Kunskapsskolan vill ligga i framkant kring digitalisering

Vägen till ett nytt ekonomisystem

Kunskapsskolan satt tidigare i ett relativt komplext ekonomisystem som blev för kostsamt att utveckla och digitalisera. Målet var att gå mot ett mer standardiserat system med hög kvalitet. 

Företaget valde att ta ett rejält omtag och implementerade både Visma Net, Medius och OneStop Reporting på samma gång. Anledningar var att Kunskapsskolan inte såg någon anledning till att vänta med att implementera systemen och för att systemen är så väl integrerade med varandra att det nästan upplevs som ett system. Det gjorde dessutom att företaget kunde hålla ett högt tempo i implementationen, då det bara krävdes en typ av projektmöte för samtliga system i stället för flera olika.

"Vi tog hjälp av en upphandlingskonsult för att ta fram en kravspecifikation. Sedan skickades den ut till ett antal leverantörer och vi påbörjade en upphandling. Våra krav kring ekonomidelen är relativt enkla, men vi hade högre krav och med komplexa utmaningar gällande integrationer."

Automatiserad fakturaprocess

Implementationen var inte bara stor och snabb, företaget har genom lösningen också kunnat
effektivisera sin verksamhet. Bland annat slipper företaget i princip helt hantera tolkning av leverantörsfakturor genom att modulen Capture i Medius APA hanterar det automatiskt. Dessutom frigör Medius A PA resurser och tid för leverantörsreskontran att göra andra värdeskapande aktiviteter.

Utöver leverantörsfakturahanteringen har även rapporteringen fått sig ett lyft. Redovisningsavdelningen använder sig av rapportsystemet för att kunna göra jämförelser, rapporter, analyser och kontosammanställningar.  

En viktig del av lösningen är integrationerna som finns i lösningen. Bland annat finns det integration mellan ekonomisystemet och företagets lönesystem. I lönesystemet finns bland annat alla anställningsnummer som skickat in till ekonomisystemet. Dessutom finns det en integration till Schoolsoft. I Schoolsoft finns viktigt information om alla elever, med underlag som ska skickas till kommunen för att Kunskapsskolan ska få rätt skolpeng från kommunen.

"Jag har jobbat som ekonom i över 20 år och jag trodde aldrig att jag skulle vara med om ett affärssystemsbyte på mindre än tre månader, och dessutom helt digitalt. Helt otroligt!"

Exsitec implementerade affärssystemet Visma Net, fakturahanteringssystemet Medius AP Automation och OneStop Reporting för rapportering, åt Kunskapsskolan. Dessutom adderades flertalet integrationer mellan olika system.

Valet av Exsitec som leverantör

“För mig är det viktigt att ha en bra personkemi med leverantören. Det är en stor risk att byta affärssystem och krävs mycket jobb. Det är därmed viktigt för mig att det känns som att leverantören kan vara ärlig och transparent, vilket jag direkt kände att Exsitec var.”
- Åsa Bengtsson, Koncernredovisningschef

Dessutom berättar Åsa att även om de är väldigt nöjda som kund så har resan inte varit smärtfri. Att det uppstått problem menar hon är en naturlig del av processen och att det också var väntat. Det var också en av anledningarna till att valet av leverantör, utöver valet av system, också ska kännas väldigt bra.

Kunskapsskolan fortsätter att utvecklas

Kunskapsskolan fortsätter att utveckla sin lösning och ska som nästa steg se över vilka delar i Visma.net som de kan automatisera ännu mer. Dessutom ska de addera ytterligare rapporter i OneStop Reporting. En viktig del är också att företaget ska börja med e-faktura in, vilket kommer innebära både tid- och kostnadsbesparingar. Kunskapsskolan vill ständigt utvecklas och effektivisera sin verksamhet i framtiden.

"Jag är väldigt nöjd med hur Exsitec har hanterat problem och svårigheter som uppstått längs vägen. När vi haft problem har de agerat väldigt snabbfotat och professionellt, något som är minst lika viktigt som att projektet flyter på."