Lön & personal - våra bästa effektiviseringstips!

5 steg för effektivare personaladministrativa processer:

Automatisera rutinmässiga moment

I det administrativa arbetet kring personal är det nödvändigt att hantera vissa delar manuellt. Fokusera dock på att automatisera tidskrävande och återkommande uppgifter, såsom löneberäkningar, tidsrapportering och skatteavdrag. Genom att införa ett automatiserat lönesystem minskar risken för fel, vilket i sin tur kan leda till betydande kostnadsbesparingar. Genom att undvika överbetalningar och felaktiga skatteavdrag kan företaget optimera sina resurser och förbättra precisionen i löneadministrationen.

Egenrapportering för medarbetarna och utbildning

Använd ett system där anställda kan rapportera tid, ansöka om ledighet och granska lönespecifikationer själva. Detta minskar arbetsbelastningen för HR-personal och ger samtidigt de anställda en känsla av kontroll över sina egna uppgifter och sin arbetade tid. Genom att främja självrapportering skapas en öppen och förtroendefull arbetsmiljö där de anställda aktivt deltar i processerna kring sin egen anställning.

Se till att både löneadministratören men även resten av personalen är välutbildade i användningen av system och att de förstår företagets processer. Utbildning och kompetensutveckling är nyckelfaktorer för att säkerställa att alla användare, oavsett befattning, har den nödvändiga kunskapen och färdigheterna för att använda systemet på ett effektivt sätt. Se till att utbildningen inte bara fokuserar på systemets tekniska funktioner utan även hur systemet tillämpas i verkliga arbetsflöden och situationer. 

Tydliga Kommunikationskanaler

Hjälp era anställda att hantera personalfrågor genom en tydlig och effektiv kommunikationskanal. Genom att tillhandahålla en välorganiserad plattform för kommunikation kan du öka tillgängligheten till viktig information och därmed minimera risken för missförstånd. 

Dataanalys för beslutsfattande

Använd ett lönesystem med färdiga rapportmallar eller med möjlighet till modifiering för att minska det manuella arbetet vid uppföljning av personalkostnader. Detta kan ge insikter som stöder strategiska beslut, som exempelvis personalplanering. 
Genom ett system där det även går att följa upp personalen på koncernnivå får ni möjligheten att följa upp hela verksamhetens välbefinnande. 

Utvärdera rutiner 

Det är viktigt att regelbundet utvärdera  och anpassa era processer för att säkerställa att de fortsätter att möta företagens behov. Även om man har följt samma tillvägagångssätt och rutiner i 10  år innebär det inte automatiskt att det är det mest effektiva sättet. Teknologier och system utvecklas, och det är viktigt att processerna hålls aktuella och relevanta och passar den digitala utvecklingen.