Effektivisera ekonomiavdelningen

Ta nästa steg mot en enklare, effektivare och en roligare arbetsvardag med minskad manuell hantering.

1
macbook_air_01

Vad är en modern ekonomiavdelning?

Dagens digitala revolution skapar möjligheter och tillfällen för ekonomiavdelningen att komma till sin fulla potential. Med ett agilt och framåttänkande arbetssätt tillsammans med rätt systemstöd kan ekonomiavdelningen helt fokusera på företagets strategi och ekonomiska hälsa. Dåtidens fokus på administration, identifiera kostnadsbesparingar, posta fakturor är ett minne blott och vi välkomnar den moderna värdeskapande ekonomiavdelningens tid.

42% av en ekonomiavdelning kan helt ersättas av digitala processer | 19% kan automiseras till stor del

Skapar värde

En modern ekonomiavdelning nyttjar dagens möjligheter till effektivisering och fokuserar på det värde som kan tillföras i organisationen. Det gäller att identifiera det som tillför faktiskt värde, etablera verktygen för att frigöra tiden och rikta om resurserna till dessa aktiviteter.

Har de stöd och förutsättningar som krävs

Stödet av digitalisering i olika processer ger den största möjligheten till att frigöra en stor del tid så att avdelningen ska kunna rikta sina resurser till företagets strategi och välmående. Genom digitala förändringar kan ekonomiavdelningen istället lägga tid på att analysera data och utgöra grunden för bättre strategiska beslut för företaget. Idag är en modern ekonomiavdelning en avgörande konkurrensfaktor och borde vara en självklar punkt i prioriteringslistan hos ledningen i alla framåtsträvande företag.

Läs mer om den moderna ekonomiavdelningen

2

Eliminera repetitiva arbetsuppgifter

Stansa, skriva ut eller rutinrapportera är ingenting som behöver ta upp er värdefulla tid. Det finns många saker som kan automatiseras utan manuell handpåläggning.

Här har vi samlat exempel på repetitiva uppgifter som den modern ekonomiavdelning kan eliminera.

Automatisk kontering, utskick och betalning

Den moderna ekonomiavdelningen konterar fakturor automatiskt baserat på förutsatta regler utefter verksamheten. Automatisk kontering sparar tid och tar bort den mänskliga faktorn. Personalen behöver inte skapa en kundfaktura och kontera den mot rätt intäktskonto, för att hitta rätt kostnadsställe. De behöver heller inte skicka ut en faktura till kunden, allt kan ske automatiskt efter kontrollerade regler. När det beslutats att en faktura är klar skickas den per automatik till en så kallad fakturaväxel, som i sin tur skickar fakturan i det formatet som kunden önskar att ta emot den. Den moderna ekonomiavdelningen behöver därför inte manuellt kontrollera vilka kunder som ska ha e-faktura, pdf eller liknande. Förutom att manuella arbetsuppgifter försvinner ger det underlag för bättre data som kan användas för att enkelt analysera betalningsstatus och kundrelationer.

3

Effektivisera bokslut

Löpande bokslut innebär att månaden kan stängas utan övertid och missade deadlines. Det är allt vanligare att ekonomiavdelningar får tätare och tuffare deadlines av koncern eller företagsledning, som ofta vill att levreskontra och kundreskontra ska vara stängda kort inpå månadsbrytet. En förutsättning för att detta ska vara möjligt att genomföra är ett modernt systemstöd. Nedan finner tre exempel på hur den moderna ekonomiavdelningen med moderna systemstöd jobbar för att effektivisera bokslut.
4

Effektiva fakturaflöden

Ett förbättringsarbete börjar alltid med en analys och en analys börjar alltid med en självrannsakan. Vilka delar fungerar bra respektive mindre bra i hanteringen av leverantörsfakturor? Går det att kvantifiera och mäta de olika delarna? Vad kostar en faktura att hantera från ax till limpa? Vilka manuella inslag finns och hur mycket tid tar det? Företag snöar ofta in sig på en eller två delar av kedjan som de anser fungerar väl, vilket är anmärkningsvärt då de ofta drar slutsatsen att hela kedjan är effektiv trots att andra delar tar mer tid än nödvändigt. Vissa delar kanske redan är så effektiva de bara kan bli, kanske är ekonomiavdelningens skanning och tolkning optimerad och mycket tid sparas i momentet. Samtidigt kanske det saknas matchning mot inköpsorder eller så har attestrutinerna flera manuella inslag vilket tar mer tid än nödvändigt och kostar mer än vad det borde göra. Följaktligen blir inte hela kedjan lika effektiv som den skulle kunna vara.

 

Vad utgör “hela” leverantörsfakturaprocessen?

