Kravspecifikationer
Nedan har vi sammanställt det ni behöver veta om kravspecifikationer.
Vi delar också med oss av våra mallar för kravspecifikationer rörande olika verksamhetsstöd.
Utforska våra mallar för kravspecifikation
Kravspec för nytt affärssystem
Denna kostnadsfria guide är skapad av Exsitec AB med syfte att hjälpa företag att formulera sina krav på ett nytt ekonom...
Kravspec för nytt beslutsstöd
Detta dokument är skapat av Exsitec AB i syfte att hjälpa företag att formulera sina krav på ett nytt BI-system. Att byt...
Kravspec för nytt budget- och prognossystem
Detta dokument är skapat av Exsitec AB i syfte att hjälpa företag att formulera sina krav på ett nytt budget- och progno...
Kravspec för nytt CRM-system
Detta dokument är skapat av Exsitec AB i syfte att hjälpa företag att formulera sina krav på ett nytt CRM-system. Att by...
Kravspec för nytt fakturahanteringssystem
Elektronisk fakturahantering innebär att digitalisera och automatisera hanteringen av leverantörsfakturor, vilket minska...
Kravspec för nytt inköpssystem
Detta dokument är skapat av Exsitec AB i syfte att hjälpa företag att formulera sina krav på ett nytt inköpsoptimeringss...
Kravspec för ny kundportal
Denna kostnadsfria guide är skapad av Exsitec AB med syfte att hjälpa företag att formulera sina krav på en modern kundp...
Kravspec för nytt lönesystem
Detta dokument är skapat av Exsitec AB i syfte att hjälpa företag att formulera sina krav på ett nytt lönesystem. Att by...
Vad är en kravspecifikation?
En kravspecifikation är grunden för en lyckad systeminvestering. Det är ett dokument eller en checklista där ni beskriver er verksamhets behov, mål och önskade funktionalitet. Syftet är att ge framtida systemleverantörer en tydlig bild av vad ni vill uppnå, så att de kan bedöma om deras lösning kan skapa rätt värde för er.
Det behöver inte handla om komplexa tekniska termer. Ofta är det bättre att beskriva vad ni vill åstadkomma snarare än hur lösningen ska byggas - som att önska sig en bil för "säkra omkörningar" istället för att specificera antal hästkrafter.
Prioritera kraven med MoSCoW-modellen
För att kravspecifikationen ska bli ett effektivt verktyg bör kraven graderas utifrån hur viktiga de är för verksamheten:
Must have - Affärskritiska funktioner som absolut måste finnas med.
Should have - Funktioner som ger stort värde, men där det finns tillfälliga lösningar.
Could have - Önskvärda "nice-to-have"-funktioner om budget och tid tillåter.
Won't have - Funktioner som aktivt har valts bort eller skjutits på framtiden.
Varför skapar man en kravspecifikation?
Att ta fram en kravspecifikation fyller flera olika viktiga funktioner. Huvudsyftet i slutet är att en kravspecifikation skall kunna hjälpa er att ta ett bättre beslut kring vilket system och leverantör som passar er verksamhet bäst.
Att ta fram en kravspecifikation är också ett sätt att påbörja ett förändringsarbete, för det krävs ofta ett förändringsarbete att införa nya systemstöd, och det förändringsarbetet börjar i er organisation genom att involvera de medarbetare som påverkas av förändringen, och som kan komma med värdefulla insikter kring er nuvarande och framtida verksamhet.
En kravspecifikation syftar också till att snabbt diskvalificera en lösning eller leverantör, om ni har identifierat krav som leverantören inte kan uppnå. Det är viktigt för er att inte “lägga tid och energi i onödan” på en leverantör, på samma sätt som det är viktigt för oss som leverantörer att snabbt identifiera om de lösningar som vi erbjuder faktiskt är lämpade för er verksamhet och bransch.
Hur bör man tänka när man skapar en kravspecifikation?
Kort svarat: kravspecifikationen ska spegla var verksamheten är på väg, inte bara hur ni arbetar idag. Fokusera på processer, integrationsbehov och framtida skalbarhet.
Att byta eller inskaffa ett nytt, affärskritiskt systemstöd är en av de mest krävande processerna ett företag går igenom, för oss på Exsitec är det något vi gör dagligen. Vi har därför listat några konkreta tips, som brukar hjälpa kunder att komma igång med utformandet av sin egna kravspecifikation:
-
Utgå från affärsmål och processer: Dokumentera problemen ni vill lösa istället för att låsa er vid specifika tekniska funktioner.
-
Involvera slutanvändarna tidigt: Kartlägg behoven tillsammans med de som faktiskt ska använda systemet för att säkra hög användning och rätt funktioner.
-
Prioritera skall- och bör-krav: Skilj tydligt på affärskritiska funktioner (skall-krav) och önskvärda tillval (bör-krav) för att underlätta utvärderingen.
-
Planera för integrationer och data: Identifiera vilka befintliga system (som affärssystem, CRM eller beslutsstöd) det nya stödet måste kopplas samman med.
