Styrgruppens syfte och sammansättning

Kanske är vi på Exsitec lite unika i vår syn på styrgrupp. Konceptuellt ser vi styrgruppen som ganska passiv, dvs den används vid behov, men hålls samtidigt informerad på en lagom nivå.

Vad är syftet med styrgruppen?

Styrgruppens uppgift är stämma av förväntningar samt att godkänna ändringar i projektet som ligger utanför projektgruppens befogenheter (exempelvis estimatet eller kalenderplanen).

Hur många personer bör sitta i en styrgrupp?

4 styrgruppsmedlemmar är ett lagom antal personer. Projektledarna från kund och leverantör samt kundansvarig hos leverantören och beställaren från kunden. De senare två bör inte vara aktivt involverade i projektets lösningsarbete etc, utan mer sanktionerar och utmanar projektet via projektledarna. “Hands off” mao.

En bra sammansatt styrgrupp

Styrgruppsmöte - Frekvens och agenda?

4 tillfällen är någon form av minimumnivå för antal styrgruppsmöten. 

• Första mötet bör ske kort inpå projektstart för att både starta upp styrgruppen som konstellation, men även skapa samsyn i omfattningen av projektuppdraget.
• Andra mötet bör ske någon gång mitt emellan projektstart och planerade driftstarten. Det är normalt inga beslut som behöver fattas för styrgruppen, men bra tillfälle att få en temperaturgivare för uppdraget, innan det ev drar i fel riktning.
• Tredje mötet bör ske inför driftstarten, där styrgruppen har en viktig roll att dra i nödbromsen om projektet inte känns redo för driftstart.
• Fjärde mötet stänger projektet då styrgruppen är överens om att uppdraget är slutfört.

Ett styrgruppsmöte per 200 h beställda projekttimmar är ganska bra riktmärke för intervall på styrgruppsmöte, i varje fall vid större uppdrag (>800 h). Går det åt 200 h/månad i projektet, så är också styrgruppsmöte 1 gg/månad bra intervall.

Vill du läsa mer? Läs vårt inlägg: Konsten att beställa agila systemprojekt