6 steg för att komma igång med systemförvaltning

Ditt systemprojekt börjar närma sig slutet, men hur startar du då upp en förvaltning som har rätt ambitionsnivå? 

Förvaltningen är viktig både för att upprätthålla och utveckla systems funktionalitet, och därmed även nyttan med systemet för företaget. Det är dessutom viktigt för användarna att ha en person och ett forum som hanterar de frågor som uppstår.

1. Återhämtning från projektet

Så kort som möjligt efter produktionssättningen är det viktigt att organisationen får lite tid för att hämta andan. Det måste finnas tid för användarna att fasa in och lära sig de nya systemen. Men när tiden är redo för nya tag bör det finnas en plan för att undvika “rinna ut i sanden”.

2. Se över ouppklarade punkter från projektet

Börja med att titta på restlistan från projektet för att fånga upp och hantera aktuella punkter som behöver lösas, men nu i förvaltningsform istället. Kanske finns det även funktioner som inte införlivades under projektet som nu borde väckas till liv?

3. Sätt upp löpande avstämningar

Sätt upp löpande avstämningar på månadsbasis (1-3 månader) istället för veckobasis som projektet ofta hanterar. Här fångar ni upp nya funktionsönskemål och prioriterar dem. Låt sedan ambitionsnivån med förvaltningen växa organiskt.

4. Ny tidsplan för förvaltningen

Sätt upp en kalender o tidplan, men lyft blicken en nivå jämfört med projektet. Om ni hade veckor som planeringsnivå under projektet, så kanske månader är bättre intervall bättre nu. Skapa även en långsiktig plan o strategi för era system, kanske ska nya moduler kopplas på, andra system fasas ut etc?   

5. Minskad kontroll

Lätta upp kontrollen på kalender och tidsåtgång. Nu känner ni varandra, med andra ord är kund-leverantörssituationen etablerad och ni vet bättre vilken funktion ni får ut och till vilken kvalitet för de timmar ni beställer. Ni ska absolut inte släppa kontrollen, bara lätta upp den. Be gärna leverantören estimera tid för sina uppdrag, men följ upp tidsåtgången på en mindre detaljerad nivå. Kontroll kostar pengar, och vi vill inte skapa kostnader i onödan

6. Kravställning

Ställ krav på leverantören hur ni vill ha uppföljning etc. I regel sker en förskjutning från leverantör till kund i “vem som håller taktpinnen” vid övergången från projekt till förvaltning.

Vill du läsa mer? Läs vårt inlägg: Konsten att beställa agila systemprojekt