Projekthantering i reklambranschen

Det är i mitten av oktober och jag har fått äran att skugga projektledare Hanna Ringmark. Hon arbetar på Wonderbrand, en varumärkesbyrå i centrala Göteborg. 

Efter att ha följt Hanna en dag förstod jag verkligen innebörden av att “ha många bollar i luften”. Dagarna kastas mellan olika projekt olika uppgifter. Mail ska svaras på, telefonen ringer, projektuppföljning ska göras, delar i ett annat projekt ska redigeras, kollegor ska informeras, mejlkorgen fortsätter att fyllas på och så vidare. Hannas främsta arbetsuppgift är att fungera som länken mellan kunderna och hennes medarbetare. En uppgift som låter lättare sagt än gjort.

Stenkoll på alla företagets projekt

Något som slår mig är att en projektledare måste ha stenkoll på sina projekt och vad som sker i varje projekt. För att hålla koll har Hanna upparbetat ett arbetssätt som säkerställer att hon inte glömmer eller blandar ihop olika aktiviteter. Varje projektledare har sitt eget sätt att säkerställa att inget glöms och de arbetar därmed på olika sätt. Till sin hjälp använder hon mestadels mail, telefon och kalender för projektplanering. För att underlätta arbetet kring att hålla koll på olika projekt kan användare i projektverktyget Visma.net Project Management enkelt söka fram olika projekt, kunder, projektmedlemmar eller faser av ett projekt. Syftet är att projektledaren ska få en snabb och tydlig överblick av alla aktuella projekt.

Dokumenthantering & informationsdelning

Att kommunikationen sker genom mail eller muntligt gör det relativt sårbart och personberoende. Det gör det också krångligt att dela om inte mail vidarebefordras till kollegor eller kunder. Hanna förklarar att det dock inte är ovanligt i mediebranschen, som Wonderbrand verkar i, att mycket finns dokumenterat i mail. Detta på grund av att producerat material ska justeras efter kundens preferenser som ofta delas över mail eller per telefon. Att ha ett smidigt sätt att hantera dokumenthanteringen på är därför ett viktigt stöd i projektledarens vardag. Det finns digitala verktyg som underlättar dokumenthanteringen. I Visma.net Project Management kan projektgruppen dela dokument med varandra, men även med kunden för att slippa vara sårbar och personberoende.

Resursplanering är en utmaning

Ytterligare aktivitet som tar en stor av del av projektledarens tid är resursplaneringen och resursallokeringen. När uppdrag, stora som små, kommer in måste Hanna snabbt kunna se vilka medarbetare som är tillgängliga och allokera rätt kompetens till rätt kund och projekt. Att tilldela deadlines och uppgifter gör inte saken lättare att koordinera projekten. Dessutom måste hon se till att beläggningsgraden är tillräckligt hög och relativt jämn för alla anställda. Något som verkligen sätter höga krav på en tydlig överblickbarhet över samtliga resurser. Med ett resursplaneringsverktyg kan hon lättare effektivisera sin tid. Det ger henne en möjlighet att se beläggningsgraden på varje enskild projektmedlem, men också att tilldela projekt till projektmedlemmar som är tillgängliga. 

Tidrapportering

Kontinuerligt under dagen tidsrapporterar Hanna på olika projekt baserat på vad hon precis jobbat med. Hanna förklarar att tidrapporteringen kanske inte är den roligaste uppgiften, men kanske ändå företags viktigaste. Detta då de är ett tjänsteföretag, där tid är den viktigaste faktorn för företagets intäkter. I Visma.net Project Management kan tidrapporteringen ske genom stoppur, eller genom schemalagd tid. Tanken är snarare att avvikelserapportera, än att lägga tid på administrativt och icke-värdeskapande aktiviteter. 

Läs vårt inlägg om tidsrapportering i Visma.net Project Management här

Att skugga Hanna under en dag gav mig insikter om att det krävs ett stort fokus och en ännu större kontroll för att kunna arbeta som projektledare. Någon som faktiskt kan underlättas genom bra verktyg och stöd.

Klicka på länken nedan för att läsa mer om projekthanteringssystem.