Vad innebär K3-övergången för bygg- och entreprenadbolag?

1. Vad är K3 och varför är det relevant för byggsektorn?

K3 är det regelverk som gäller för större företag i Sverige som upprättar sin årsredovisning enligt Årsredovisningslagen. Till skillnad från det enklare K2-regelverket ställer K3 högre krav på transparens och detaljer i redovisningen – inte minst när det gäller anläggningstillgångar.

För bygg- och entreprenadbolag är en central del av förändringen det som kallas komponentredovisning. Det innebär att en fastighet inte längre redovisas som en enhet, utan delas upp i olika delar – till exempel stomme, tak, installationer – där varje komponent skrivs av över sin egen ekonomiska livslängd. Det här kräver betydligt mer struktur i både bokföring och dokumentation än vad många är vana vid.

2. Från Excel till kontroll

I praktiken innebär det att den tidigare ganska förenklade redovisningen under K2 – där byggnader ofta hanterats som en klumpsumma – inte längre räcker. För att kunna uppfylla kraven krävs bättre överblick över vilka investeringar som görs, hur dessa bryts ned i komponenter, samt hur kostnader och avskrivningar följs upp över tid.

Många bolag hanterar idag detta i Excel eller separata stödsystem, men det kommer snabbt bli ohållbart när fler detaljer ska redovisas. Det ökar risken för fel, bristande spårbarhet och onödig administration – särskilt för företag som arbetar i många parallella projekt.

3. Så undviker ni fällorna – vanliga utmaningar med K3

Många företag underskattar den arbetsinsats som krävs för att gå från K2 till K3. Den största utmaningen är inte själva regelverket, utan att få rätt information ur verksamheten – i rätt tid. Redovisningsreglerna kräver detaljerad dokumentation, men om den saknas eller är utspridd i olika system blir uppföljningen tung och tidskrävande.

En vanlig fallgrop är att fortsätta lita på manuella rutiner. Projektdata som inte är kopplad till ekonomisystemet, avskrivningar som inte speglar verkligheten eller ÄTA-arbeten som inte redovisas korrekt – allt detta riskerar att försvaga både kontrollen och resultatet.

För entreprenadföretag med flera parallella projekt blir det snabbt rörigt. Ju fler projekt, ju fler tillgångar som behöver komponentindelas, desto större nytta har man av att samla uppföljningen i ett enda system. Det räcker inte längre med ett ekonomisystem – det behövs ett projektorienterat arbetssätt som genomsyrar hela verksamheten.

4. Ett smartare sätt att möta kraven

Med affärssystem som är utvecklade för bygg- och serviceverksamhet kan hela processen – från projektering till färdig faktura – integreras med redovisningen. System som NEXT eller Entré är byggda för att hantera just det K3 kräver: strukturerad hantering av projektdata, tydlig spårbarhet och kontroll över tillgångars livslängd.

Till exempel gör NEXT det möjligt att följa upp varje projektkomponent separat. Kostnader, tid, ÄTA och material kan kopplas till rätt nivå i projektstrukturen och därefter redovisas enligt gällande redovisningsprinciper. Entré, å andra sidan, ger större företag med både service och entreprenadverksamhet ett kraftfullt verktyg för att samla hela verksamheten i ett flöde – från inköp till fakturering och rapportering.

För företag som även hanterar stora volymer leverantörsfakturor kan kombinationen Visma.net + Medius skapa ytterligare effektivitet. Genom att digitalisera attestflöden och koppla fakturor direkt till projekt och komponenter, sparas tid och ökar precisionen i redovisningen.

5. Gör en behovsanalys – i tid

För att möta de nya kraven krävs en ärlig genomgång av hur verksamheten fungerar idag. Vilka delar är digitala? Vad hanteras manuellt? Vilken data saknas för att göra en korrekt komponentindelning? Många företag upptäcker för sent att deras nuvarande system inte räcker till.

Det är därför hög tid att börja planera för övergången. Inte bara för att följa lagen – utan för att skapa ett mer effektivt, transparent och professionellt arbetssätt som stödjer både ekonomi och projektstyrning.