Rätt IT-stöd för att optimera lagret

Det finns en rad olika lösningar som kan användas för att styra ett lager. Olika system fyller olika funktioner, och lämpar sig olika väl på företag. I denna djungel av IT-stöd för lager kan det vara svårt att navigera, och särskilt svårt kan det vara att ta ett beslut kring vilket system som ska implementeras.

I denna guide går vi igenom de tre vanligaste IT-stöden för lagerverksamheten. Dess respektive användningsområde och funktionalitet förklaras, allt i syfte att reda ut vilken system som bäst lämpar sig för era behov. Nedan listas de system guiden innehåller

1. Affärssystem

2. WMS-system

3. Lagerstyrningssystem

1. Affärssystemet 

Funktion

Ett affärssystem (ERP system på engelska) är användbart för ett företag i mer än ur ett lagerhanterings synpunkt. Affärssystemet utgör ofta grunden i ett företags många olika IT-system, där olika system kan integreras mot affärssystemet. Det används för att hantera områden som bokföring, kund- och leverantörsreskontra, order- och lagerhantering, resursplanering, inköp, produktionsplanering, personal- samt kundadministration och tidredovisning.

Ett affärssystem används för att stötta flera delar av verksamheten och för att sammanföra olika avdelningar. Genom ett affärssystem kan exempelvis en lagerplanerare och säljare ta del av samma information på ett enkelt sätt.

Användandet av ett affärssystem stöttar verksamheten på flera sätt. Det bidrar till en ökad produktivitet, måluppfyllnad samt kvalitet. Genom att göra informationsspridningen mellan enheter smidigare bryter den ner hinder mellan affärsenheter, vilket både effektiviserar och förenklar för medarbetare.

Användandet av ett affärssystem innebär en automatisering av hela kärnverksamheten. Dessutom ger det en tydlig översikt över de finansiella aspekterna, försäkrar att de stämmer överens med regelverk samt minimerar risken för eventuella fel.

Affärssystem för lagret

Lagervärdet samt en eventuell höjning eller minskning av värdet noteras i affärssystemet. Det går att se hur inköp samt kundorder påverkar lagersaldot. På så vis går det att följa var produkter finns, samt veta vilka produkter som bör inhandlas.

Ett affärssystem har möjlighet att hålla reda på lagret till en viss nivå. Dock är det värt att notera att ett affärssystems primära uppgift är att se över de ekonomiska transaktionerna i en verksamhet. I ett företag där lagret är en betydande beståndsdel inom verksamheten kan det därför behövas mer avancerat ITstöd för lager; lämpligtvis ett WMS- och/eller lagerstyrningssystem.

2. WMS-system

WMS står för Warehouse Management System (även kallat lagerhanteringssystem) och används för att stödja de dagliga rutinerna inom ett lager. Ett WMS-system har i syfte att optimera lagret och automatisera arbetsprocesserna som krävs för att hantera det. Fokus ligger främst på lagerkontroll samt förflyttning av varor.

Det är inte ovanligt att medarbetare än idag går runt med utskrivna papperslistor hämtat från affärssystemet för att kontrollera lagervärden. En manuell process som denna kan snabbt skapa oreda och förvirring om lagret växer för stort. Själva arbetet i lagret blir mer tidskrävande och risken för fel är stor. Lagerpersonalen utmanas onödigt hårt om de behöver arbete inom ett lager utan ett WMS-system. Med hjälp av ett WMS-system automatiseras lagerarbetet och skapar optimala förutsättningar.

Hur fungerar ett WMS-system?

WMS-systemet arbetar för att ta emot, flytta och leverera varor. Det stödjer handenheter med streckkodsläsare vilket gör att man slipper skriva ut papperslistor och manuellt följa lagersaldon. Att arbetet inom lagret är automatiserad och styrt av ett IT-stöd innebär att risken för felplock minimeras avsevärt. Felplock kan bli både kostsamt för företag samt ha en negativ påverkan på kundservice nivån.

WMS-system ger lagerarbetare en god översikt över lagerplaneringen vilket möjliggör för ett snabbare och mer effektivt arbete. Röststyrning, röstplock, streckkoder och trådlös datafångst är hjälpmedel som kan användas för att göra lagerarbetet smidigare.

Ett stöd som finns inom WMS är en lösning som benämns som “crossdocking”. Det innebär att varor förflyttas direkt från in- till utleverans. Detta effektiviserar då det möjliggör för samplock av flera ordrar.

Ett WMS-system är ett centraliserat system vilket innebär att data kan göras synligt för alla inom företaget.

Effekten av det blir att information till kunder, säljare, lagerplanerare och andra inblandade kan spridas enkelt. Därigenom kan dess respektive arbetsområde förbättras. Exempelvis så ökas kundservicen om det går att svara på när en vara förväntas anlända, och en lagerplanerare har möjlighet att se exakt vad som behövs köpas in och när.

Primära effekter av ett WMS-system: 

• Effektiv mottagning, förflyttning och leverans av varor
• Förbättrad lagerkontroll
• Synliggör data för alla
• Hög kundservice

3. Lagerstyrningssystem

Ett lagerstyrningssystem säkerställer att rätt antal produkter finns, vid rätt tidpunkt och på rätt plats. Ett lagerstyrningssystem används för att optimera, analysera och simulera lagret. Med hjälp av systemet kan beslut kring leveranskedjan tas som grundar sig i data, snarare än en känsla.

I ett lagerstyrningssystem finns det hjälpmedel som prognostisering- samt påfyllnadsmoduler. Genom att använda system för prognostisering balanseras den önskade servicenivån mot den förväntade efterfrågan av diverse produkter. En påfyllnadsmodul används för att definiera vilken nivå av säkerhetslager som behövs för en hel distributionskedja, så att man försäkrar att samtliga varor finns tillgängliga vid önskad tidpunkt. De båda systemet styrs av matematiska algoritmer som förser användaren med beräkningar av kvantiteter.

Fördelar med att ha ett optimerat lager?

Införandet av ett lagerstyrningssystem är ett nästintill säkert kort för att öka lönsamheten inom ett företag som har lager eller produktflöde som det primära verksamhetsområdet. Ett antal fördelar som ett optimerat lager medför är följande:

• Lägre lagerhållningskostnad som leder till snabbare avkastning på investerat kapital
• Nå önskad servicenivå på bara 1 påfyllnadscykel
• Ökad servicenivå innebär färre situationer med bristande lager vilket i sin tur leder till ökad försäljning
• Reducerar bundet kapital inom lager, samt ökning av kassaflöde
• Besparing av tid och pengar genom automatiserat inköp och påfyllnadsprocess

Med hjälp av ett lagerstyrningssystem kan ni fatta bättre grundade beslut och göra klokare investeringar för er leveranskedja. Systemet används för analys, simulering samt optimering av lager, allt för att försäkra sig om att rätt produkter finns, på rätt plats, och vid rätt tidpunkt. Det är ett system som gör det bättre, snabbare och med färre fel än vad en människa kan. Det finns ingen anledning att vänta med att automatisera processen för lagerstyrning.