Effektivisera ekonomiavdelningen

Fyra faser för leverantörsfakturorna - från ax till limpa

Leverantörsfakturaprocessen går att dela upp i fyra funktionella faser. Det är först när varje respektive fas summeras och tar helikopterperspektivet som det går att fastställa besparings- och effektiviseringspotentialen och prioritera lämpliga åtgärder därefter.

Inköpsrekvision

Händelseförloppet startar alltid med ett inköpsbehov. Här finns olika rutiner för hur inköpen genomförs. Vissa ringer eller mailar direkt till leverantören, andra har egna omfattande inköpssystem medan en del kan, med rätt systemstöd, skapa inköpsrekvisitioner med förvalda leverantörer eller avtal. Detta kan upplevas kontroversiellt då inköp traditionellt inte är en del av leverantörsfakturaprocessen, men det utgör en del av hela kedjan. Det är trots allt i denna fas en inköpsorder skapas för att i ett senare skede matcha leverantörsfakturan mot.

Fakturamottagning & datafångst

Fakturor kan skickas i olika format såsom papper, pdf eller som ett rent elektronisk format (e-faktura), det är sällan företag tar emot fakturor i endast ett format. Oftast sker någon form av ankomstregistrering. Pappers- samt PDF-fakturor behöver i regel digitaliseras för att registrera informationen i systemen, antingen manuellt eller med hjälp av en tolkningsmjukvara. Alternativt genom en så kallad VAN-operatör som hanterar denna process som tjänst, i stil med tolkningsmjukvaran skickar VAN-operatören in informationen systemen igen. E-fakturor är redan digitaliserade och slussas oftast direkt till nästa fas.

Attestering och Kontrering

Detta steg har i regel två huvudsakliga syften, fakturan skall attesteras och konteras. Här valideras och kontrolleras initialt att det är en giltig leverantör samt att förfallodatum stämmer överens med övriga betalningsvillkor. Fakturan behöver sedan distribueras ut till de personer som har befogenhet och kunskap att avgöra huruvida fakturan är korrekt, samtidigt som vi måste avgöra hur fakturan skall redovisas. Detta sker vanligtvis i samband med attesten, men kan även ske centralt eller i direkt anslutning till attesten. Avser fakturan en vara behöver den matchas mot inköpsorder eller avtal, vilket med rätt systemstöd kan generera stora tidsbesparingar. Avvikande fakturor behöver analyseras, oftast av inköpare eller avtalsansvarig, innan de skickas tillbaka igen. Fas 2 präglas ofta av många manuella inslag, om det inte är i matchningen så är det i attestrutinerna och följaktligen finns den största besparingspotentialen här.

Budget: Underlätta administrationen under budgeteringen

Den moderna ekonomiavdelningen kan analysera sin verksamhet i nutid. Moderna systemstöd tillåter att rapportering och insamling av information alltid är uppdaterat. Budgeteringstider är den tiden på året som förutom bokslutet är mest administrativt tungt för ekonomiavdelningen. Så behöver det inte vara. Budgetprocessen ska inte präglas av administration, insamling av data och att jaga rätt versioner av excel-filer.

Ansvarstagande

I en distribuerad budgetprocess är insamlingen av budgeten decentraliserad ut i organisationen, även om respektive attestant måste godkänna de olika delarna. Dessutom kan olika medarbetare på olika avdelningar budgetera i sina egna respektive enheter, vilket gör att de får bättre förståelse för vad som budgeterats. En vanlig företeelse är att ansvarstagandet i organisationen ökar med ett budgetsystem eftersom respektive medarbetare får fylla i sina egna rader i de enheter som personen är bekant med, vilket gör budgeten betydligt mer förankrad.

Automation

En modern ekonomiavdelning har insett vikten av automation på flera ställen i organisationen, fakturahantering, datainsamling, rapportering med mera. Den moderna ekonomiavdelningen har även insett vikten av automation under budgetprocessen.

Ekonomiavdelningen ska inte behöva påminna resterande organisation att budgetera eller vilka som behöver attestera. Ett smart systemstöd tar bort den administrativa bördan från ekonomiavdelningen under budgetprocessen genom att automatiskt påminna vederbörande om den aktuella aktiviteten som krävs.