Man måste se till hela kedjan från identifieringen av ett inköpsbehov fram till att betalningen är gjord och bokförd för att förstå sin leverantörsfakturaprocess, vanligtvis benämnt “Procure-2-Pay”, det gäller alla företag, oavsett storlek. Detta involverar traditionellt många medarbetare på flera olika avdelningar och präglas ofta av flera manuella inslag, vilket förser oss med goda förutsättningar till ett förbättringsarbete. Det mest uppenbara är elektronisk hantering av hela processen, från exempelvis generering av en inköpsrekvisition, krav på e-faktura från leverantören, matchning mot inköpsorder, automatiserad attestrutin och kontering, till bokföring och betalningshantering.

Fyra faser för leverantörsfakturorna - från ax till limpa

Leverantörsfakturaprocessen går att dela upp i fyra funktionella faser. Det är först när varje respektive fas summeras och tar helikopterperspektivet som det går att fastställa besparings- och effektiviseringspotentialen och prioritera lämpliga åtgärder därefter.

 

Inköpsrekvision

Händelseförloppet startar alltid med ett inköpsbehov. Här finns olika rutiner för hur inköpen genomförs. Vissa ringer eller mailar direkt till leverantören, andra har egna omfattande inköpssystem medan en del kan, med rätt systemstöd, skapa inköpsrekvisitioner med förvalda leverantörer eller avtal. Detta kan upplevas kontroversiellt då inköp traditionellt inte är en del av leverantörsfakturaprocessen, men det utgör en del av hela kedjan. Det är trots allt i denna fas en inköpsorder skapas för att i ett senare skede matcha leverantörsfakturan mot.

 

Fakturamottagning & datafångst

Fakturor kan skickas i olika format såsom papper, pdf eller som ett rent elektronisk format (e-faktura), det är sällan företag tar emot fakturor i endast ett format. Oftast sker någon form av ankomstregistrering. Pappers- samt PDF-fakturor behöver i regel digitaliseras för att registrera informationen i systemen, antingen manuellt eller med hjälp av en tolkningsmjukvara. Alternativt genom en så kallad VAN-operatör som hanterar denna process som tjänst, i stil med tolkningsmjukvaran skickar VAN-operatören in informationen systemen igen. E-fakturor är redan digitaliserade och slussas oftast direkt till nästa fas.

 

Attestering och Kontrering

Detta steg har i regel två huvudsakliga syften, fakturan skall attesteras och konteras. Här valideras och kontrolleras initialt att det är en giltig leverantör samt att förfallodatum stämmer överens med övriga betalningsvillkor. Fakturan behöver sedan distribueras ut till de personer som har befogenhet och kunskap att avgöra huruvida fakturan är korrekt, samtidigt som vi måste avgöra hur fakturan skall redovisas. Detta sker vanligtvis i samband med attesten, men kan även ske centralt eller i direkt anslutning till attesten. Avser fakturan en vara behöver den matchas mot inköpsorder eller avtal, vilket med rätt systemstöd kan generera stora tidsbesparingar. Avvikande fakturor behöver analyseras, oftast av inköpare eller avtalsansvarig, innan de skickas tillbaka igen. Fas 2 präglas ofta av många manuella inslag, om det inte är i matchningen så är det i attestrutinerna och följaktligen finns den största besparingspotentialen här.

Betalning

I stil med inköp hör fas tre traditionellt inte till leverantörsfakturaprocessen, men betalning och bokföring är ack så viktig för att få en effektiv kedja. Fakturan har analyserats, attesterats, konterats och skall nu betalas och bokföras i ekonomisystemet. Bokföringen kan ske på flera olika sätt, likaså betalningsuppdraget, men oftast hanteras detta genom LB-filer som skickas till och tas emot av banken.

Två exempel med modern EFH

En faktura som går från inköp till betalning genomgår många steg och involverar ofta många personer och avdelningar. Flaskhalsar kan uppstå precis vart som helst. Nedan är två exempel på omkostnadsfakturor som går igenom ett, i hög grad, automatiserat flöde i syfte att illustrera effektiviseringspotentialen med ett smart elektronisk fakturahanteringssystem (EFH).

Läs mer om den moderna ekonomiavdelningen

5
featured_mac_stats

Analys: Förståelse mellan verksamhet och ekonomiavdelning

En vanlig problematik i verksamheter är att ekonomiavdelningen och organisationen pratar olika språk och har olika prioriteringar. Ekonomiavdelningen måste förstå verksamheten och verksamheten måste förstå ekonomiavdelningen. När organisationen inte förstår eller är delaktig i den analys och budgetering som kommer från ekonomiavdelningen och ledningen genererar det en verksamhet som enbart kan dra slutsatser baserat på resultaträkningen. Att arbeta med endast resultaträkningen innebär att beslut fattas genom att kolla i backspegeln istället för genom vindrutan.

