10 faktorer som påverkar ditt företags lönsamhet

Lönsamhet är ett av företagets viktigaste nyckeltal och mäter förhållandet mellan intäkter och kostnader. I just tjänsteföretag mäts lönsamheten genom att jämföra fakturerbart arbete med ej fakturerbart arbete och andra utgifter. För att förbättra lönsamheten är det essentiellt att identifiera de faktorer som kan ha negativ påverkan på lönsamheten, samt ta hänsyn till både direkta och indirekta kostnader.

Vi har därför sammanställt en lista över de vanligaste orsakerna till låg lönsamhet och tips för hur ni kan förbättra den.

1. Problem med prissättning och försäljning

Produkter och tjänster bör prissättas rätt för att få tillräckligt med marginal för arbetet. Det är därför viktigt att ha en lämplig prismodell för att förbättra marginalen. Passar exempelvis en värdebaserad eller marknadsbaserad prissättning er bättre än en kostnadsbaserad? Tveka då inte att använda er av den prissättningsstrategi som passar er specifika verksamhet. 

Det är dessutom viktigt att ha ett jämnt flöde i försäljningen, eftersom det påverkar lönsamheten. För att lösa problem kopplade till försäljningsflödet bör ni använda ett effektivt CRM-system, så ni får en god överblick över er försäljning. 

2. Många stödroller jämfört med anställda som fakturerar tid

Varje tjänsteföretag har anställda vars arbete stödjer verksamheten, men inte genererar inkomster. Exempel på dessa är ekonomiavdelning, säljare, HR och marknadsförare. Stödrollerna kan vara viktiga för verksamheten, även om det direkta värdet av dessa anställda är svårt att beräkna. Dock bör man noga överväga behovet av varje stödroll och eventuellt outsourca dem när möjligheten finns.

3. Onödiga utgifter och gratis kundarbete minskar produktiviteten

Kostnader är oundvikliga, men kan minimeras med planering, god översikt och bättre insyn i era kostnader. Särskilt fasta kostnader bör övervakas, kan ni till exempel få till ett bättre pris eller klarar ni er utan något av det som genererar fasta kostnader?

Gratis kundarbete påverkar också på lönsamheten negativt, och det är viktigt att bedöma behovet av ytterligare gratisarbete kund för kund. Det är ofta smart att erbjuda tilläggsarbete kostnadsfritt till de största kunderna, samtidigt som det inte är värt att göra det ens en minut för små kunder. Om gratis arbete är nödvändigt ska all denna arbetstid bokföras för att lönsamhetsberäkningarna ska bli realistiska.

4. Fakturerbara timmar, utlägg och fasta poster saknas

I ett tjänsteföretag genereras kassaflödet från de arbetstimmar som de anställda fakturerar kunderna. Därför är det viktigt att varje anställd registrerar arbetstimmar systematiskt och regelbundet. Ett lättanvänt projekthanteringssystem underlättar tidsregistrering. När alla timmar är korrekt bokförda ingår rätt mängd arbete i faktureringen och skapar en realistisk bild av lönsamheten. Alla kostnader som uppstår i projekten bör också bokföras. Det kan hanteras antingen genom att inköpsfakturor fördelas automatiskt eller manuellt.

Blogg: Vilka krav bör man ha på sitt projektsystem?

5. De anställdas produktivitet och beläggningsgrad är låg

Det är viktigt att ha en tydlig arbetsbeskrivning och mål för de anställda, att ge dem feedback och uppmuntra till fortsatt utveckling. Det är också vitalt att se över hur man kan effektivisera arbetsprocesserna och automatisera uppgifter där det är möjligt. Detta för att minimera odebiterbar arbetstid. Vi kan illustrera detta med ett enkelt exempel som visar hur många bäckar små per individ kan innebära stora förändringar i era intäkter:

Ett företag har 20 konsulter som debiterar 1000 kr/ arbetad timme.

Om varje konsult debiterar en extra timme innebär detta 20 000 kr mer i intäkter:

20 x 1000 = 20 000 kr

6. Paketera era tjänster och skapa tydliga verksamhetsmodeller

För att öka lönsamheten är det viktigt att produktifiera tjänsterna genom att paketera dem till färdiga enheter. Detta ökar marginalen på tjänsterna och gör det enklare att både sälja och köpa dem. En tydlig verksamhetsmodell är också viktig för att öka lönsamheten. Detta eftersom det hjälper er att identifiera ineffektiviteter och problemområden, underlättar kommunikationen inom företaget och med externa parter, samt hjälper er att paketera era tjänster på ett mer effektivt sätt och därmed öka försäljningen och lönsamheten.

7. Manuell fakturering orsakar fel och tar för mycket tid

Det är tydligt att onödigt arbete ökar kostnaderna. Manuell fakturering tar tid som skulle kunna användas till mer lönsamt arbete. Förutom bortkastad arbetstid medför manuell fakturering även högre risk för fel. Genom att använda elektronisk fakturering minskar risken för fel och sparar er värdefull tid. Detta gör det möjligt att fokusera på mer lönsamt arbete.

8. Viktig information finns inte samlad på ett och samma ställe

Om kund- och projektinformation är utspridda i separata system, excel-filer och i värsta fall bara på post-it-lappar läggs onödig tid på att söka och dela informationen. All projektinformation och alla arbetade timmar ska rapporteras på ett och samma ställe som alla medarbetare har tillgång till oavsett tid och plats. Det enklaste sättet att göra detta är med ett projekthanteringssystem som samlar in all projektinformation, från försäljning till fakturering. Här bör även all tidsrapportering ske för att ni ska få god översyn över alla fakturerbara timmar. Ni behöver också tydliga processer för arbete och besultsfattande. Allas tid är begränsad, så en rimlig delegering med fokus på det som är viktigt är en nyckel till att bli mer lönsamma.

Läs mer: Systemstöd för projekthantering

9. Övervaka lönsamheten och ta beslut baserade på data

För att öka lönsamheten är det viktigt att övervaka kund- och projektlönsamheten och ta beslut baserade på data. Detta kan göras genom att använda ett projekthanteringssystem som tillhandahåller viktig data. Bestäm vilka KPI:er som är viktiga och hur ni kommer att reagera på eventuella problem.

10. Spåra projektkostnader och timmar för att identifiera problemområden

Utöver lönsamheten i hela verksamheten är det viktigt för projektledare att följa lönsamhetssiffror även på individ- och projektnivå. På individnivå är det användbart att mäta genomsnittlig timpris och faktureringspris för anställda. Samma mått kan också användas per projekt. Regelbunden övervakning hjälper särskilt till att identifiera problemområden, så att förändringar och eventuella flaskhalsar snabbt kan upptäckas.

Ökad lönsamhet i projektintensiva tjänsteföretag

Hjälp till en mer lönsam tillväxt?

Med ett effektivt projekthanteringssystem kan lönsamhetsskapande åtgärder göras till en del av vardagen. Vi på Exsitec har valt att arbeta med projekthanteringssystemet Severa, och rekommenderar det varmt för en lönsammare tillväxt. 

Severa kopplar sömlöst ihop ett tjänsteföretags funktioner från försäljning till fakturering. Programvaran stödjer lönsam tillväxt utan att glömma de människor som gör företaget framgångsrikt.