Excel är ett produktivitetsverktyg och inte en budgetlösning.

Med Excel blir det en manuell process med många steg som tar tid - både i mantimmar och i kalendertid. En stor del av insatsen handlar om att se till att arbetet blir gjort vilket gör att mindre tid blir över för analys, strategiskt tänkande och att hinna vara ett bollplank för verksamheten.

Utmaningarna brukar visa sig genom att budgetansvariga får lägga alltmer tid på att hålla själva motorn i arbetet igång dvs uppdatera, skicka, granska och konsolidera Excel-ark. Mycket av arbetet är manuellt vilket gör att timmarna rinner iväg och fel som är svåra att hitta lätt smyger sig in. Något som i slutändan påverkar kvalitén och tilltron till siffrorna.

För dig som har en växande verksamhet och verkar i en snabbrörlig bransch brukar problemen dyka upp snabbare. Datamodellen och processen behöver här uppdateras och breddas oftare vilket med tiden gör den än mer komplex,  personberoende och svår att underhålla.

utmaningar-budgetarbetet-med-excel

 

Excel-utmaningarna


  • Har fel smugit sig in i mallarna?
  • Används rätt mallar?
  • Skrivs siffrorna in på rätt sätt?
  • Hur lång tid tar det att konsolidera siffrorna?
  • Kommer flera rundor behöva köras?

Excel är bra på mycket men klarar inte av att bistå med allt som krävs för att vara motor i en effektiv, sammanhängande och förvaltningsbar budgetprocess. Resultatet blir istället att öar av planering uppstår vilket fragmenterar arbetet och gör det svårare att få ihop data, process och organisation till en fungerande enhet.

planacy-budget-prognos

Gå över till en bättre planeringsprocess

  • Förbättra framåtblicken genom att öka frekvensen i planeringsarbetet
  • Ta beslut och skapa planer som baseras på aktuell data
  • Få tid över för mer värdeskapande arbete
  • Knyt ihop budget- och prognosarbetet och gör den relevant och tillgänglig för fler
3

En begränsad process

I vilken grad deltar er verksamhet i budgetarbetet? Tyvärr ses arbetet ofta som ett nödvändigt ont som ger lite nytta tillbaka där linjechefer med resultatansvar förväntas leverera detaljerade siffror nere på nivån konto- och kostnadsställe. Detta är att lägga fokus på reaktiva istället för prediktiva siffror som ligger närmare vardagen och den kunskap budgetören har.

Hur kan man öka engagemanget, höja kvalitén på siffrorna och få fler i verksamheten att samarbeta inom ramen för planeringsprocessen? Ett effektivt sätt, som binder ihop både process, organisation och data, är att använda en planeringsmodell byggd på affärsregler som inkluderar dom viktigaste affärsdrivarna.

En affärsdrivare kan ses som de aktiviteter / KPI:er som verksamheten väl känner till och som kommer upp i diskussioner under t.ex. vecko- eller månadsmöten. Vilka dessa är skiljer sig åt men kan t.ex. vara antal leads, snittorder, beläggningsgrad, volym osv.

Genom att modellera planen runt olika antaganden kring affärsdrivarna så läggs fokus på de faktorer som tydligt påverkar och driver fram resultatet för det man vill uppnå.

En drivarbaserad planeringsmodell tydliggör kopplingen mellan process, organisation och data samt stärker kommunikation och samordning mellan olika enheter. Uppdateringar i underliggande planer som personal, försäljning och marknadsföring skickas på detta sätt automatiskt uppåt i planen och är snabbt synbar för ansvariga.


