Lagrar ni produktinformation på ett hållbart sätt?

Digital informationslagring om produkter är inget nytt koncept, och många företag har stött på de utmaningar som uppstått i takt med växande sortiment, högre efterfrågan och större inköpsbehov. Däremot kan utmaningarna skilja sig mellan olika företag. Säljer ni B2B eller B2C? Skräddarsyr ni produkter efter kunder eller säljer ni stora mängder standardiserade produkter? Har olika kunder individuella prissättningar, eller anordnar ni ofta stora kampanjer inom olika segment?

Detta axplock av frågor pekar på några av de faktorer som ställer olika krav på den information man behöver lagra om sina produkter. Olika krav innebär också att olika system skiljer sig i lämplighet för just dina produkter och ditt företag. Nedan gör jag ett försök att definiera de olika typer av system som vanligtvis förekommer för lagring av produktinformation, samt dess styrkor och svagheter.

Läs mer om effektiv E-handel

Papper och penna

För vissa företag behöver det faktiskt inte vara krångligare än så. Är du i en uppstartsfas där du kanske anpassar produkt och pris efter varje kund kan detta vara den enklaste och billigaste lösningen att underhålla. Men om produktkatalogen växer, fler anställda börjar sälja och antalet kunder ökar blir dock papper och penna snabbt ohanterbart.

Excel/Google Sheets

Excel har snart funnits i fyra decennier och har för många företag varit det system som hanterat allt från produktinformation och lagerhantering till kundregister och säljordrar. Dessa cellbaserade beräkningsprogram ska inte underskattas då de har en hög anpassbarhet och ofta är bekanta för personalen. Antalet fält som tillhör en produkt kan anpassas efter tid och produktregistret kan i viss utsträckning kopplas till andra flikar, såsom lagersaldo och försäljning. Utmaningar med Excel och Google Sheets börjar däremot urarta sig när man vill göra mer avancerade integrationer med andra program då det finns begränsade möjligheter att läsa och redigera sådan data från andra system.

Affärssystem

Affärssystem som Visma.Net, Visma Business, Fortnox och SAP har inbyggd funktionalitet för produktregister och är byggda för att kunna integreras med andra system. Om dina produkter finns med i affärssystemet kan denna data integreras till bland annat E-handel, lagerhanteringssystem och egenbyggda applikationer. Då kan du smidigt styra priser, tillgänglighet, produktinformation och en hel del annan information direkt från ditt affärssystem. För många företag kan det här vara den lämpligaste lösningen. Utmaningar med denna lösning brukar uppstå när du exempelvis vill kunna hantera väldigt stora mängder tillhörande produktinformation, medföljande produktbroschyrer, många produktbilder eller avancerade kampanjpriser.

PIM (Product Information Management)

PIM är benämningen på de system som är specifikt avsedda för att hantera produktinformation och är ofta mer kraftfulla än de tidigare nämnda alternativen. Med ett PIM-system är det enkelt att lägga till komplett information om en produkt, koppla bilder och videoklipp, skapa grupper med relaterade produkter och hantera kampanjer. Denna data kan sedan integreras till allehanda system som behöver ha tillgång till produktinformation. Vad är då svagheten i PIM? Eftersom PIM klarar av att hantera komplexa produkter, behöver även systemet i sig ha en viss komplexitet. Detta gör att arbetet att integrera ett PIM till sin verksamhet också kräver mer resurser än tidigare nämnda alternativ.

Känner du att er verksamhet är i behov att byta produkthanteringssystem? Eller vill ni integrera er produkthantering till nya system för att kunna jobba effektivare? Vi på Exsitec är experter på system och systemintegration, tryck på knappen nedan för att komma i kontakt med oss och diskutera just dina systembehov.