Budget 2025 med Excel?

Vi har under årens lopp mött många företag som inte är nöjda med sitt Excel-baserade budgetarbete. Vi får ofta höra att det tar för mycket tid, inte kommer ned på djupet och att processen är svår att växla upp när komplexiteten i budgetmodellen ökar.

Med Planacy blir arbetet enklare. Färre sena kvällar, mindre oro över om siffrorna stämmer och ett ökat värde av ert framåtblickande arbete.

Innehåll:

Vi har under årens lopp mött många business controllers och ekonomichefer som uttryckt frustration kring hur deras budgetarbete fungerar. Vi får ofta höra att det tar för mycket tid, inte kommer ned på djupet och kräver en stor manuell arbetsinsats med mycket klipp/klistra.

Bilden är att ett Excel-drivet budgetarbete tyvärr tar musten och lusten ur många vilket gör att arbetet med den löpande framåtblicken blir lidande.

Hur ser det ut för er?

1

Budgetering - till vilken nytta?

Behovet av att blicka framåt är inget nytt påfund. Redan 1922 skrev James McKinsey (grundaren av företaget McKinsey) boken Budgetary Control där han utvecklade tankarna kring hur man uppnår förbättrad organisationell kontroll genom upprättandet av en årlig budget.

Sedan dess har budgeten varit ett centralt verktyg i de flesta verksamheter för att upprätthålla finansiell kontroll och staka ut kursen för kommande verksamhetsår.

Skillnaden mellan att verka år 2024 jämfört med år 1922 är stor. För 95 år sedan var de fysiska barriärerna fler, kommunikationen långsammare och världen inte lika multi-dimensionell som idag. Trycket från konkurrenter var lägre och så även antalet händelser som kunde tänkas påverka den plan som lagts.

Nu är det annorlunda. För att vara framgångsrik idag behöver man kunna navigera i i en värld som står under konstant förändring. Något som kräver snabbrörlighet, framåtblick och en förmåga att tidigt känna av och reagera på förändringar.

Vid sidan av de externa förändringarna så finns det en stor intern utmaning i att få mixen av process, data och IT-stöd att fungera ihop och dra åt samma håll. Det ena området påverkar det andra.

Att investera i nya verktyg är ingen lösning om inte kravställningen blir rätt och organisationen får det stöd den behöver. Tvärtom. Många har exempelvis försökt ersätta Excel men märkt att de inte lyckas. Anledningen är enkel. Om inte de nya systemen är tillräckligt snabba och flexibla så kommer användarna ta saken i egna händer. De hämtar ut data från stödsystemen, läser in det i Excel och gör de beräkningar, formateringar och modelleringar som krävs. Allt för att få vardagen att fungera.


Vi vet att många ifrågasätter nyttan och hastigheten med vilket man driver sitt budgetarbete. Vi lyfter här upp fördelar och nackdelar med att driva arbetet med Excel och lyfter fram några varningstecken att hålla utkik efter.

Hur väl fungerar ert budget-
och prognosarbete idag?

Testa genom att svara på 9 frågor. Ingen email behövs.

 
2

Vad fungerar bra?

PLUS

  • Låg kostnad
  • Enkelt att använda
  • Kraftfulla beräkningar
  • Snabb modellering

Excel är alla controllers och ekonomichefers favoritverktyg. Det är enkelt att hantera, snabbt att arbeta med och har mycket funktionalitet under huven.


Excel är ett bra budgetverktyg för bolag med flackare tillväxtkurva, enklare processer och få involverade personer. Budgetarbetet brukar gå bra så länge man har tillgång till en Excel-stjärna som vet vad och hur saker ska göras.

3

Vad fungerar mindre bra?

Utmaningarna brukar komma när komplexiteten i Excel-modellen och antalet användare ökar samt när du vill arbeta mer frekvent för att få en bättre uppdaterad bild av den finansiella framtiden.

Lösningen tar mer tid att underhålla, kvalitén på siffrorna är svår att säkerställa och datahantering sväljer alltmer tid. Excel's frånvaro av workflow-stöd i frågor som t.ex. access, rättigheter, versionshantering och attestering gör det samtidigt svårt att driva processen med kvalité och hastighet.

TIPS

Läs rapporten om hur svenska företag arbetar med budget, prognos och finansiell planering. Rapporten bygger på 80 intervjuer och är producerad april 2023.

MINUS

  • Datakvalité
  • Samarbete
  • Flexibilitet och skalbarhet
  • Styrning

4 vanliga utmaningar

ratingKvalité

Med många manuella arbetsmoment ökar chansen för att fel smyger sig in i siffror och formler. Att upptäcka felen kan vara svårt i sig - att hitta felkällan ännu svårare.

Möjligheten att göra själv är det som gör Excel kraftfullt men också farligt. Utmaningarna växer ju mer filer, flikar, celler, formler, länkar, mail-trådar, versioner och budgetörer som snurrar runt i processen.

steering-wheelStyrning

Med många inblandade är det svårt att behålla överblicken och driva arbetet framåt med full koll.

Visibiliteten är låg när mallarna väl skickats ut. Hur långt har ni kommit och använder alla den sista versionen av mallen? Vem gjorde vad och när? Full tillit till siffrorna kräver spårbarhet och kontroll över vad som gjorts.

high-fiveSamarbete

Hur engagerar du organisationen i budgetarbetet? Lösningen är ofta att skicka iväg mallarna på mailen och hoppas alla gör som de blivit tillsagda. Resultatet är öar av data som du sedan manuellt ska pussla ihop.

Borde inte budgeten vara ett gemensamt och sammanhängande arbete som når ut i verksamheten?

scaleSkalbarhet

Förutsättningarna förändras. Det krävs tid, koll och tålamod att uppdatera budget-modellen – ännu mer om det inte är du som gjort den. Förslaget om en snabb ”liten” ändring skapar lätt mängder med följdarbete.

Svårigheten att kvalitetssäkra siffrorna, underhålla modellen och växla upp användandet är ofta anledningen till att det tar stopp.

4

Sex varningstecken

Sex varningstecken för när den Excel-drivna budgetprocessen ofta blir svår att underhålla och vidareutveckla. 

Check

Data ligger utspritt över flera olika system

Check

Många personer ska mata in siffror

Check

Mycket tid läggs på manuellt arbete

Check

Verksamheten växer snabbt

Check

Komplexiteten i budgetprocessen ökar

Check

Frekvensen i planeringsarbetet ökar

5

Se webinar!

Gör du budgeten i Excel?

Då är du i gott sällskap! Många företag driver sitt budgetarbete i Excel som både är lättanvänt och kraftfullt. Men enkelhet kan lätt förvandlas till svårighet när verksamheten och komplexiteten växer.

Med Planacy blir arbetet med budget och prognos enklare. Färre sena kvällar, mindre oro över om siffrorna stämmer och ett ökat värde av ert framåtblickande arbete.

6

Få svar på dina frågor

Har du frågor om Planacy? Jag svarar gärna på dem. Med mig kan du prata om allt från strategi till teknik och licenser.

https://www.exsitec.se/hubfs/Bilder-Foto%20root/mbi-website-images/hakan-hellmer-v6.png

Håkan Hellmér

Affärsutveckling

Kontakta mig