Analysen måste kunna handla om mer än pengar. Förståelse för hela verksamheten kommer genom att analysera kvalitet, antal eller andra relevanta nyckeltal för just er verksamhet. En analys som finns tillgänglig för alla på det sättet som respektive beslutsfattare i organisationen behöver den innebär att det går att förstå siffrornas ursprung. Grunden i siffrorna innebär att ekonomiavdelningen har möjligheten att förstå vad som ligger bakom ett resultat, varför en trend ser ut som den gör eller varför ett nyckeltal visar ett visst värde. Den förståelsen måste finnas i organisationen.

Så arbetar en modern ekonomiavdelning med analys


En modern ekonomiavdelningen använder ett smart beslutsstödssystem som samlar in den information som krävs från övriga system och källor, vilket ger en samlad sanning och all data på samma ställe. Personalen behöver inte längre kolla underliggande anledningar till differenser eller resultat i olika system eller avdelningarna. I moderna system för beslutsstöd går det att börja med en övergripande bild och tittar på avvikelser, för att sedan identifiera avvikelserna utan att ödsla tid på att få tag på rätt information ute i organisationen.

Analys blir en naturlig del av verksamheten om data finns tillgänglig på ett sådant sätt så att den kan konsumeras enkelt, där det går att dra slutsatser och ta reda på svaret på funderingar själv. Genom att ha data tillgänglig och visualiserat går det att frigöra tid från ekonomiavdelningen.

10% Kommunicera kunskap | 20% Analysera information | 70% Producera data

Ekonomiavdelning i siffror

Ekonomiavdelningar lägger idag 70% av sin tid på att producera data. 20% på att analysera data och 10% på att kommunicera kunskap. Den moderna ekonomiavdelningen har utmanat dessa siffror. Den moderna ekonomiavdelningen låter organisationen producera data, investerar i automatiska kopplingar mellan system och smarta lösningar för sammanställning av data. En modern ekonomiavdelning lägger max 10% insamling av data och istället minst 40% sin tid på kommunikation och utbildning för att organisationen ska bli ännu bättre på att förstå och analysera. Den största delen av ekonomiavdelningens tid läggs på analys av information, att förbättra, revidera och alltid veta status för verksamheten.

En modern ansats till analys och data frigör tid från ekonomiavdelningen, minskar administrationen, ger flexibilitet för förändring och låter ekonomiavdelning alltid ha uppdaterad och korrekt information om nuläget i verksamheten.

6

Budget: Underlätta administrationen under budgeteringen

Den moderna ekonomiavdelningen kan analysera sin verksamhet i nutid. Moderna systemstöd tillåter att rapportering och insamling av information alltid är uppdaterat. Budgeteringstider är den tiden på året som förutom bokslutet är mest administrativt tungt för ekonomiavdelningen. Så behöver det inte vara. Budgetprocessen ska inte präglas av administration, insamling av data och att jaga rätt versioner av excel-filer.

Kontroll

Det är viktigt att ha kontroll över budgeteringen, men att en eller några få personer ska sy ihop en budget för en hel verksamhet är avancerat och resulterar ofta i en osäkerhet i om allting stämmer. Ofta skickas flertal kalkylark runt som sedan måste sammanfogas och stämma överens, i den processen är det svårt att veta vilken som är den slutgiltiga filen och om allting uppdaterats korrekt. Med ett smart budgetsystem är de ansvariga för budgeteringen de som sätter upp vilka regler och logik budgeten ska utgå ifrån, men systemet hjälper till att upprätthålla ordningen. Dessutom arbetar alla i samma plattform samtidigt, vilket även ger en tydlig översikt över hela budgeteringsprocessen. Ett smart system påminner berörda personer och med hjälp av automatiska attestflöden måste ansvariga både fylla i sina rader i tid men även godkänns av respektive attestant.

Kvalitetssäkring

Att enbart jobba med Excel är en vanlig företeelse på ekonomiavdelningar, detta innebär att ansvaret för administration och kvalitetssäkring helt och hållet ligger hos ekonomiavdelningen. Genom att ha en modern process och ett smart system som är skapat för att göra budgetering går det att minska administration och öka kvaliteten. En anledning till detta är att inga kalkylfiler behöver skickas runt som sedan kräver sammanfogning, vilket minskar risken för missförstånd och fel. En annan är att automatiska påminnelser och attester skickas ut till rätt representant av systemet, vilket gör att inget glöms bort eller missas. Med ett smart systemstöd för budgetprocessen kan ekonomiavdelningen se versionshistorik och vilken medarbetare som fyllt i vad.

