Kravspecifikation:
Inköp av nytt
fakturahanteringssystem
Elektronisk fakturahantering innebär att digitalisera och automatisera hanteringen av leverantörsfakturor, vilket minskar manuellt arbete, sparar tid och ger bättre kontroll över företagets ekonomi. Fakturor kan läsas in, konteras, matchas, godkännas och betalas automatiskt, samtidigt som avvikelser hanteras manuellt vid behov.
Detta dokument är ingen fullständig mall, men det innehåller till stora delar den information som vi som leverantör behöver från er för att effektivt kunna hjälpa er och rådgiva er vid byte eller inköp av systemstöd.
Takeaways från kravspecifikationen
Viktiga begrepp
Det finns en hel del ord och begrepp som snurrar när det kommer till elektronisk fakturahantering. Oavsett om det är första gången man utvärderar möjliga lösningar eller om man varit med förr, så kan det vara bra att ha koll på vanligt förekommande begrepp och ord, så att man vet vad man utvärderar och förstår funktioner.Faktura-matchning
Begreppet fakturamatchning innebär i praktiken att en faktura kopplas ihop och jämförs med en inköpsorder eller ett avtal. Om ett system kan utläsa tex ett inköpsordernummer på fakturan kan alla detaljer om inköpsordern, och alla inköpsorderrader, hämtas och därefter jämföras med detaljerna och raderna på fakturan.
Utmaningar och behov
Byte av systemstöd är inte något man gör varje dag, och det kräver en omfattande utvärdering av verksamhetens utveckling, marknaden, nya lagar och krav från intressenter. För att identifiera rätt system är det viktigt att utgå från företagets behov och börja med att utgå från några grundläggande steg.
Identifiera rätt system
Med en god uppfattning och förståelse för hur ni jobbar idag och vad som behöver
förbättras, era flaskhalsar, behov och önskemål är du redo för att ta nästa steg i
processen: Ta fram funktionella systemkrav och jämför olika lösningar.