Fördelarna med en integrerad och roll-anpassad budgetprocess 

Check
Ökat deltagande
God kvalité kommer ifrån att veta vad man gör. Gör det enklare för verksamheten att delta och stärk kopplingen till affären och vardagen. Dölj komplexitet och lägg fokus på välkända affärsbegrepp som deltagaren med kunskap kan reflektera och göra rimliga bedömningar kring.
Check
Mer samarbete
Med ökat ansvar och engagemang kommer bättre prestationer. Nyckeln är att genom modern teknik engagera fler genom att göra det enklare att delta och bättre tydliggöra vikten av varandras insatser och hur de hänger ihop.
Check
Bättre framåtblick
Ingen har lika bra koll på vad som händer i verksamheten som verksamheten själv. Engagera fler och fånga snabbare upp förändringarna som sker. Både centralt och ute i verksamheten. Med en bättre uppdaterad bild av framtiden får du stöd att reagera och agera snabbare på uppkomna möjligheter och utmaningar.
4

En statisk process

Budgeten är statisk till sin natur och passar därför dig bra som har en stabil verksamhet där omsättningen ligger still, försäljningen är förutsägbar och storleken på kostnadsposterna välbekanta. För dig kan budgeten fortsatt vara det primära planeringsinstrumentet.

Ett tydlig tecken på när budgeten inte längre är ett bra styrverktyg är när man över tid ser att planer och utfall snabbt avviker från varandra. Ett rullande prognosarbete kan då vara ett bra kompletterande verktyg som hjälper en reflektera över budgetsiffrorna, se förbi verksamhetsårets slut och som ger stöd att snabbare agera på de möjligheter och utmaningar man ser.

Som ett viktigt byggblock i den kontinuerliga planeringen så ger den rullande prognosen en löpande framåtblick där utfalls- och prognossiffror ständigt rullar framåt med den takt som passar just ens egna verksamhet. En bra process fokuserar på de viktigaste affärsdrivarna/KPI:erna, har korta omloppstider och hjälper resultatansvariga och ekonomifunktion få inblick i hur verksamheten taktar mot planen. Med detta underlag som grund kan bättre beslut tas inom vitt skilda områden som t.ex. prissättning, utbud och investeringar.

Glöm inte att ju mer volatila förutsättningarna är desto snabbare behöver man kunna skapa, granska och justera den rullande prognosen. Se till att ha ett IT-stöd som jobbar med dig och inte emot dig och lägg fokus på information som beslutsfattare faktiskt kan agera på.

5

Nästa steg

Vi ser att digitaliseringen av våra kunders arbete med budget, prognos och planering ger resultat. De sparar tid genom att tidsödande manuellt arbete kan automatiseras. Insynen och kontrollen över processen ökar centralt samtidigt som fler i verksamheten kan bli en del av den. Processen går från att vara statisk och isolerad till att bli mer sammanhängande och kontinuerlig. Anpassade och lättanvända  inmatningsmallar ger stöd för alla användare att enkelt mata in siffror kring verksamhetsnära begrepp och nyckeltal de har kunskap om. Resultatet är en verksamhet som snabbare kan känna av förändringar mot planen och få stöd för att ta rätt initiativ för framtiden.

För dig som har tillväxtambitioner och lever i en snabbrörlig värld finns det klara fördelar med att driva planeringen som en kontinuerlig process så att signaler om förändringar mot planen tidigt kan fångas upp. Oavsett val av arbetsmodell (top-down och/eller bottom-up) så skall budgetprocessen engagera och stödja deltagarna, klara av att producera ett resultat på rimlig tid samt få mål och planer att hänga ihop. Vartefter planen rullar över i genomförande så skall utfallet löpande kunna följas upp och prognoser kunna läggas så att nya beslut kan tas som hjälper er komma närmare målen i den lagda planen.

Känner du igen utmaningarna vi har tagit upp? Vår rekommendation för att komma vidare i tankearbetet är att granska hur er planeringsprocess ser ut idag, vilka utmaningar ni har, olika intressenters viktigaste krav och matchandet av dessa mot de lösningar ni vill utvärdera.

Hör av dig - vi är vana att vara bollplank i frågor som dessa och har mycket kunskap att dela med oss av.

6

Bättre budgetering

Kan ett nytt systemstöd hjälpa er effektivisera budgetarbetet? Jag är gärna bollplank. Med mig kan du prata om allt från strategi till teknik och licenser.

https://www.exsitec.se/hubfs/Bilder-Foto%20root/mbi-website-images/hakan-hellmer-v6.png
Håkan Hellmér

Affärsutveckling

Kontakta mig