Inga mer jobbiga bokslut - 3 moderna sätt att stänga böckerna smidigt

Löpande bokslut innebär att månaden kan stängas utan övertid och missade deadlines. Det är allt vanligare att ekonomiavdelningar får tätare och tuffare deadlines av koncern eller företagsledning, som ofta vill att levreskontra och kundreskontra ska vara stängda kort inpå månadsbrytet. En förutsättning för att detta ska vara möjligt att genomföra är ett modernt systemstöd. 

1 Skapa löpande bokslut

Det moderna sättet att hantera månadsbokslut eller årsbokslut är att den sker löpande. Normalt är det väldigt många saker som måste falla på plats innan ett bokslut kan genomföras. Den moderna ekonomiavdelningen kan göra bokslut med några få knapptryck.

En viktig del i detta är automatiserade periodiseringar och avskrivningar i anläggningsregistret samt automatiska konteringar. Dessa gör att bokslutet kan stängas automatiskt eftersom det mesta av jobbet är gjort.

En ytterligare faktor är leverantörs- och kundfakturorna. Genom en digitaliserad fakturahantering får hela verksamheten möjligheten att godkänna och skicka fakturorna i tid. Detta skapar korta snabba attestflöden och kontroll över betalningar.

2 Gör bokslutet i förtid

I ett modernt ekonomisystem bör det finns möjlighet att rapportera resultatet tidigt i månaden, innan organisationen har godkänt alla fakturor. Preliminära kostnader för fakturor som ligger ute för attest kan löpande bokas och per automatik reserveras tills dess att fakturan slutbokas.

Med hjälp av det moderna ekonomisystemet kan ekonomiavdelningen löpande se avvikelser och identifiera fel. I slutet på varje vecka kan personalen kontrollera att det inte finns några registrerade avvikelser samtidigt som systemet hjälper till att driva in attest och

konteringar. Med löpande bokslut går det således skapa ett bokslut utan stora korrigeringar eller utmanande sammanställningar. Eller till och med göra det i förtid!

3 Låt inte momsrapporteringen sätta käppar i hjulet

Momsrapportering är ett av de moment som sker kontinuerligt, ofta varje månad. Moderna ekonomisystem plockar enkelt ut en momsrapport när den behövs. Rapporten kontrollräknas och registreras sedan hos skatteverket via fil. 

Ekonomisystemets möjlighet att felsöka de eventuella differenser som uppkommer i momsrapporten är vad som skiljer ett modernt och välfungerande ekonomisystem mot ett mer förlegat. Om momsrapporten vid kontrollräkning inte stämmer, kan det moderna systemet generera en avvikelserapport. Rapporten synliggör verifikat där den bokförda momsen skiljer sig från den beräknade momsen, så att dessa enkelt kan rättas.