Ansvarstagande

I en distribuerad budgetprocess är insamlingen av budgeten decentraliserad ut i organisationen, även om respektive attestant måste godkänna de olika delarna. Dessutom kan olika medarbetare på olika avdelningar budgetera i sina egna respektive enheter, vilket gör att de får bättre förståelse för vad som budgeterats. En vanlig företeelse är att ansvarstagandet i organisationen ökar med ett budgetsystem eftersom respektive medarbetare får fylla i sina egna rader i de enheter som personen är bekant med, vilket gör budgeten betydligt mer förankrad.

Automation

En modern ekonomiavdelning har insett vikten av automation på flera ställen i organisationen, fakturahantering, datainsamling, rapportering med mera. Den moderna ekonomiavdelningen har även insett vikten av automation under budgetprocessen.

Ekonomiavdelningen ska inte behöva påminna resterande organisation att budgetera eller vilka som behöver attestera. Ett smart systemstöd tar bort den administrativa bördan från ekonomiavdelningen under budgetprocessen genom att automatiskt påminna vederbörande om den aktuella aktiviteten som krävs.

7

Prognostisering: Se framåt i osäkra tider

Löpande bokslut innebär att månaden kan stängas utan övertid och missade deadlines. Det är allt vanligare att ekonomiavdelningar får tätare och tuffare deadlines av koncern eller företagsledning, som ofta vill att levreskontra och kundreskontra ska vara stängda kort inpå månadsbrytet. En förutsättning för att detta ska vara möjligt att genomföra är ett modernt systemstöd. Nedan finner tre exempel på hur den moderna ekonomiavdelningen med moderna systemstöd jobbar för att effektivisera bokslut.

Läs mer om den moderna ekonomiavdelningen

8

Vad krävs av för att genomföra förändring?

Receptet bakom framgångsrikt förändringsarbete för en ekonomiavdelning är ingen hemlighet. Det finns ett antal punkter som är avgörande för att transformationen ska bli lyckad.

Check
Tydlig vision

En tydlig vision krävs för att övertyga samtliga intressenter i förändringsarbetet. Det är avgörande för slutresultatet att en del tid läggs ner på att kommunicera ut framtidsbilden och skapa en förståelse för dess potentiella succé.

Check
Förberedelse

Det krävs att företagets anställda är beredda inför det engagemang som kommer krävas av dem, men även att de som driver förändringen har en tydlig plan för hur förändringsarbetet ska se ut.

Check
Kapacitet vs. ambition

Det är inte ovanligt att ekonomichefer tar dess vision ett steg längre än vad organisationen kan hantera. Det finns dock en viss gräns för hur mycket förändring en organisation klarar av, något som bör tas i beaktning.

Check
Ledningsengagemang

Om det inte finns stöd från högsta ledningen kommer inte förändringsarbetet nå sin fulla potential. Hur omfattande stöd som behövs från ledningen beror på storleken av transformationen.

Check
Resurser

Det är viktigt att de nödvändiga resurser som krävs för en förändring är tillgängliga. Ofta underskattas resursbehovet vilket i sin tur har en negativ påverkan på förändringsarbetet.

Check
Anpassa kulturen

En förändringsinsats bör inte vara mer omfattande än vad som ligger innanför ramarna för vad företagskulturen tillåter.

Check
Kommunikation

Om intressenter inte förstår varför förändringen sker, blir arbetet desto tuffare och kommer sannolikt inte gå vägen. Misslyckande är ofta en effekt av bristande kommunikation snarare än otillräckliga processer eller tekniska lösningar.

Check
Uppdaterade roller

En förändring av ekonomiavdelningen innebär att anställda får nya roller. Det är viktigt att alla är införstådda i vad deras nya roll innebär och vilka arbetsuppgifter den medför.

Test: Så modern är er ekonomiavdelning

Vill du veta hur modern er ekonomiavdelning är? Svara på 10 frågor och få reda hur digitala ni är. Testet är baserat på Vismas Digitaliseringsindex.

001liseberg
Vi är mest nöjda med hela flödet i systemutvecklingen, våra gemensamma rutiner, att vi jobbar mer lika och enhetligt samt att vi integrerat allt mot Visma Business.
Emely Enocson Projektledare Liseberg    |    Liseberg
9
Book-moderna-ekonomiavdelningen

Den Moderna Ekonomiavdelningen

Läs guiden som sammanfattar den moderna ekonomiavdelningen inom:

  1. Repetitiva uppgifter
  2. Bokslut
  3. Analys och budget
  4. Skaffa beredskap för flexibilitet
  5. Detta krävs av ekonomiavdelningen
Linnea Pålsson
Linnea Pålsson

Affärsutveckling
Mobil: 076-138 98 36
Epost: linnea.palsson@exsitec.se

Kontakta mig om en effektiv ekonomiavdelning

Kontakta mig om en effektiv ekonomiavdelning